Lightspeed Systems-hakijan ja työntekijän tietosuojakäytäntö

Tämä hakijan ja työntekijän tietosuojakäytäntö (“Käytäntö”) Kuvaa kuinka Lightspeed Systems (“Lightspeed, ""Yhtiö, ""me, ""meille, ""meidän”) Kerää, käyttää ja paljastaa sovellettavassa laissa määriteltyjä henkilökohtaisia tietoja (1) työnhakijoilta ja (2) työntekijöiltämme ja urakoitsijoiltamme (ja heidän edunsaajiltaan ja hätäkontakteiltaan) rekrytoinnin ja työsuhteen yhteydessä asiaankuuluvat henkilöt. Voimme päivittää tämän käytännön milloin tahansa. Voimme myös tarjota sinulle muita tietosuojailmoituksia tietojen keräämisestä, käytöstä tai paljastamisesta. Jos asut Isossa-Britanniassa tai Euroopan talousalueella, tutustu myös tämän käytännön alaosassa olevaan lisähuomautukseen ("EU / UK-ilmoitus").

Tämä käytäntö ei ole osa mitään työsopimusta tai palvelujen tarjoamista koskevaa sopimusta. Jos tarjoat palveluita meille toisen yrityksen kautta tai yhteydessä toiseen yritykseen, emme ole vastuussa kyseisen yrityksen tietosuojakäytännöistä.

Tätä käytäntöä ei sovelleta sellaisten tietojen käsittelyyn, jotka on kerätty sinusta roolissasi kuluttajapalvelumme käyttäjänä. Kun olet tekemisissä kanssamme kuten siinä roolissa, Lightspeed-tietosuojakäytäntö sovelletaan.

1. Käsittelemiemme henkilökohtaisten tietojen tyypit ja miten käytämme näitä tietoja

Keräämme, tallennamme ja käytämme erityyppisiä henkilökohtaisia tietoja haku- ja rekrytointiprosessin kautta tai asiaankuuluvan työsuhteen tai kanssakäymisen aikana. Keräämme tällaisia tietoja joko suoraan sinulta tai (soveltuvin osin) toiselta henkilöltä tai yhteisöltä, kuten työvoimatoimistolta tai konsulttiyritykseltä, taustatarkastuksen tarjoajalta tai muilta lähdelähteiltä.

A. Hakijat

Minänformaatio me kerätä. Tietoja sinusta keräämämme tiedot voivat sisältää:

  • Tunnistaminen ja yhteystiedot kuten koko nimi, fyysinen osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  • Ammatilliset tai työhön liittyvät tiedot mukaan lukien:
    • Rekrytointi-, työ- tai sitoutumistiedot kuten hakulomakkeet ja tiedot, jotka sisältyvät ansioluetteloon, saatekirjeeseen tai muuten tarjotaan minkä tahansa hakemus- tai sitoutumisprosessin kautta.
    • Uratiedot kuten työnimikkeet; työhistoria; työpäivät ja -paikat; tiedot taidoista, pätevyydestä, kokemuksesta, julkaisuista, puheenvuoroista ja mieltymyksistä; ja ammatilliset jäsenyydet.
  • Koulutustiedot kuten oppilaitokset, tutkinnot, sertifikaatit, koulutuskurssit, julkaisut ja transkriptiotiedot.
  • Arviointitiedot kuten hakijan persoonallisuuden suorituskyky ja kognitiiviset arvioinnit.
  • Ääni- tai visuaaliset tiedot kuten CCTV-videomateriaalit sekä muut tilamme turvallisuuteen liittyvät tiedot; ja lähetetyt valokuvat.
  • Muita tietoja jonka haluat vapaaehtoisesti jakaa kanssamme hakemuksesi yhteydessä.

Kuinka käytämme näitä henkilökohtaisia tietoja. Keräämme, käytämme, jaamme ja tallennamme henkilökohtaisia tietoja työnhakijoilta meidän ja palveluntarjoajamme liiketoiminnallisiin ja operatiivisiin tarkoituksiin rekrytointi- ja palkkaamisprosessissamme, kuten: hakemuksesi käsittely; arvioida taitosi, pätevyytesi ja kiinnostuksen kohteesi; hakemuksesi seuraaminen rekrytointiprosessin kautta; yhteyshenkilöt; valtuuttamiesi taustatarkistusten suorittaminen arvioida sinua nykyisten ja tulevien työmahdollisuuksien suhteen, mukaan lukien taitojesi ja kiinnostuksesi sovittaminen sovellettaviin työvaatimuksiin; kommunikointi kanssasi koko palveluprosessin ajan; tehdä palkkaamispäätöksiä; ja täyttämään pyyntösi. Käytämme myös työnhakijoiden tietoja sisäisiin analyyseihin ymmärtääksemme hakijoita, jotka hakevat hakemusta, ja parantaa rekrytointiprosessiamme, muun muassa parantamalla monimuotoisuutta ja osallistamispyrkimyksiä. Saatamme joutua joskus käyttämään hakijatietoja oikeudellisiin tarkoituksiin, kuten palkkaamispäätöksemme haasteisiin liittyen.

