Casestudie

Catholic Diocese of Broken Bay består af 44 skoler, der strækker sig fra Willoughby på Sydneys nedre nordkyst til Lake Munmorah på den centrale kyst. I over ti år har bispedømmet brugt en blanding af BYOD og skoleejede enheder til at forbedre læringen, og hver skole besluttede, hvilken teknologi der passer bedst til dem.

Colin Phelps er ICLT Projects Officer ved stiftet og har ansvaret for at administrere enhederne på tværs af alle skoler og sikre, at de har de korrekte apps, indstillinger og politikker for at være egnede til læring. Efter at have trådt ind i rollen opdagede han, at planer om at øge antallet af enheder på tværs af bispedømmet ville være tæt på umulige med det system, han arvede.

"Før jeg ankom, var det, der skete, at et lokalt medlem af personalet, såsom en bibliotekar eller en klasselærer, ville bruge Apple Configurator til at installere apps osv. på enhederne," husker Colin. Dette ville betyde, at enhederne skulle indsamles fysisk og opdateres, før der kan foretages ændringer.

iPad var de primære enheder, der blev introduceret til stiftet, og de fleste skoler fortsatte med at udrulle nyindkøbte iOS-enheder. Nogle skoler prøvede dog forskellige tilgange til deres implementering.

"Det fungerer fra skole til skole" forklarer Colin. ”Den enkelte skole bestemmer selv deres virkemåde i forhold til teknologien. Nogle skoler vil også have Windows-enheder såvel som Chromebooks."

Lightspeed Mobile Device Management™ til undsætning

Colin vidste, at for at kunne øge antallet af enheder, ville de have brug for en skalerbar og tilpasselig administrationsløsning for mobile enheder, der ville fungere på tværs af forskellige enheder og operativsystemer. Han så på forskellige muligheder, men var klar over, at hans forgænger allerede havde installeret Lightspeed Mobile Device Management™ (MDM) til BYOD-enhederne på tværs af skolerne. Efter at have testet de andre funktioner i Lightspeed MDM indså han, at det var præcis den løsning, de havde brug for, og begyndte at arbejde med skolerne om tilmeldingsprocessen.

"Vi holdt et forprojektmøde med skolerne," fortæller Colin. "Vi lærte, hvilke apps de havde installeret, hvordan deres enheder var sat op, om de var sat unikt op til en klasse, et år eller et trin, og om de alle havde brug for de samme apps. Vi samlede al den information, slettede enhederne og tilmeldte dem i Lightspeed MDM."

En af de vigtigste fordele ved at vælge Lightspeed MDM var løsningens cloud-baserede karakter samt integrationen med Apples Device Enrollment Program, som gør det muligt at tilmelde store mængder enheder fra ethvert sted.

"At være cloud-baseret er afgørende for os. Det betyder, at der ikke er nogen infrastruktur eller noget, vi skal vedligeholde,” forklarer Colin. “Jeg vil give dig et eksempel: I 2018 leasede vi 3.022 iPads. Uden tjenesten var cloud-baseret og uden min succes med at overbevise CIO'en om at tillade mig at opsætte Apples DEP-system, ville vi ikke have været i stand til at implementere dem til skolerne på 13 dage."

At være cloud-baseret er afgørende for os. Det betyder, at der ikke er nogen infrastruktur eller noget, vi skal vedligeholde.

Spar tid med et brugerdefinerbart appbibliotek

En anden nøglefaktor for Lightspeed MDM Colin værdsatte var systemets hierarkiske karakter, som giver ham fuld kontrol over forskellige brugeres apps og tilladelser og giver hver skole i bispedømmet lige så meget kontrol, som de har brug for over deres egne enheder.

"Vi administrerer enhederne på en skole-til-skole basis," fortæller Colin os. "Vi har nogle skoler, hvor alle deres enheder har de samme apps og politikker og behandles som én gruppe. Hvorimod vi har andre skoler, der vil opdele det til et års niveau og have forskellige apps installeret til forskellige aldersgrupper."

