Los presupuestos anuales para educación son más ajustados. Los equipos son más eficientes. Y la presión para justificar cada herramienta, licencia y dispositivo de tecnología educativa nunca ha sido tan alta. Pero los distritos escolares están adoptando un enfoque inteligente en la presupuestación educativa, reduciendo costos sin comprometer la seguridad, la instrucción ni el acceso.
Hemos reunido 7 consejos probados para ahorrar costos, respaldados por grandes líderes de distritos y datos recientes de la Encuesta de liderazgo en tecnología educativa de CoSN 2025, para ayudarle a enfocar su estrategia y estirar su presupuesto de tecnología educativa.
📊 Estadística de CoSN: 24% de los distritos esperan reducir el gasto en licencias de software este año.
1. Recuperar el presupuesto educativo alineando las licencias con la matrícula real
Muchos distritos escolares de primaria y secundaria han experimentado descensos en la matrícula, pero siguen renovando licencias de aplicaciones de tecnología educativa basándose en cifras de matrícula obsoletas. Eso es un desperdicio de dinero. Revise cada renovación para reducir el número de plazas a las cifras actuales.
“Si pagamos licencias para estudiantes que ya no tenemos, nos mantenemos al día para asegurarnos de obtener el máximo provecho de nuestra inversión”.
2. Transición de la financiación de aplicaciones a nivel de distrito a la financiación de aplicaciones escolares
No todas las herramientas de tecnología educativa necesitan una licencia distrital. Si una herramienta solo se usa en unas pocas escuelas, permita que la financien. Analizar el uso de la aplicación por escuela le permite identificar qué requiere y qué no una licencia distrital.
¿Qué va a comprar el distrito y qué vamos a adaptar… a un presupuesto escolar? Insight permite comprender exactamente lo que dice: comprender esas conversaciones.
🎯 Consejo profesional: Utilice datos para capacitar a las escuelas para que tomen decisiones de compra informadas y liberen el presupuesto central en el proceso.
3. Elimine las herramientas redundantes que hacen lo mismo
La superposición de herramientas ocurre rápidamente, especialmente entre departamentos. Con el tiempo, se termina pagando por varias aplicaciones que resuelven el mismo problema. Esto ocurrió cuando las escuelas actuaron con rapidez para que los estudiantes siguieran aprendiendo durante la COVID; ahora es momento de poner orden.
4. Utilice los datos del dispositivo para retrasar o evitar actualizaciones innecesarias
Los dispositivos son caros y los presupuestos para ellos se están reduciendo.
📊 Estadística de CoSN: Se espera que el 39% de los distritos reduzca la financiación de los dispositivos este año.
Utilice herramientas como Señal de velocidad de la luz™ para monitorear la salud, el almacenamiento y el uso del dispositivo, y para reasignarlo o reutilizarlo antes de reemplazarlo.
“Empezamos a utilizar Conocimiento junto con dispositivos para intentar comprender realmente: ¿cuál es la mejor relación calidad-precio?”
5. Elimine las aplicaciones de tecnología educativa que nadie usa
La sobrecarga de aplicaciones pospandemia es real. Las herramientas adoptadas apresuradamente ahora están inactivas y siguen cobrando tarifas de renovación.
Analizamos todas esas herramientas con bastante frecuencia: qué debe conservarse y qué debe eliminarse.
🎯 Consejo profesional: Acaba con las licencias fantasma. Conserva las que se merecen su lugar.
6. Eliminar las aplicaciones de tecnología educativa que no cumplan con los requisitos de privacidad o seguridad.
Si una herramienta no cumple con sus estándares de privacidad o ciberseguridad, no solo es riesgosa, sino también costosa. Una sola filtración, una sola infracción, una queja de un padre o de una junta directiva, y tendrá que lidiar con costos que van mucho más allá de la licencia.
De hecho, tenemos un alto nivel de compromiso al revisar las solicitudes, incluyendo la política de privacidad. ¿No se ha actualizado la política de privacidad de una aplicación en dos años? Denegado. Jamás usarás esa aplicación en nuestro distrito.
🧠 Consejo profesional: Usa herramientas como Lightspeed Insight para identificar aplicaciones con políticas de privacidad poco claras, recopilación excesiva de datos o cumplimiento normativo desactualizado. Luego, elimínalas.
BONIFICACIÓN: Ahorre considerando el costo de la inacción
A veces, el mayor riesgo presupuestario no es lo que gastas, sino lo que ignoras.
Cuando los distritos escolares K-12 no supervisan el uso de las herramientas de tecnología educativa, las licencias infrautilizadas se renuevan discretamente. Cuando no se revisa el estado de los dispositivos, las actualizaciones se producen demasiado pronto. Cuando las aplicaciones no se revisan, se filtran las violaciones de la privacidad. Y cuando se pasan por alto las señales de angustia estudiantil, las consecuencias pueden ser trágicas y costosas.
Desde multas por incumplimiento y honorarios legales hasta aumentos de seguros y desastres de relaciones públicas, el costo de no hacer nada puede eclipsar el costo de hacerlo bien.
La visibilidad no es sólo una forma de ahorrar dinero: es una forma de protegerlo.
💡 Palabra final
Este año, el ahorro inteligente empieza con la visibilidad. Usa los datos que ya tienes para:
- Recortar lo que no se utiliza
- Tamaño correcto de lo que es
- Reasignar en lugar de reemplazar
- Cumpla con los requisitos antes de que se conviertan en problemas costosos
La presión presupuestaria no va a desaparecer. ¿Pero el desperdicio? Eso es opcional.