B. Työntekijät ja urakoitsijat

Keräämämme tiedot. Sinusta (ja mahdollisesti edunsaajista ja hätäyhteyshenkilöistä) saamiemme tietojen tyyppi riippuu roolistasi kanssamme ja voivat sisältää tarvittaessa:

  • Tunnistus- ja yhteystiedot sekä niihin liittyvät tunnisteet kuten koko nimi, syntymäaika ja -paikka, kansalaisuus ja vakituinen asuinpaikka, koti- ja yritysosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja tällaiset tiedot edunsaajistasi tai hätäyhteystiedoistasi.
  • Ammatilliset tai työhön liittyvät tiedot, mukaan lukien:
    • Rekrytointi-, työ- tai sitoutumistiedot kuten hakulomakkeet ja tiedot, jotka sisältyvät ansioluetteloon, saatekirjeeseen, viitteisiin tai muuten tarjotaan minkä tahansa hakemus- tai sitoutumisprosessin kautta; ja kopiot henkilöllisyysasiakirjoista, kuten ajokortit, passit, viisumit ja muut valtion myöntämät asiakirjat; ja taustaseulonnan tulokset ja viitteet.
    • Uratiedot kuten työnimikkeet; työhistoria; työpäivät ja -paikat; työ-, palvelu- tai työsopimukset; arviointi- ja suoritustiedot; tiedot taidoista, pätevyydestä, kokemuksesta, puheharjoituksista ja mieltymyksistä (esim. liikkuvuus); poissaolo- ja lomamatkat; ammatilliset jäsenyydet; kurinpitoa ja valituksia koskevat tiedot; ja lopetustiedot.
    • Taloustiedot kuten palkan, palkanlaskennan, eläkkeen tai eläkemaksutiedot; sekä pankkitili- ja verotiedot.
    • Liikematka- ja kulutustiedot kuten matkareittitiedot, yrityskulut ja yrityksen luottokortin käyttö.
  • Koulutustiedot kuten oppilaitokset, tutkinnot, sertifikaatit, koulutuskurssit, julkaisut ja transkriptiotiedot.
  • Internet, sähköinen verkko ja laitetoiminta sekä laitetiedot ja niihin liittyvät tunnisteet kuten tietoja yritysverkon, tieto- ja viestintäjärjestelmien käytöstä, mukaan lukien käyttäjätunnukset, salasanat, IP-osoitteet, laitetunnukset, verkkolokit ja järjestelmän käyttöoikeuksien tarkastuspolut.
  • Paikannustiedot laitteen palauttamiseksi, jos käytät yrityksen myöntämää laitetta ja kun käsittelet yrityksen omaisuutta.
  • Ääni- tai visuaaliset tiedot kuten CCTV-videomateriaalit, sekä muuta tilamme turvallisuuteen liittyvää tietoa; nauhoitetut kokoukset tai esitykset, joihin osallistut; puhelutallenteet yhtiön järjestelmästä; lähetetyt valokuvat ja yrityksen toiminnoissa otetut valokuvat.
  • Mahdollisesti suojatut luokitustiedot kuten rotu, sukupuoli / sukupuoli, sukupuoliidentiteetti / ilmaisu, seksuaalinen suuntautuminen, siviilisääty, asepalvelus, kansallisuus, etninen kuuluvuus, perhehoitovapaa koskeva pyyntö, poliittiset mielipiteet, rikoshistoria ja muut tiedot, joiden avulla voimme seurata yhtäläisiä mahdollisuuksia koskevan lainsäädännön noudattamista .
  • Terveystiedot sinusta ja soveltuvin osin edunsaajistasi, kuten sairaudet ja muut tiedot, jotka on annettu terveydentilalomakkeissa, vammaisuuden tilasta, terveys- ja turvallisuushäiriöistä tai onnettomuuksista, sairauskirjoista ja terveyskysymyksistä, jotka edellyttävät mukauttamista työympäristöönsi tai työskentelykäytäntöihisi .

