Plano de conformidade da Lightspeed para Ohio SB 29: suas perguntas respondidas

Com os novos requisitos de conformidade do Ohio Senate Bill 29 (SB 29) entrando em vigor em breve, muitos de nossos clientes têm dúvidas sobre como os produtos da Lightspeed Systems, como o Lightspeed Classroom Management e o Lightspeed Alert, atenderão aos novos padrões. Estamos aqui para ajudar as escolas a navegar por essas mudanças, mantendo a confiança em nossas soluções de monitoramento. Temos trabalhado em estreita colaboração com nossos consultores jurídicos e distritos de Ohio para fazer as mudanças necessárias para mantê-lo em conformidade. Abaixo, abordaremos suas perguntas mais urgentes sobre como permanecer em conformidade e garantir a segurança dos alunos.

Observe que a SB 29 é uma lei nova e não testada, sujeita a interpretação e provavelmente revisada. As informações abaixo não são aconselhamento jurídico, mas refletem a abordagem geral da Lightspeed para a conformidade com a SB 29, que foi desenvolvida com base em consultoria jurídica, conversas com distritos e consideração da aplicação da lei no mundo real. Se precisar de aconselhamento jurídico sobre esses assuntos, recomendamos que consulte os consultores jurídicos do seu distrito.

P: Ainda podemos usar o Lightspeed Classroom e o Lightspeed Alert com a SB 29 em vigor?

UM: Sim, você pode absolutamente. O Ohio SB 29 permite que os distritos escolares monitorem dispositivos fornecidos pela escola, desde que o monitoramento se enquadre em exceções específicas. Ambos Sala de aula Lightspeed e Alerta de velocidade da luz atender a essas exceções, como usar as ferramentas para fins educacionais e garantir a segurança dos alunos. Com notificações parentais adequadas em vigor, as escolas podem continuar a alavancar nossos produtos sem interrupção.

O Lightspeed Classroom se enquadra na exceção para fins educacionais não comerciais, enquanto o Lightspeed Alert se qualifica para diversas exceções — especialmente quando usado para prevenir ameaças como bullying, violência ou automutilação.

P: Quais são as exceções que permitem o monitoramento?

UM: A proibição de monitoramento está sujeita a diversas exceções que são relevantes para o Lightspeed Classroom Management e o Lightspeed Alert, incluindo:

• Exceção 1: A atividade é limitada a uma finalidade educacional não comercial para instrução, suporte técnico ou supervisão de exames e é fornecida notificação com antecedência;
• Exceção 2: A atividade de acesso/monitoramento é necessária para prevenir ou responder a uma ameaça à vida ou à segurança, e o acesso é limitado a essa finalidade;
• Exceção 3: A atividade é necessária para cumprir leis federais ou estaduais; ou
• Exceção 4: A atividade é necessária para participar de programas de financiamento federais ou estaduais.

P: Preciso notificar os pais se o monitoramento fizer parte de uma dessas exceções?

UM: Sim. Quando um distrito se envolve em atividades de monitoramento sob qualquer uma dessas exceções, os pais devem ser notificados. Existem dois tipos de notificação:

• Notificação geral. Este tipo de notificação é necessário antes que um distrito monitore dispositivos para fins educacionais não comerciais de instrução, suporte técnico ou supervisão de exames. Além disso, para qualquer ano em que um distrito eleja monitorar de forma geral sob outra exceção, o distrito deve fornecer notificação por escrito aos pais.
• Notificação baseada em gatilho. Sempre que um distrito acessa um dispositivo fornecido pela escola para fins de monitoramento, o distrito geralmente deve notificar os pais dentro de 72 horas do acesso (a menos que o aviso represente uma ameaça à vida ou à segurança, caso em que dentro de 72 horas após o fim da ameaça).

P: O que precisamos fazer para atender aos requisitos de notificação dos pais?

UM: Um dos principais requisitos do SB 29 é notificar os pais sempre que um dispositivo for monitorado. Fortunately, a Lightspeed está aqui para ajudar.

Filtro Lightspeed qualifica-se para a exceção #3 e #4 acima porque é exigido federalmente pela CIPA. Como o Filter é um tipo de “monitoramento geral” que está sempre ativo, recomendamos que você notifique os pais anualmente sobre o uso do Filter para atender ao requisito de notificação dos pais.

• Recomendamos incluir o uso do Filtro Lightspeed na comunicação anual com os pais e na AUP.
• Se você estiver usando o Location Agent, peça orientação ao seu advogado sobre o uso desse recurso. (Ao contrário do Location Agent, o Device Detective rastreia dispositivos perdidos ou roubados, não alunos, portanto, restrições não devem ser aplicadas.)
• Considere habilitar a configuração para “Desabilitar o agente do filtro Lightspeed para a extensão do navegador Chrome em dispositivos que não sejam Chromebook”
• Avalie o uso das regras pós-escola.

