Lightspeed Systems Privacybeleid voor sollicitanten en werknemers

Dit privacybeleid voor sollicitanten en werknemers (“Het beleid”) beschrijft hoe Lightspeed Systems (“Lightspeed”, “Bedrijf”, “wij”, “ons”, “onze”) verzamelt, gebruikt en onthult persoonlijke informatie zoals gedefinieerd in de toepasselijke wetgeving van en over (1) sollicitanten en (2) onze werknemers en contractanten (en hun begunstigden en noodcontacten) in de context van onze wervings- en werkrelatie met de relevante personen. We kunnen dit beleid op elk moment bijwerken. We kunnen u ook aanvullende privacyverklaringen verstrekken met betrekking tot onze verzameling, gebruik of openbaarmaking van informatie. Als u inwoner bent van het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte, raadpleeg dan ook de aanvullende kennisgeving onderaan dit Beleid (de "EU/VK-kennisgeving").

Dit beleid maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst of contract om diensten te verlenen. Als u ons diensten verleent via of in verband met een ander bedrijf, zijn wij niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van dat bedrijf.

Dit beleid is niet van toepassing op onze verwerking van gegevens die over u zijn verzameld in uw rol als gebruiker van onze consumentgerichte diensten. Wanneer u met ons communiceert zoals in die rol, Lightspeed Privacybeleid is van toepassing.

1. Soorten persoonlijke informatie die we verwerken en hoe we deze informatie gebruiken

We verzamelen, bewaren en gebruiken verschillende soorten persoonlijke informatie via het sollicitatie- en wervingsproces of tijdens de relevante opdracht of dienstverband bij ons. We verzamelen dergelijke informatie rechtstreeks van u of (indien van toepassing) van een andere persoon of entiteit, zoals een uitzendbureau of adviesbureau, een antecedentenonderzoeker of andere verwijzingsbronnen.

A. Aanvragers

ikinformatie wij verzamelen. Het type informatie dat we over u verzamelen, kan zijn:

  • Identificatie en contactgegevens zoals volledige naam, fysiek adres, telefoonnummer en e-mailadres.
  • Professionele of werkgerelateerde informatie, inclusief:
    • Wervings-, tewerkstellings- of opdrachtinformatie zoals sollicitatieformulieren en informatie opgenomen in een cv, begeleidende brief of anderszins verstrekt via een sollicitatie- of sollicitatieproces.
    • Carrière informatie zoals functietitels; werk geschiedenis; werkdata en werklocaties; informatie over vaardigheden, kwalificaties, ervaring, publicaties, spreekbeurten en voorkeuren; en professionele lidmaatschappen.
  • Opleidingsinformatie zoals bezochte instellingen, diploma's, certificeringen, trainingen, publicaties en transcriptie-informatie.
  • Beoordelingsinformatie zoals prestaties op de persoonlijkheid van de sollicitant en cognitieve beoordelingen.
  • Audio of visuele informatie zoals CCTV-beelden en andere informatie met betrekking tot de beveiliging van onze gebouwen; en foto's ingeleverd.
  • Andere informatie die u vrijwillig met ons deelt in verband met uw sollicitatie.

Hoe we deze persoonlijke informatie gebruiken. We verzamelen, gebruiken, delen en bewaren persoonlijke informatie van sollicitanten voor de zakelijke en operationele doeleinden van ons en onze dienstverleners in ons wervings- en wervingsproces, zoals: het verwerken van uw sollicitatie; het beoordelen van uw vaardigheden, kwalificaties en interesses; het volgen van uw sollicitatie via het wervingsproces; contact opnemen met referenties; het uitvoeren van antecedentenonderzoeken waarvoor u toestemming geeft; u evalueren op huidige en toekomstige vacatures, inclusief het afstemmen van uw vaardigheden en interesses op toepasselijke functie-eisen; gedurende het hele wervingsproces met u communiceren; het nemen van wervingsbeslissingen; en het vervullen van uw verzoeken. We zullen ook de informatie van sollicitanten gebruiken voor interne analysedoeleinden om inzicht te krijgen in de sollicitanten die solliciteren en om ons wervingsproces te verbeteren, inclusief het verbeteren van onze inspanningen op het gebied van diversiteit en integratie. Soms moeten we sollicitantengegevens gebruiken voor juridische doeleinden, zoals in verband met eventuele betwistingen bij onze aanwervingsbeslissingen.