Kuinka käytämme näitä henkilökohtaisia tietoja. Keräämme, käytämme, jaamme ja tallennamme henkilötietoja yhtiön ja palveluntarjoajamme liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, jotka sisältävät tarvittaessa:

  • Henkilöstöhallinto ja hallinto mukaan lukien koulutus, korvaukset ja edut, laskut, loma, aikataulu, urakehitys, suoritusten arviointi ja tunnustaminen, tiedustelujen ja valitusten tutkiminen ja ratkaiseminen, viitteiden tarjoaminen, seurantasuunnittelu, organisaatiomuutokset, petosten ehkäisy ja tutkinta, analyysien ja raporttien valmistelu ja kommunikointi työvoimamme päivityksistä tai asiaankuuluvista eduista, eduista ja alennuksista sekä yhtiön tuotteiden ja palveluiden muutoksista.
  • Liiketoiminnan suorituskykymukaan lukien IT-järjestelmien tarjoaminen ja seuranta laillisiin tarkoituksiin, tilien ja sisäisten hakemistojen ylläpito, kriisinhallinta, työterveyden ja -turvallisuuden suojaaminen, osallistuminen liiketoimintaan liittyvään due diligence -toimintaan, liiketoiminnan seurannan suunnittelu sekä sisäisten analyysien ja tarkastusten suorittaminen.
  • Rekrytointi, mukaan lukien haastattelut, uuden henkilöstön valinta ja palkkaaminen.
  • Turvatoimet, mukaan lukien tietoturvatapahtumien havaitseminen, virheenkorjaus ja virheiden korjaaminen, luvattoman pääsyn estäminen tietokoneisiin ja sähköisiin viestintäjärjestelmiin ja ajoneuvoihin ja haitallisten ohjelmistojen jakelun estäminen sekä yrityksen tiloihin ja paikkoihin pääsyn seuranta ja valvonta (myös CCTV: n avulla).
  • Lightspeed: n ja palvelun turvaaminen, mukaan lukien yrityksen, työntekijöidemme, käyttäjien, kumppaneiden ja muiden suojaaminen.
  • Lainsäädännön noudattaminen, kuten lahjonnan vastaisten, vero-, sosiaaliturva- ja maahanmuuttovelvoitteiden noudattaminen sekä vastaaminen ja yhteistyö laki- tai sääntelypyyntöjen ja tutkimusten kanssa.
  • Pyynnöstäsi pyyntösi täyttämiseksi.

2. Kenen kanssa jaamme henkilökohtaisia tietoja

Paljastamme työnhakijoiden, työntekijöiden ja urakoitsijoiden henkilötiedot seuraavantyyppisille yhteisöille tai seuraavissa olosuhteissa (tarvittaessa):

  • Sisäisesti: Yhtiön ja sen tytäryhtiöiden ihmisille, jotka suorittavat tässä käytännössä kuvatut tavoitteet, mukaan lukien rekrytointi- ja palkkaamisprosessiin osallistuvat henkilöstöresurssit ja henkilöstö, ja (jos palkataan) esimiehesi sekä Yhtiön henkilöstö, kuten palkanlaskenta, IT, lakiasiat ja rahoitus.
  • Palveluntarjoajat: teknologiapalvelujen tarjoajat, matkanjärjestäjät, henkilöstötoimittajat, ryhmäetuusuunnitelmien harjoittajat, taustan tarkistusyritykset ja työvoimatoimistot tai rekrytoijat, soveltuvin osin, sekä palveluntarjoajat, kuten korvausten ja etuuksien tarjoajat, vero- ja muut ammatilliset neuvonantajat, teknologiapalvelujen tarjoajat , yrityskorttien myöntäjät, matkanjärjestäjät, matkanjärjestäjät, henkilöstötoimittajat, ryhmäetuusjärjestelmien harjoittajat, taustan tarkistusyritykset ja työllistämisyritykset (suhteessa urakoitsijoihin tai vuokratyöntekijöihin).
  • Liiketoiminnalle: tarjota toiselle taholle (kuten potentiaaliselle tai olemassa olevalle liiketoiminnan vastapuolelle tai asiakkaalle) keinot ottaa sinuun yhteyttä tavanomaisessa liiketoiminnassa, esimerkiksi antamalla yhteystietosi, kuten puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi.
  • Oikeudellinen neuvonta ja noudattaminen: pyytää oikeudellista neuvontaa ulkopuolisilta lakimiehiltämme tai kun laki, asetus tai tuomioistuimen määräys niin vaatii tai vastauksena poliisin tai muun lainvalvontaviranomaisen avunpyyntöön.
  • Liiketapahtumat: yrityksen myynnin, oston tai sulautumisen yhteydessä.
  • Pyynnöstäsi: pyyntösi täyttämiseksi.

