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Les écoles catholiques de Broken Bay bénéficient d'une gestion personnalisable des appareils mobiles dans tout le diocèse

Le diocèse catholique de Broken Bay se compose de 44 écoles s'étendant de Willoughby sur la rive nord inférieure de Sydney au lac Munmorah sur la côte centrale. Pendant plus de dix ans, le diocèse a utilisé un mélange de BYOD et d'appareils appartenant à l'école pour améliorer l'apprentissage, et chaque école a décidé de la technologie qui lui conviendrait le mieux.

Colin Phelps est le responsable des projets ICLT au diocèse et a la responsabilité de gérer les appareils dans chaque école et de s'assurer qu'ils disposent des applications, des paramètres et des politiques appropriés pour l'apprentissage. Après avoir pris ses fonctions, il a découvert que les plans visant à augmenter le nombre d'appareils dans le diocèse allaient être presque impossibles avec le système dont il a hérité.

« Avant mon arrivée, ce qui se passait, c'était qu'un membre du personnel local, comme un bibliothécaire ou un enseignant, utilisait Apple Configurator pour installer des applications, etc., sur les appareils », se souvient Colin. Cela signifierait que les appareils devraient être physiquement collectés et mis à jour pour que des modifications soient apportées.

Les iPad ont été les principaux appareils introduits dans le diocèse, et la majorité des écoles ont continué à déployer des appareils iOS nouvellement achetés. Certaines écoles, cependant, ont essayé différentes approches pour leurs déploiements.

« Cela fonctionne école par école », explique Colin. « L'école individuelle décide de son mode de fonctionnement en fonction de la technologie. Certaines écoles auront également des appareils Windows ainsi que des Chromebooks. »

Lightspeed Mobile Device Management™ à la rescousse

Colin savait que pour augmenter avec succès le nombre d'appareils, ils auraient besoin d'une solution de gestion des appareils mobiles évolutive et personnalisable qui fonctionnerait sur différents appareils et systèmes d'exploitation. Il a examiné diverses options, mais savait que son prédécesseur avait déjà installé Lightspeed Mobile Device Management™ (MDM) pour les appareils BYOD dans les écoles. Après avoir testé les autres fonctionnalités du MDM Lightspeed, il s'est rendu compte que c'était exactement la solution dont ils avaient besoin et a commencé à travailler avec les écoles sur le processus d'inscription.

« Nous avons organisé une réunion d'avant-projet avec les écoles », nous dit Colin. « Nous avons appris quelles applications ils avaient installées, comment leurs appareils étaient configurés, s'ils étaient configurés uniquement pour une classe, une année ou une étape, et s'ils avaient tous besoin des mêmes applications. Nous avons rassemblé toutes ces informations, effacé les appareils et les avons enregistrés dans Lightspeed MDM.

L'un des principaux avantages du choix de Lightspeed MDM était la nature basée sur le cloud de la solution ainsi que l'intégration avec le programme d'inscription des appareils d'Apple, qui permet d'inscrire de grandes quantités d'appareils à distance depuis n'importe quel endroit.

« Être basé sur le cloud est essentiel pour nous. Cela signifie qu'il n'y a aucune infrastructure ou quoi que ce soit à entretenir », explique Colin. « Je vais vous donner un exemple : en 2018, nous avons loué 3 022 iPad. Sans le service basé sur le cloud et sans mon succès à convaincre le DSI de me permettre de mettre en place le système DEP d'Apple, nous n'aurions pas été en mesure de les déployer dans les écoles en 13 jours.

Être basé sur le cloud est essentiel pour nous. Cela signifie qu'il n'y a aucune infrastructure ou quoi que ce soit à entretenir.

Colin Phelps, responsable des projets ICLT

Gain de temps avec une bibliothèque d'applications personnalisable

Un autre facteur clé de Lightspeed MDM que Colin a apprécié était la nature hiérarchique du système qui lui permet d'avoir un contrôle total sur les différentes applications et autorisations des utilisateurs et donne à chaque école du diocèse autant de contrôle dont elle a besoin sur ses propres appareils.

« Nous gérons les appareils école par école », nous dit Colin. « Nous avons des écoles où tous leurs appareils ont les mêmes applications et politiques et sont traités comme un seul groupe. Alors que nous avons d'autres écoles qui le décomposeront au niveau d'un an et auront différentes applications installées pour différents groupes d'âge.

Ce contrôle personnalisable signifie que les écoles ne sont pas bloquées avec des politiques et des applications générales qui pourraient restreindre l'apprentissage pour les élèves d'âges et de capacités différents qui pourraient avoir besoin de ressources et d'accès spécifiques. Les administrateurs scolaires ont désormais davantage leur mot à dire sur les applications qui sont bénéfiques pour leurs écoles et les enseignants qui demandent des applications ne signifient plus une augmentation de la charge de travail pour eux-mêmes.