B. Werknemers en aannemers

Informatie die we verzamelen. Het soort informatie dat we over u hebben (en mogelijk uw begunstigden en contactpersonen voor noodgevallen) hangt af van uw rol bij ons en kan, indien van toepassing, het volgende omvatten:

  • Identificatie- en contactgegevens en gerelateerde identificatiegegevens zoals volledige naam, geboortedatum en -plaats, staatsburgerschap en vaste verblijfplaats, thuis- en bedrijfsadressen, telefoonnummers, e-mailadressen en dergelijke informatie over uw begunstigden of contactpersonen voor noodgevallen.
  • Professionele of werkgerelateerde informatie, inclusief:
    • Wervings-, tewerkstellings- of opdrachtinformatie zoals sollicitatieformulieren en informatie opgenomen in een cv, begeleidende brief, referenties of anderszins verstrekt via een sollicitatie- of opdrachtproces; en kopieën van identificatiedocumenten, zoals rijbewijzen, paspoorten, visa en andere door de overheid uitgegeven documenten; en achtergrond screening resultaten en referenties.
    • Carrière informatie zoals functietitels; werk geschiedenis; werkdata en werklocaties; arbeids-, service- of verlovingsovereenkomsten; beoordelings- en prestatie-informatie; informatie over vaardigheden, kwalificaties, ervaring, spreekbeurten en voorkeuren (bijv. mobiliteit); afwezigheids- en verlofregistraties; Professionele Lidmaatschappen; disciplinaire en klachteninformatie; en beëindigingsinformatie.
    • Financiële informatie zoals informatie over salaris, loonlijst, pensioen of pensioenbijdrage; en bankrekening- en belastinggegevens.
    • Informatie over zakenreizen en onkosten zoals informatie over reisroutes, zakelijke uitgaven en creditcardgebruik van het bedrijf.
  • Opleidingsinformatie zoals bezochte instellingen, diploma's, certificeringen, trainingen, publicaties en transcriptie-informatie.
  • Internet, elektronisch netwerk en apparaatactiviteit en apparaatinformatie en gerelateerde identifiers zoals informatie over uw gebruik van het bedrijfsnetwerk, informatie- en communicatiesystemen, inclusief gebruikers-ID's, wachtwoorden, IP-adressen, apparaat-ID's, weblogs en audittrails van systeemtoegang.
  • Geolocatie-informatie voor apparaatherstel als u een door het bedrijf uitgegeven apparaat gebruikt en wanneer u bedrijfseigendommen hanteert.
  • Audio of visuele informatie zoals CCTV-beelden, evenals andere informatie met betrekking tot de beveiliging van onze gebouwen; opgenomen vergaderingen of presentaties waaraan u deelneemt; gespreksopnames van het bedrijfssysteem; foto's ingediend van en foto's genomen tijdens bedrijfsfeesten.
  • Mogelijk beschermde classificatie-informatie zoals ras, geslacht/geslacht, genderidentiteit/-expressie, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, militaire dienst, nationaliteit, etniciteit, verzoek om zorgverlof, politieke opvattingen, strafrechtelijk verleden en andere informatie om ons te helpen toezicht te houden op de naleving van de wetgeving inzake gelijke kansen .
  • Gezondheidsinformatie over u en, indien van toepassing, uw begunstigden, zoals medische aandoeningen en andere informatie verstrekt in gezondheidsverklaringen, arbeidsongeschiktheidsstatus, gezondheids- en veiligheidsincidenten of ongevallen, ziektedossiers en gezondheidskwesties die aanpassingen aan uw werkomgeving of werkpraktijken vereisen .