3. Kuinka ottaa meihin yhteyttä tästä käytännöstä

Jos sinulla on kysyttävää tästä käytännöstä, lähetä sähköpostia tietosuojaosastolle osoitteeseen privacy@lightspeedsystems.com

4. Lisäilmoitus Ison-Britannian ja Euroopan talousalueen asukkaille

Tämä Ison-Britannian ja Euroopan talousalueen asukkaille tarkoitettu EU: n ja Ison-Britannian ilmoitus on tarkoitettu täyttämään tietyt velvoitteet, jotka Lightspeed: llä on EU: n yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679) ('GDPR') ja Yhdistyneen kuningaskunnan tietojen nojalla. Protection Act 2018 (sellaisena kuin se on muutettuna ajoittain) ja kyseisen asetuksen (yhdessä "tietosuojalainsäädännön") asianmukainen saattaminen osaksi kansallista lainsäädäntöä tai sen seuraaja tai korvaaminen.

Sovellettavan lain mukaan Lightspeed: tä pidetään tämän käytännön mukaisesti käsittelemiemme henkilötietojen ”rekisterinpitäjänä”. Toisin sanoen olemme vastuussa siitä, miten päätämme kerätä, käyttää ja luovuttaa näitä tietoja sovellettavan lain mukaisesti. Yhteystietomme näkyvät tässä käytännössä.

Oikeudelliset perusteet

Tietosuojalainsäädäntö voi vaatia meitä selittämään sinulle henkilötietojesi keräämisen, käsittelyn ja käytön oikeusperustan. Oikeusperustamme ovat:

  • ryhtymään toimiin pyynnöstäsi ennen työsopimuksen tai muun sopimuksen tekemistä kanssasi tai työsopimuksen suorittamista (esim. palkanlaskun ja etuuksien hallinnointi);
  • oikeutetut etumme (esim. henkilöstöhallinto; liiketoiminnan ja tietotekniikkaresurssien hallinta, kuten sisäisten hakemistojen hallinta ja kyberturvallisuuden parantaminen; Lightspeed: n, sen työntekijöiden, asiakkaiden ja muiden suojaaminen; riitojenratkaisu; fyysinen turvallisuus, IT ja verkkoturvallisuus; työturvallisuus; ja työsuhteen hallinnassa kanssasi, kuten suoritustarkastukset, koulutus ja ylennykset; sisäiset tutkimukset);
  • lakisääteisten vaatimusten ja velvoitteiden noudattaminen (erityisesti työ- ja työlainsäädännön, sosiaaliturva- ja sosiaalilainsäädännön, tietosuojalainsäädännön, verolainsäädännön ja yrityssääntöjen noudattamista koskevien lakien alalla);
  • sinun tai toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaaminen (esim. hätätilanteessa);
  • suostumuksesi (nimenomainen suostumus tarvittaessa) paikallisen tietosuojalain mukaisesti.

Jos henkilötietojen keräämistä vaaditaan lakisääteisten tai sopimusvelvoitteiden noudattamiseksi tai työsuhteen hoitamiseksi, henkilötietojen toimittaminen on yleensä pakollista. Kaikissa muissa tapauksissa pyydettyjen henkilötietojen toimittaminen on valinnaista; Tietojen toimittamatta jättäminen voi kuitenkin johtaa siihen, että et pysty osallistumaan täysimääräisesti toimintaan tai hyötyyn, johon henkilökohtaisia tietoja pyydetään, kuten valinnainen etuusohjelma. Jos sinulla on kysyttävää siitä, onko henkilötietojen toimittaminen pakollista ja mitä seurauksia tällaisten tietojen pidättämiselle on, ota meihin yhteyttä käyttämällä tämän käytännön yhteystietoja.

Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot voivat myös sisältää arkaluonteisia tietoja rodustasi tai etnisestä alkuperästäsi, fyysisestä tai henkisestä terveydestasi tai kunnostasi, ammattiliittojäsenyydestäsi, rikoksentekijästä tai väitetystä rikoksista ja niihin liittyvistä oikeustoimista. Esimerkiksi Lightspeed voi käsitellä terveystietoja sovellettavien lakien mukaisesti, kuten tietoja vammaisuudesta työpaikkamajoitusta ja työntekijöiden sairausetuuksien järjestämistä varten. Keräämme ja käsittelemme arkaluonteisia tietoja vain siellä ja siinä määrin kuin sallitaan sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.