« Quand j'ai commencé, on m'a indiqué que le personnel pendant les vacances scolaires passait généralement entre deux et quatre jours de son temps à installer physiquement des applications », se souvient Colin. « Si une école veut une application maintenant, elle nous envoie une demande au service informatique et, en général, cette application sera déployée dans les 48 à 72 heures. »

Appareils entièrement gérés avec un minimum d'effort

Pour s'assurer que les appareils ne sont utilisés qu'à des fins éducatives et sont protégés, le diocèse voulait également s'assurer que toutes les fonctionnalités gênantes étaient désactivées et que les étudiants ne pourraient pas télécharger d'applications inappropriées.

« Tous les appareils des étudiants dans Lightspeed MDM sont ce que j'appellerai entièrement gérés », explique Colin. « Ils sont enfermés. Ils ne peuvent pas installer d'applications. Ils ne peuvent pas supprimer des applications. Il s'agit d'un paramètre standard pour un appareil entièrement géré dans notre environnement.

Si les appareils devaient être ramenés à la maison ou si une école souhaitait modifier les politiques pour une pause déjeuner ou en dehors des heures d'ouverture, ainsi que pour pouvoir personnaliser les politiques pour des étudiants ou des groupes individuels, elle peut également activer des politiques chronométrées avec MDM.

"Je me souviens que nous avons eu une circonstance où nous avons dû assouplir une restriction après l'école pendant quelques heures et nous avons juste appliqué une politique de temps", dit Colin.

L'un des inconvénients d'autoriser les appareils appartenant à l'école à être retirés du site est la malheureuse probabilité qu'ils soient égarés ou volés. Heureusement, Lightspeed MDM donne la possibilité d'utiliser la géolocalisation pour retrouver tous les appareils perdus et obtenir les télécommandes nécessaires pour s'assurer qu'ils sont inaccessibles.

« Si un appareil disparaît, j'ai créé un groupe où j'ai des restrictions très fortement verrouillées. Ce que je ferais, c'est que je déplacerai l'iPad dans ce groupe. Pour la plupart, cela rend l'appareil inutilisable », explique Colin. « L'appareil photo, FaceTime et la messagerie sont désactivés. Ils ne peuvent pas installer ou supprimer d'applications et ils ne peuvent pas se connecter. Ils ne peuvent pas faire grand-chose avec. Je le laisse juste là jusqu'à ce que l'école signale un problème ou le localise.

Colin savait que le fait d'avoir une telle variété d'appareils dans plusieurs écoles entraînerait une charge de travail plus importante pour son équipe. Il était donc essentiel de trouver le bon MDM qui permettrait d'économiser un temps et des efforts précieux. Si des problèmes techniques devaient survenir au cours de l'un des déploiements, ou s'ils avaient besoin de conseils sur les meilleures configurations pour les écoles individuelles, l'assistance Lightspeed Systems 24h/24 et 7j/7 est toujours à portée de main. "Nous avons obtenu le support le plus exceptionnel de Lightspeed que je devrais mettre dans mes deux ou trois meilleurs services de support de toute ma carrière informatique, qui est bien plus de 30 ans." proclame Colin.

Atteindre la visibilité nécessaire au succès

Depuis l'installation de Lightspeed MDM dans tout le diocèse, chaque école a eu une plus grande contribution dans ses applications et ses paramètres. L'équipe technique et les enseignants ont plus de temps pour se concentrer sur d'autres aspects importants de leur rôle et le diocèse est pleinement confiant dans l'évolutivité de la solution, quels que soient les systèmes d'exploitation utilisés.

« Nous serions perdus sans MDM plutôt que de les gérer séparément. Le temps des enseignants est précieux. Ils doivent se concentrer sur l'enseignement », dit Colin. « Lightspeed MDM nous permet de gérer et de générer des rapports de manière centralisée sur les appareils et d'être au courant de ce qui est installé sur eux, qu'il s'agisse de la version du logiciel ou des applications. Cela nous permet de vous servir en tant que client, de vous donner ce dont vous avez besoin en classe. Vous ne pouvez pas gérer quelque chose à moins de le mesurer et d'avoir une visibilité dessus. Pour moi, c'est primordial.

Lightspeed MDM nous permet de gérer et de générer des rapports de manière centralisée sur les appareils et de savoir ce qui y est installé, qu'il s'agisse de la version du logiciel ou des applications. Cela nous permet de vous servir en tant que client, de vous donner ce dont vous avez besoin en classe.

Colin Phelps, responsable des projets ICLT

Info

Emplacement:

Australie

Client depuis:

2013

Élèves:

17,000

Tranche d'âge:

Maternelle-Année 12

Appareils utilisés:

iPad, Chromebooks, ordinateurs portables Windows

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