Hoe we deze persoonlijke informatie gebruiken. We verzamelen, gebruiken, delen en bewaren persoonlijke informatie voor de zakelijke doeleinden van het bedrijf en onze serviceproviders, waaronder, indien van toepassing:

  • HR management en administratie inclusief training, vergoedingen en voordelen, facturen, verlof, planning, loopbaanontwikkeling, functioneringsgesprekken en erkenning, onderzoeken en oplossen van vragen en klachten, verstrekken van referenties, opvolgingsplanning, organisatorische veranderingen, fraudepreventie en -onderzoek, opstellen van analyses en rapporten, en communiceren met ons personeel over updates of relevante informatie over extraatjes, voordelen en kortingen, en wijzigingen in de producten en diensten van het bedrijf.
  • Prestaties van de bedrijfsvoering, inclusief het leveren en bewaken van IT-systemen voor elk wettig doel, het bijhouden van accounts en interne mappen, crisisbeheer, het beschermen van gezondheid en veiligheid op het werk, deelname aan due diligence-activiteiten met betrekking tot het bedrijf, bedrijfsopvolgingsplanning en het uitvoeren van interne analyses en audits.
  • Werving, inclusief interviewen, selecteren en aannemen van nieuw personeel.
  • Beveiligingsoperaties, inclusief het detecteren van beveiligingsincidenten, het debuggen en repareren van fouten, het voorkomen van ongeautoriseerde toegang tot onze computer- en elektronische communicatiesystemen en voertuigen en het voorkomen van kwaadaardige softwaredistributie, en het bewaken en controleren van de toegang tot bedrijfsterreinen en locaties (inclusief door middel van CCTV).
  • Bescherming van Lightspeed en de service, inclusief de bescherming van het bedrijf, ons personeel, gebruikers, partners en anderen.
  • Wettelijke naleving, zoals het voldoen aan anti-omkopings-, belasting-, socialezekerheids- en immigratieverplichtingen, en het reageren op en meewerken aan wettelijke of regelgevende verzoeken en onderzoeken.
  • Op uw verzoek, om aan uw verzoeken te voldoen.

2. Met wie we persoonlijke informatie delen

We zullen persoonlijke informatie van sollicitanten, werknemers en aannemers bekendmaken aan de volgende soorten entiteiten of in de volgende omstandigheden (indien van toepassing):

  • intern: aan mensen binnen het bedrijf en zijn gelieerde ondernemingen om de in dit beleid beschreven doeleinden uit te voeren, inclusief aan human resources en personeel dat betrokken is bij het wervings- en wervingsproces, en (als u bent aangenomen) uw manager, evenals personeel binnen het bedrijf, zoals salarisadministratie, IT, juridische zaken en financiën.
  • Dienstverleners: dienstverleners op het gebied van technologie, dienstverleners op het gebied van reisbeheer, leveranciers van personeelszaken, aanbieders van groepsvoordelen, bedrijven voor antecedentenonderzoek en uitzendbureaus of recruiters, indien van toepassing, evenals dienstverleners zoals aanbieders van vergoedingen en voordelen, belastingadviseurs en andere professionele adviseurs, dienstverleners , uitgevers van bedrijfskaarten, aanbieders van reisbeheer, reisaanbieders, leveranciers van personeelszaken, aanbieders van groepsuitkeringen, bedrijven voor antecedentenonderzoek en arbeidsbureaus (met betrekking tot contractanten of uitzendkrachten).
  • Voor bedrijfsvoering: om een andere entiteit (zoals een potentiële of bestaande zakelijke tegenpartij of klant) te voorzien van een manier om contact met u op te nemen in de normale gang van zaken, bijvoorbeeld door uw contactgegevens te verstrekken, zoals uw telefoonnummer en e-mailadres.
  • Juridisch advies en naleving: om juridisch advies in te winnen bij onze externe advocaten, of wanneer dit wordt vereist door de wet, regelgeving of gerechtelijk bevel of als reactie op een verzoek om bijstand door de politie of een andere wetshandhavingsinstantie.
  • Zakelijke transactie doeleinden: in verband met de verkoop, aankoop of fusie van een bedrijf.
  • Op uw verzoek: om aan uw verzoeken te voldoen.