Henkilötietojen siirto

Henkilötietojasi voidaan siirtää maihin, joissa ei ehkä ole samoja tai vastaavia tietosuojalakeja kuin Euroopan unionissa. Tarvittaessa teemme tällaisia siirtoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi käyttämällä sopimuslausekkeita (sellaisina kuin Euroopan komissio on julkaissut).

Henkilötietojen säilyttäminen

Voimme säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se tarvitaan yllä kuvattuihin tarkoituksiin, ellei sovellettava laki vaadi tai salli pidempää säilytysaikaa. Turvallisuuden ja liiketoiminnan jatkuvuuden takaamiseksi tässä ilmoituksessa kuvatuille toimille voimme tehdä varmuuskopioita tietyistä tiedoista, joita voimme säilyttää alkuperäisiä tietoja pidempään.

Henkilötietojen turvallisuus

Toteutamme teknisiä, hallinnollisia, fyysisiä ja menettelyllisiä turvatoimia vähentääkseen riskiä siitä, että hallussamme ja hallinnassamme olevat henkilötiedot tuhoutuvat, häviävät, muuttuvat taikka luvattomasti paljastuvat tai pääsevät niihin vahingossa tai laittomasti. Käy sivustollamme Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus -sivulla on tarkempia tietoja tietosuoja- ja tietoturvakäytännöistämme.

Oikeudet ja valinnat

Kun sovelletaan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on tietyt lailliset oikeudet pyytää pääsyä henkilötietoihisi, oikaista tai poistaa niitä.

Joissakin tapauksissa sinulla on oikeus saada kannettava muodossa kopio meille toimittamistasi henkilökohtaisista tiedoista tai pyytää, että toimitamme ne kolmannelle osapuolelle. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää tiettyjä käsittelyn rajoituksia. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn (mikä ei vaikuta ennen pyynnön voimaantuloa tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen). Kaikkia näitä oikeuksia voidaan käyttää ottamalla yhteyttä alla lueteltuun sovellettavaan tahoon tai ottamalla yhteyttä yllä kuvattuun Lightspeed: hen, joka käsittelee tai reitittää pyynnön tarvittaessa. Näihin oikeuksiin sovelletaan lakisääteisiä poikkeuksia ja rajoituksia, jotka on otettava huomioon pyyntöä käsiteltäessä.

Jos sinulla on kysyttävää, huolenaiheita tai valituksia henkilötietojemme käsittelystä, ota meihin yhteyttä tämän käytännön mukaisesti. Voit myös ottaa yhteyttä asianomaisiin valtion viranomaisiin (esim. Ison-Britannian yksityishenkilöiden Yhdistyneen kuningaskunnan tiedotustoimiston toimistoon) valituksen liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Kutsumme sinut kuitenkin antamaan meille mahdollisuuden ratkaista tilanne suoraan. Yksityisyytesi on meille tärkeää, ja teemme parhaamme parantaaksemme huolesi.

Yhteydenotto Lightspeed: hen

Voit käyttää oikeuksiasi tässä EU / UK-ilmoituksessa tai tietosuojalainsäädännössä (mukaan lukien pyytää lisätietoja mekanismeista, jotka olemme ottaneet käyttöön henkilötietojen siirrossa EU: n ulkopuolella), ilmoittaa meille mieltymyksistäsi tai toimittaa meille valituksia, huolenaiheita tai kysymyksiä, ota meihin yhteyttä seuraavasti:

Tietosuojavastaava: John Genter
Lightspeed Systems - tietosuojaosasto
2500 Bee Cave Road, sviitti 350
Austin, TX 78746

Sähköposti: privacy@lightspeedsystems.com

Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) - Euroopan edustaja

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 27 artiklan mukaisesti Lightspeed Systems on nimittänyt Euroopan tietosuojatoimiston (GDPR) edustajaksi EU: ssa. Voit ottaa yhteyttä EDPO: han GDPR: ään liittyvissä asioissa:

Yhdistyneen kuningaskunnan yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) - Yhdistyneen kuningaskunnan edustaja

Ison-Britannian GDPR: n 27 artiklan mukaan Lightspeed Systems on nimittänyt EDPO UK Ltd: n Yhdistyneen kuningaskunnan GDPR-edustajaksi Isossa-Britanniassa. Voit ottaa yhteyttä EDPO UK: een Ison-Britannian GDPR: ään liittyvissä asioissa:

 

Tämä käytäntö päivitettiin viimeksi 6.2.2012. Voimaantulopäivä: 06/02/2021