Le scuole cattoliche Broken Bay ottengono una gestione personalizzabile dei dispositivi mobili in tutta la diocesi

La diocesi cattolica di Broken Bay è composta da 44 scuole che si estendono da Willoughby sulla sponda settentrionale di Sydney fino al lago Munmorah sulla costa centrale. Per oltre dieci anni, la diocesi ha utilizzato un mix di BYOD e dispositivi di proprietà della scuola per migliorare l'apprendimento e ogni scuola ha deciso quale tecnologia si adatta meglio a sé.

Colin Phelps è il responsabile dei progetti dell'ICLT presso la diocesi e ha la responsabilità di gestire i dispositivi in ogni scuola e garantire che dispongano delle app, delle impostazioni e delle politiche corrette per essere adatte all'apprendimento. Dopo essere entrato nel ruolo, ha scoperto che i piani per aumentare il numero di dispositivi in tutta la diocesi sarebbero stati quasi impossibili con il sistema che aveva ereditato.

"Prima del mio arrivo, ciò che stava accadendo era che un membro del personale locale, come un bibliotecario o un insegnante di classe, utilizzava Apple Configurator per installare app, eccetera, sui dispositivi", ricorda Colin. Ciò significherebbe che i dispositivi dovrebbero essere raccolti fisicamente e aggiornati per eventuali modifiche da apportare.

Gli iPad sono stati i dispositivi principali introdotti nella diocesi e la maggior parte delle scuole ha continuato a implementare dispositivi iOS appena acquistati. Alcune scuole, tuttavia, hanno provato approcci diversi alle loro implementazioni.

“Funziona scuola per scuola” spiega Colin. “La singola scuola decide il proprio modo di operare in relazione alla tecnologia. Alcune scuole avranno anche dispositivi Windows e Chromebook".

Lightspeed Mobile Device Management™ in soccorso

Colin sapeva che per aumentare con successo il numero di dispositivi avrebbe avuto bisogno di una soluzione di gestione dei dispositivi mobili scalabile e personalizzabile che avrebbe funzionato su diversi dispositivi e sistemi operativi. Ha esaminato varie opzioni, ma era consapevole che il suo predecessore aveva già installato Lightspeed Mobile Device Management™ (MDM) per i dispositivi BYOD nelle scuole. Dopo aver testato le altre funzionalità di Lightspeed MDM, si è reso conto che era esattamente la soluzione di cui avevano bisogno e ha iniziato a lavorare con le scuole sul processo di iscrizione.

"Abbiamo tenuto un incontro pre-progetto con le scuole", ci racconta Colin. “Abbiamo appreso quali app avevano installato, come erano configurati i loro dispositivi, se erano stati configurati in modo univoco per una classe, un anno o uno stage e se avevano tutti bisogno delle stesse app. Abbiamo raccolto tutte queste informazioni, cancellato i dispositivi e li abbiamo registrati in Lightspeed MDM.

Uno dei principali vantaggi della scelta di Lightspeed MDM è stata la natura cloud-based della soluzione, nonché l'integrazione con il Device Enrollment Program di Apple, che consente di registrare in remoto grandi quantità di dispositivi da qualsiasi luogo.

“Essere basati sul cloud è fondamentale per noi. Significa che non ci sono infrastrutture o altro che dobbiamo mantenere”, spiega Colin. “Ti faccio un esempio: nel 2018 abbiamo noleggiato 3.022 iPad. Senza il servizio basato su cloud e senza il mio successo nel convincere il CIO a consentirmi di configurare il sistema DEP di Apple, non saremmo stati in grado di distribuirli nelle scuole in 13 giorni".

Essere basati su cloud è fondamentale per noi. Significa che non ci sono infrastrutture o altro che dobbiamo mantenere.

Colin Phelps, responsabile dei progetti ICLTLT

Risparmia tempo con una libreria di app personalizzabile

Un altro fattore chiave di Lightspeed MDM che Colin ha apprezzato è stata la natura gerarchica del sistema che gli consente di avere il pieno controllo delle diverse app e dei permessi degli utenti e dà a ogni scuola della diocesi tutto il controllo di cui ha bisogno sui propri dispositivi.

"Gestiamo i dispositivi scuola per scuola", ci dice Colin. “Abbiamo alcune scuole in cui tutti i loro dispositivi hanno le stesse app e politiche e sono trattate come un unico gruppo. Considerando che abbiamo altre scuole che lo ridurranno a un livello annuale e avranno diverse app installate per diverse fasce di età".

Questo controllo personalizzabile significa che le scuole non sono bloccate con politiche e app generali che potrebbero limitare l'apprendimento per studenti di età e abilità diverse che potrebbero aver bisogno di risorse e accesso specifici. Gli amministratori scolastici ora hanno più voce in capitolo su quali app sono utili per le loro scuole e gli insegnanti che richiedono app non significano più un aumento del carico di lavoro per se stessi.