Visão da velocidade da luz se qualifica para a exceção #1 porque é usado para fins educacionais e não comerciais. (Em alguns casos, as exceções #3 e #4 também podem ser aplicadas.) Como o Digital Insight está sempre ativo, recomendamos uma notificação geral por meio de uma comunicação única com os pais para atender ao requisito de notificação dos pais.

• Recomendamos incluir o uso do Lightspeed Digital Insight na sua comunicação anual com os pais e na AUP.

Sala de aula Lightspeed é usado somente durante o horário de aula e somente para fins educacionais. Consequentemente, o uso do produto Classroom por um distrito se qualificará para a Exceção #1 acima, desde que os pais sejam notificados com antecedência de que o aplicativo Classroom será usado e dentro de 72 horas cada vez que o aplicativo Classroom for realmente usado.

• Recomendamos incluir o uso do Lightspeed Classroom na comunicação anual com os pais e no AUP.
• Para atender ao requisito de notificação, incluiremos, no Portal dos Pais, um aviso dentro de 72 horas cada vez que o Gerenciamento de Sala de Aula for realmente usado.
• Revise suas configurações de “Horário de aula permitido” e “Somente no campus” e trabalhe com seu consultor jurídico para garantir as configurações apropriadas para suas necessidades.

Alerta de velocidade da luz é usado para identificar (e, portanto, prevenir) ameaças de violência, automutilação ou bullying e, portanto, se qualifica para a exceção #2, a exceção de “ameaça à vida ou segurança”, bem como as exceções #3 e #4 (mais sobre isso abaixo).

• Recomendamos incluir o uso do Lightspeed Alert na sua comunicação anual com os pais e no AUP.
• Para atender ao requisito de notificação aos pais, no Portal dos Pais do Lightspeed, incluiremos um aviso dentro de 72 horas sempre que o Alerta do Lightspeed estiver ativado.

MDM de velocidade da luz não monitora alunos e não está sujeito aos requisitos de notificação do SB 29.

OBSERVAÇÃO: Não está totalmente claro como o legislador pretendia que as notificações de 72 horas se aplicassem em situações de geral, sempre ativo monitoramento (sobre o qual os pais terão recebido aviso prévio). Muitos distritos acreditam que apenas a notificação prévia é necessária quando as escolas estão fazendo monitoramento geral de acordo com os requisitos das leis federais e estaduais/requisitos de financiamento (exceções #3 e #4 acima). Por esse motivo, a abordagem da Lightspeed no Portal dos Pais é fornecer aviso apenas do monitoramento que foi feito por meio do Lightspeed Alert e do Lightspeed Classroom Management. No entanto, se o seu distrito interpretar o estatuto como significando que notificações de 72 horas devem ser fornecidas independentemente de qual circunstância acione o monitoramento, a Lightspeed tem um serviço de API de dados que permitirá que você acesse os dados brutos associados ao monitoramento do Lightspeed Filter e do Lightspeed Digital Insight, que você pode usar para fornecer esse tipo de notificação aos pais.

P: Como o Portal dos Pais do Lightspeed ajuda?

UM: Um dos principais objetivos do SB 29 é aumentar a transparência e a comunicação com os pais. É exatamente por isso que criamos o Lightspeed Parent Portal.

Estamos expandindo nosso portal para pais para permitir atualizações fáceis e automatizadas dentro de 72 horas de cada instância de monitoramento. Por meio do portal, os pais receberão um resumo de quais recursos do dispositivo fornecido pela escola foram acessados, garantindo a conformidade sem sobrecarregar sua equipe com relatórios manuais.

O Portal dos Pais do Lightspeed estará disponível para os clientes do Lightspeed mesmo que você não use o Filtro do Lightspeed.

P: Como o Lightspeed Alert ajuda a atender à conformidade com a lei de Ohio?

UM: O Lightspeed Alert ajuda as escolas a atender não apenas os requisitos do SB 29, mas também obrigações federais mais amplas. Por exemplo, o Lightspeed Alert se alinha com leis estaduais e federais, como os requisitos antibullying de Ohio e o Children's Internet Protection Act (CIPA).

A lei de Ohio exige que as escolas tomem certas medidas para prevenir o cyberbullying e proteger os alunos de ameaças, enquanto a CIPA exige monitoramento para bloquear conteúdo prejudicial. O Lightspeed Alert foi projetado para identificar e responder a ameaças como bullying, violência e automutilação, ajudando as escolas a cumprir seu dever legal de garantir a segurança dos alunos.

P: O que a notificação no portal dos pais dirá?

UM: As notificações do portal dos pais sobre o monitoramento do Lightspeed Classroom Management ou do Lightspeed Alert serão uma notificação genérica, informando aos pais que o monitoramento ocorreu. Continuaremos monitorando a lei e trabalhando com nossos advogados para determinar se essa abordagem precisa ser expandida.