Denne brugerdefinerbare kontrol betyder, at skoler ikke sidder fast med generelle politikker og apps, som kan begrænse læring for elever i forskellige aldre og evner, som måske har brug for specifikke ressourcer og adgang. Skoleadministratorer har nu mere indflydelse på, hvilke apps der er gavnlige for deres skoler, og lærere, der anmoder om apps, betyder ikke længere en stigning i arbejdsbyrden for dem selv.

"Da jeg startede, blev det tilkendegivet for mig, at personalet i skoleferier generelt brugte et sted mellem to til fire dage af deres egen tid på fysisk at installere apps," husker Colin. "Hvis en skole vil have en applikation nu, sender de en anmodning til os i IT, og generelt vil de have den app installeret inden for 48 til 72 timer."

Fuldt administrerede enheder med minimal indsats

For at sikre, at enheder kun bliver brugt til uddannelsesformål og er beskyttet, ønskede bispedømmet også at sikre, at eventuelle distraherende funktioner blev deaktiveret, og at eleverne ikke ville være i stand til at downloade upassende apps.

"Alle elevenheder i Lightspeed MDM er, hvad jeg vil referere til som fuldt administrerede," forklarer Colin. "De er låst. De kan ikke installere apps. De kan ikke slette apps. Det er en standardindstilling for en fuldt administreret enhed i vores miljø."

Hvis enhederne skulle tages med hjem, eller en skole ønsker at ændre politikkerne for en frokostpause eller uden for åbningstiden, samt at kunne tilpasse politikker til individuelle elever eller grupper, er de også i stand til at aktivere tidsindstillede politikker med MDM.

"Jeg kan huske, at vi havde en situation, hvor vi var nødt til at lempe en restriktion efter skole i et par timer, og vi kørte bare en tidsbestemt politik," siger Colin.

En af ulemperne ved at tillade skoleejede enheder at blive taget væk fra stedet er den uheldige sandsynlighed for, at de bliver forlagt eller stjålet. Heldigvis giver Lightspeed MDM muligheden for at bruge geolocation til at spore eventuelle mistede enheder og få de nødvendige fjernbetjeninger for at sikre, at de er utilgængelige.

"Hvis en enhed forsvinder, har jeg oprettet en gruppe, hvor jeg har fået begrænsninger låst meget stærkt. Det, jeg ville gøre, er, at jeg flytter iPad'en ind i den gruppe. For det meste gør det enheden ubrugelig,” siger Colin. "Kameraet, FaceTime, beskeder er slukket. De kan ikke installere eller slette apps, og de kan ikke logge ind. De kan ikke gøre ret meget ved det. Jeg lader det bare sidde der, indtil skolen melder et problem eller finder det.”

Colin knew that having such a wide variety of devices in multiple schools would mean a greater workload for his team, so finding the right MDM that would save precious time and effort was essential. If any technical issues were to arise during any of the deployments, or they needed advice on the best setups for individual schools, Lightspeed Systems 24/7 support is always on hand. “We got the most outstanding support from Lightspeed that I would have to put it in my top two or three support services from my entire IT career, which is well over 30 years.” Colin proclaims.

At opnå den synlighed, der er nødvendig for succes

Siden installationen af Lightspeed MDM på tværs af hele bispedømmet, har hver skole fået større input til deres apps og indstillinger. Teknologiteamet og lærerne har mere tid til at fokusere på andre vigtige aspekter af deres rolle, og bispedømmet har fuld tillid til løsningens skalerbarhed, uanset hvilke operativsystemer der bruges.

"Vi ville være tabt uden en MDM i stedet for at administrere dem separat. Lærernes tid er kostbar. De skal fokusere på undervisningen, siger Colin. “Lightspeed MDM giver os mulighed for centralt at administrere og rapportere om enhederne og være opmærksomme på, hvad der er installeret på dem, uanset om det er softwareversionen eller applikationerne. Det giver os mulighed for at betjene dig som kunde, for at give dig det du har brug for i klasseværelset. Du kan ikke styre noget, medmindre du måler det, og du har synlighed på det. Det er det bedste for mig."

Lightspeed MDM giver os mulighed for centralt at administrere og rapportere om enhederne og være opmærksomme på, hvad der er installeret på dem, uanset om det er softwareversionen eller applikationerne. Det giver os mulighed for at betjene dig som kunde, for at give dig det du har brug for i klasseværelset.