"Quando ho iniziato, mi è stato detto che il personale durante le vacanze scolastiche trascorreva generalmente dai due ai quattro giorni del proprio tempo installando fisicamente le app", ricorda Colin. "Se una scuola vuole un'applicazione ora, ci invia una richiesta nell'IT e in genere l'applicazione viene distribuita entro 48-72 ore".

Dispositivi completamente gestiti con il minimo sforzo

Per garantire che i dispositivi vengano utilizzati solo per scopi didattici e siano salvaguardati, la diocesi ha anche voluto garantire che tutte le funzioni di distrazione fossero disabilitate e che gli studenti non potessero scaricare app inappropriate.

"Tutti i dispositivi degli studenti in Lightspeed MDM sono quelli che chiamerò completamente gestiti", spiega Colin. “Sono bloccati. Non possono installare app. Non possono eliminare app. Questa è un'impostazione standard per un dispositivo completamente gestito nel nostro ambiente".

Se i dispositivi dovessero essere portati a casa o una scuola volesse modificare le policy per una pausa pranzo o fuori orario, oltre a poter personalizzare le policy per singoli studenti o gruppi, è anche in grado di abilitare policy a tempo con MDM.

"Ricordo che abbiamo avuto una circostanza in cui abbiamo dovuto allentare una restrizione dopo la scuola per un paio d'ore e abbiamo appena eseguito una politica a tempo", dice Colin.

Uno degli svantaggi di consentire che i dispositivi di proprietà della scuola vengano portati fuori sede è la sfortunata probabilità che vengano smarriti o rubati. Fortunatamente, Lightspeed MDM offre la possibilità di utilizzare la geolocalizzazione per rintracciare eventuali dispositivi smarriti e ottenere i telecomandi necessari per garantire che siano inaccessibili.

“Se un dispositivo scompare, ho creato un gruppo in cui le restrizioni vengono bloccate molto pesantemente. Quello che farei è spostare l'iPad in quel gruppo. Per la maggior parte, rende il dispositivo inutilizzabile", afferma Colin. “La fotocamera, FaceTime, i messaggi sono disattivati. Non possono installare o eliminare app e non possono accedere. Non possono farci molto. L'ho lasciato lì fino a quando la scuola riporta un problema o lo localizza.

Colin sapeva che avere una così ampia varietà di dispositivi in più scuole avrebbe significato un carico di lavoro maggiore per il suo team, quindi trovare il giusto MDM che avrebbe risparmiato tempo prezioso e fatica era essenziale. Se dovessero sorgere problemi tecnici durante una qualsiasi delle implementazioni, o se avessero bisogno di consigli sulle migliori configurazioni per le singole scuole, il supporto di Lightspeed Systems 24/7 è sempre a portata di mano. "Abbiamo ottenuto il supporto più eccezionale da Lightspeed che avrei dovuto inserire nei miei primi due o tre servizi di supporto di tutta la mia carriera IT, che è ben più di 30 anni." Colin proclama.

Raggiungere la visibilità necessaria per il successo

Dall'installazione di Lightspeed MDM in tutta la diocesi, ogni scuola ha avuto un maggiore input nelle proprie app e impostazioni. Il team tecnico e gli insegnanti hanno più tempo per concentrarsi su altri aspetti importanti del loro ruolo e la diocesi è pienamente fiduciosa nella scalabilità della soluzione, indipendentemente dal sistema operativo utilizzato.

“Saremmo persi senza un MDM piuttosto che gestirli separatamente. Il tempo degli insegnanti è prezioso. Devono essere concentrati sull'insegnamento", afferma Colin. “Lightspeed MDM ci consente di gestire centralmente e creare report sui dispositivi ed essere consapevoli di ciò che è installato su di essi, sia che si tratti della versione del software o delle applicazioni. Ci consente di servirti come cliente, per darti ciò di cui hai bisogno in classe. Non puoi gestire qualcosa se non la misuri e non hai visibilità su di essa. Questo per me è fondamentale".

Lightspeed MDM ci consente di gestire centralmente e creare report sui dispositivi ed essere consapevoli di ciò che è installato su di essi, sia che si tratti della versione del software o delle applicazioni. Ci consente di servirti come cliente, per darti ciò di cui hai bisogno in classe.

Colin Phelps, responsabile dei progetti ICLTLT

Informazioni

Posizione:

Australia

Cliente dal:

2013

Studenti:

17,000

Fascia d'età:

Asilo-Anno 12

Dispositivi utilizzati:

iPad, Chromebook, laptop Windows

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