3. Hoe u contact met ons kunt opnemen over dit beleid?

Als u vragen heeft over dit beleid, kunt u een e-mail sturen naar de afdeling Privacy op: privacy@lightspeedsystems.com

4. Aanvullende kennisgeving voor inwoners van het VK en de Europese Economische Ruimte

Deze EU/VK-kennisgeving voor inwoners van het VK en de Europese Economische Ruimte wordt verstrekt om te voldoen aan bepaalde verplichtingen die Lightspeed heeft onder de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) (de “AVG”) en VK-gegevens Protection Act 2018 (zoals van tijd tot tijd gewijzigd) en elke relevante omzetting van, of opvolger of vervanging van, die verordening (samen de "Wetgeving inzake gegevensbescherming").

Volgens de toepasselijke wetgeving wordt Lightspeed beschouwd als de "gegevensbeheerder" van de persoonlijke informatie die we volgens dit beleid verwerken. Met andere woorden, wij zijn verantwoordelijk voor het beslissen hoe we deze informatie verzamelen, gebruiken en vrijgeven, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving. Onze contactgegevens staan in dit Beleid.

Juridische grondslagen

Wetgeving inzake gegevensbescherming kan van ons verlangen dat we u uitleggen wat de rechtsgronden zijn voor onze verzameling, verwerking en gebruik van uw persoonlijke gegevens. Onze rechtsgronden zijn onder meer:

  • om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een arbeidsovereenkomst of andere overeenkomst met u of de uitvoering van een arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld voor het beheren van salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden);
  • onze legitieme belangen (bijv. personeelsbeheer; bij het beheer van onze bedrijfsactiviteiten en informatietechnologiebronnen, zoals het beheren van interne mappen en het verbeteren van cyberbeveiliging; bij de bescherming van Lightspeed, zijn werknemers, klanten en anderen; geschillenbeslechting; fysieke beveiliging, IT en netwerkbeveiliging; veiligheid op de werkplek; en bij het beheren van de arbeidsrelatie met u, zoals prestatiebeoordelingen, trainingen en promoties; interne onderzoeken);
  • het aanpakken en naleven van wettelijke vereisten en verplichtingen (met name op het gebied van arbeids- en arbeidsrecht, socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht, gegevensbeschermingsrecht, belastingrecht en corporate compliance-wetten);
  • de bescherming van vitale belangen van u of van een ander persoon (bijvoorbeeld in een medische noodsituatie);
  • uw toestemming (uitdrukkelijke toestemming indien vereist), in overeenstemming met de lokale wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wanneer het verzamelen van persoonlijke informatie vereist is om te voldoen aan wettelijke of contractuele verplichtingen, of om de arbeidsrelatie te beheren, is het verstrekken van persoonlijke informatie in het algemeen verplicht. In alle andere gevallen is het verstrekken van gevraagde persoonlijke informatie optioneel; het niet verstrekken van de informatie kan er echter toe leiden dat u niet volledig kunt deelnemen aan de activiteit of het voordeel waarvoor de persoonlijke informatie wordt gevraagd, zoals een optioneel voordeelprogramma. Als u vragen heeft over de vraag of het verstrekken van persoonlijke informatie verplicht is en wat de gevolgen zijn voor het achterhouden van dergelijke gegevens, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in dit beleid.

De persoonlijke informatie die we verzamelen en verwerken, kan ook gevoelige gegevens bevatten met betrekking tot uw ras of etnische afkomst, lichamelijke of geestelijke gezondheid of toestand, vakbondslidmaatschap, het plegen of vermeend plegen van strafbare feiten en alle gerelateerde juridische acties. Lightspeed kan bijvoorbeeld gezondheidsinformatie verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, zoals informatie over handicaps met het oog op aanpassingen op de werkplek en met het oog op het regelen van medische voordelen voor werknemers. We verzamelen en verwerken alleen gevoelige gegevens waar en voor zover toegestaan in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Overdracht van persoonlijke informatie

Uw persoonlijke gegevens kunnen worden overgedragen naar landen die mogelijk niet dezelfde of gelijkwaardige gegevensbeschermingswetten hebben als de Europese Unie. Waar nodig voeren we dergelijke overdrachten uit in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals door het gebruik van modelcontractbepalingen (zoals gepubliceerd door de Europese Commissie).