O SB 29 exige que a notificação:

• Descreva a circunstância de acionamento aplicável. Para o Lightspeed Classroom Management, esta será sempre a Exceção #1; para o Lightspeed Alert, serão sempre todas as três Exceções #2, 3 e 4); e
• Informe quais recursos do dispositivo fornecido pela escola foram acessados. A notificação incluirá essas informações com base no produto usado.

P: Espere, pensei que a comunicação precisava descrever o incidente específico?

UM: A linguagem diz que a comunicação dos pais deve incluir “uma descrição da ameaça, se houver”. Mas “ameaças” não acionam o uso comum do Lightspeed Alert, então o requisito de “descrição da ameaça” geralmente não se aplica no contexto do alerta.

O Lightspeed Alert é um monitoramento sempre ativo; ele não é acionado por uma ameaça preexistente. É uma ferramenta geral de monitoramento que é usada para identificar e prevenir ameaças. Talvez em algumas situações, uma “ameaça” existente possa fazer com que um distrito use algum tipo de ferramenta para remotely acessar um dispositivo e investigar a ameaça, mas não é assim que o Lightspeed Alert é normalmente usado.

No contexto comum do Alerta Lightspeed, a circunstância que “aciona” o acesso é o fato de um distrito ter optado por monitorar dispositivos de forma geral para cumprir com leis federais ou estaduais ou requisitos de financiamento e/ou porque isso é necessário para evitar uma ameaça à vida ou à segurança.

No entanto, se você acessar um dispositivo como resultado de uma ameaça (e fora dos processos normais do Lightspeed Alert ou do Lightspeed Classroom Management), então as informações sobre a ameaça devem ser comunicadas aos pais.

P: Essas mudanças afetarão a forma como usamos o Lightspeed Alert fora do campus?

UM: Monitorar a atividade dos alunos fora do campus é uma preocupação fundamental sob o SB 29, e a Lightspeed entende que a privacidade importa tanto dentro quanto fora das dependências da escola. Fortunately, as exceções enumeradas no SB 29 de Ohio permitem que as escolas regulem e monitorem a atividade sem levar em conta a hora do dia ou se o aluno está dentro ou fora do campus. O que importa é se o aluno está usando um "dispositivo fornecido pela escola", como um laptop fornecido pela escola ou uma conta do Google fornecida pela escola.

Para permanecer em conformidade, recomendamos que as escolas comuniquem claramente aos alunos e pais que os dispositivos fornecidos pela escola são monitorados — sejam eles usados dentro ou fora do campus. Dessa forma, você protege seus alunos e sua instituição de riscos legais.

P: Como o Lightspeed Digital Insight ajuda com a exigência da SB 29 de divulgar todos os contratos com provedores de tecnologia educacional?

UM: A transparência é uma parte crucial do Ohio SB 29, e as escolas precisam divulgar todos os contratos de edtech de terceiros. O Lightspeed Digital Insight pode simplificar esse processo fornecendo uma visão abrangente de todos os aplicativos e ferramentas usados em seu distrito. O recurso de lista de aplicativos públicos do Lightspeed Digital Insight ajuda você a manter uma lista atualizada de contratos com fornecedores, garantindo que você esteja sempre pronto para atender aos requisitos de divulgação.

Ao usar o Lightspeed Digital Insight, você não apenas permanece em conformidade com os requisitos de transparência de Ohio, mas também fortalece sua estrutura geral de privacidade e segurança de dados.

P: O que as escolas devem fazer para permanecer em conformidade conforme os requisitos evoluem?

UM: A Lightspeed Systems está comprometida em evoluir junto com o cenário regulatório. À medida que leis como a SB 29 continuam mudando, nossas equipes jurídicas e de produtos atualizarão nossas ferramentas para garantir que você permaneça em conformidade. Você pode confiar em nós para ficar por dentro dos últimos desenvolvimentos, para que você possa se concentrar no que mais importa: a segurança e o sucesso dos seus alunos.

Estamos aqui para fazer parceria com você em cada etapa da sua jornada de conformidade. Se você tiver mais perguntas, sinta-se à vontade para entrar em contato com seu gerente de conta Lightspeed ou visite nosso centro de suporte.

P: O que devo fazer hoje para me preparar?

UM: Se você estiver usando soluções de monitoramento Lightspeed, comece a se preparar para implementar o Portal dos Pais Lightspeed para estar pronto para notificações dos pais (saiba mais aqui).

Quando for lançado, você terá esta nova opção para habilitar nas configurações (em breve!):

Se você não tem o Lightspeed Digital Insight, obtenha uma demonstração hoje para ver como isso pode ajudar com uma lista de aplicativos públicos.

Conclusão

Ao se manter informado e usar o conjunto de produtos da Lightspeed, você pode garantir que seu distrito escolar esteja em total conformidade com a SB 29 e outros requisitos regulatórios, ao mesmo tempo em que mantém um ambiente de aprendizagem seguro e eficaz para os alunos.