Bewaren van persoonlijke informatie

We kunnen persoonlijke informatie zo lang bewaren als nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, tenzij een langere bewaartermijn vereist of toegestaan is door de toepasselijke wetgeving. Om beveiliging en bedrijfscontinuïteit te bieden voor de activiteiten die in deze kennisgeving worden beschreven, kunnen we back-ups maken van bepaalde gegevens, die we mogelijk langer bewaren dan de oorspronkelijke gegevens.

Beveiliging van persoonlijke informatie

We nemen technische, administratieve, fysieke en procedurele beveiligingsmaatregelen om het risico te verkleinen dat persoonlijke informatie in ons bezit en beheer onbedoelde of onwettige vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking of toegang zal ondergaan. Bezoek onze Beveiliging en naleving pagina voor meer gedetailleerde informatie over onze gegevensprivacy- en beveiligingspraktijken.

Rechten en keuzes

Waar de wetgeving inzake gegevensbescherming van toepassing is, hebt u bepaalde wettelijke rechten om toegang te vragen tot en rectificatie of verwijdering van persoonlijke informatie die we over u hebben.

In sommige gevallen hebt u het recht om, in draagbare vorm, een kopie te ontvangen van de persoonlijke informatie die u ons heeft verstrekt of om te verzoeken dat wij deze aan een derde partij doorgeven. U kunt ook bezwaar maken tegen onze verwerking van uw persoonlijke gegevens of bepaalde beperkingen op de verwerking vragen. U kunt elke toestemming die u hebt gegeven voor de verwerking van persoonlijke informatie intrekken (wat geen invloed heeft op de wettigheid van de verwerking die plaatsvond voordat het verzoek van kracht werd). Al dergelijke rechten kunnen worden uitgeoefend door contact op te nemen met de hieronder vermelde toepasselijke entiteit of door contact op te nemen met Lightspeed zoals hierboven beschreven, die het verzoek indien nodig zal behandelen of doorsturen. Deze rechten zijn onderhevig aan wettelijke uitzonderingen en beperkingen, waarmee we rekening moeten houden bij het behandelen van het verzoek.

Als u vragen, zorgen of klachten heeft met betrekking tot onze omgang met persoonlijke informatie, neem dan contact met ons op zoals beschreven in dit beleid. U kunt ook contact opnemen met de relevante overheidsinstantie (bijv. het UK Information Commissioner's Office voor Britse individuen) met een klacht met betrekking tot onze behandeling van uw persoonlijke informatie. We nodigen u echter uit om ons de kans te geven om de situatie direct op te lossen. Uw privacy is belangrijk voor ons en we zullen ons uiterste best doen om uw zorgen weg te nemen.

Contact opnemen met Lightspeed

Om uw rechten in deze EU/VK-kennisgeving of onder de gegevensbeschermingswetgeving uit te oefenen (inclusief om meer informatie te vragen over de mechanismen die we hebben ingesteld met betrekking tot de overdracht van persoonlijke informatie buiten de EU), om ons op de hoogte te stellen van uw voorkeuren, of om ons klachten, zorgen of vragen te bezorgen, neem dan als volgt contact met ons op:

Functionaris voor gegevensbescherming: John Genter
Lightspeed Systems Privacyafdeling
2500 Bee Cave Road, Suite 350
Austin, TX 78746

E-mail: privacy@lightspeedsystems.com

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – Europese vertegenwoordiger

Op grond van artikel 27 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft Lightspeed Systems het Europees Bureau voor Gegevensbescherming (EDPO) aangesteld als haar AVG-vertegenwoordiger in de EU. U kunt contact opnemen met EDPO over zaken met betrekking tot de AVG:

Algemene verordening gegevensbescherming in het VK (AVG) – Vertegenwoordiger in het VK

Op grond van artikel 27 van de VK AVG heeft Lightspeed Systems EDPO UK Ltd aangesteld als haar VK AVG-vertegenwoordiger in het VK. U kunt contact opnemen met EDPO UK met betrekking tot zaken die betrekking hebben op de Britse AVG:

  • door het online aanvraagformulier van EDPO te gebruiken: https://edpo.com/uk-gdpr-data-request/
  • door te schrijven naar EDPO UK op 8 Northumberland Avenue, LondonWC2N 5BY, Verenigd Koninkrijk

 

Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 06/02/2021. Ingangsdatum: 06/02/2021