Cómo las Escuelas Públicas del Condado de Baldwin ampliaron el uso del análisis de datos tras la pandemia de COVID-19

Lightspeed Systems® y Digital Promise han unido fuerzas para ofrecer a la Liga de Distritos Escolares Innovadores de Digital Promise una mejor manera de monitorear la participación digital de los estudiantes: el uso de Lightspeed Digital Insight™. Esta galardonada herramienta de análisis de datos permite a las escuelas analizar la eficacia de sus inversiones en tecnología e identificar a los estudiantes en riesgo de quedar excluidos, todo en tiempo real.

Siete distritos de diversos tamaños y localidades participaron en el proyecto, incluyendo las Escuelas Públicas del Condado de Baldwin en Alabama. Este perfil describe cómo los líderes de Baldwin utilizan datos para fundamentar decisiones e impulsar nuevas conversaciones y colaboraciones con su comunidad educativa.

Garantizar el cumplimiento de la privacidad de los datos de los estudiantes

Baldwin adquirió Lightspeed Digital Insight para abordar los problemas de seguridad derivados de su iniciativa individual. La introducción de dispositivos abrió las puertas a una amplia gama de nuevas herramientas y aplicaciones digitales, y el distrito tenía dificultades para rastrear las herramientas que utilizaban sus estudiantes y personal. Esto generó inquietudes sobre el cumplimiento de la seguridad, ya que los líderes del distrito desconocían lo siguiente:

• ¿Qué aplicaciones y programas habían instalado y/o estaban usando los estudiantes y el personal en sus dispositivos propiedad del distrito?
• Cómo los estudiantes y profesores usaban estas aplicaciones y programas
• ¿Cuáles fueron las políticas y prácticas de privacidad de estas aplicaciones con respecto a los datos de los estudiantes?

Obtener conocimiento de los patrones de uso de las aplicaciones de sus estudiantes, así como obtener acceso a credenciales de terceros y revisiones de seguridad dentro de la plataforma, ha permitido al distrito abordar esas preguntas.

Nos estamos convirtiendo en un distrito escolar empresarial de K-12, lo que significa que estamos centralizando el proceso de compra de aplicaciones. Para tomar decisiones inteligentes e informadas sobre el desarrollo profesional y el apoyo que podemos brindar con respecto a estas herramientas, necesitamos saber qué utilizan los profesores y estudiantes.

Seguimiento del retorno de la inversión (ROI)

El distrito también adquirió Lightspeed Digital Insight para obtener visibilidad de los datos de uso de las aplicaciones de su distrito y calcular el retorno de la inversión en las aplicaciones y herramientas digitales adquiridas.Sabía que estábamos gastando millones de dólares en software, pero no sabía si ese software se estaba utilizando,", dijo Homer Coffman, Director de Tecnología de las Escuelas Públicas del Condado de Baldwin. "Nos estamos convirtiendo en un distrito escolar empresarial de K-12, lo que significa que estamos centralizando el proceso de compra de aplicaciones. Para tomar decisiones inteligentes e informadas sobre el desarrollo profesional y el apoyo que podemos brindar con respecto a estas herramientas, necesitamos saber qué utilizan los profesores y estudiantes".

Este tipo de datos procesables ha proporcionado al distrito la visibilidad necesaria para alcanzar ambos objetivos. Los líderes ahora monitorean las aplicaciones y herramientas que utilizan sus estudiantes y docentes, lo que les permite proteger los datos estudiantiles de forma más eficaz y calcular con precisión el retorno de la inversión (ROI) de sus inversiones en tecnología educativa.

Teníamos 8000 estudiantes aprendiendo en un entorno virtual. Queríamos asegurarnos de que asistieran a clases, hicieran sus tareas y tuvieran una estructura en sus días. Tener acceso a nuestros datos de uso y participación nos ayudó a lograrlo y fue muy beneficioso.

Monitoreo del progreso y la asistencia de los estudiantes

A medida que la pandemia se hacía sentir, los líderes de Baldwin se dieron cuenta rápidamente de que necesitaban ampliar sus objetivos analíticos originales y empezar a aprovechar sus datos procesables para supervisar también el progreso y la asistencia de los estudiantes en sus entornos de aprendizaje virtual. "Cuando empezó la COVID-19, tuvimos que tomar una dirección completamente diferente", dijo Coffman. "Teníamos 8000 estudiantes aprendiendo en un entorno virtual". Queríamos asegurarnos de que asistieran a clases, hicieran sus tareas y tuvieran una estructura en sus días. Tener acceso a nuestros datos de uso y participación nos ayudó a lograrlo y fue muy beneficioso.

Notificaciones a padres/tutores sobre los datos de los estudiantes

Como parte de su estrategia de cumplimiento y para cumplir con los requisitos de FERPA, Baldwin ha comenzado a proporcionar a los padres más información sobre los programas de software que utilizan sus estudiantes. Baldwin utiliza actualmente Lightspeed Digital Insight para generar informes sobre las aplicaciones aprobadas que pueden usar los estudiantes y el personal. El equipo de Baldwin planea proporcionar esta información a los padres el próximo año escolar. "Queremos informar a los padres sobre los paquetes de software que utilizamos y sobre los proveedores que nos exigen proporcionar datos de los estudiantes", dijo Coffman. "Ya estamos empezando a utilizar el sistema de análisis para generar esa información y empezaremos a distribuirla a nuestra comunidad de padres el próximo año".

Identificar y validar las crecientes necesidades de personal

Para Baldwin, tener acceso a los datos de uso de las aplicaciones por parte del personal y el alumnado ha puesto de manifiesto la necesidad de personal adicional para respaldar sus crecientes integraciones de software. "Desde la COVID-19, nuestro distrito ha invertido millones en productos curriculares", declaró Coffman. "Se suponía que el departamento de TI iba a respaldar esas inversiones, pero no participamos en la conversación inicial cuando se adquirieron. El personal empezó a llamar a nuestro servicio de asistencia para solicitar ayuda con esas herramientas. El servicio de asistencia priorizaba las preguntas más frecuentes, pero luego tenían que enviarlas a nuestro equipo curricular. El equipo curricular se vio rápidamente desbordado y volvió a contactar con nuestro departamento en busca de ayuda, y actualmente no contamos con los recursos necesarios para apoyarlos".

Coffman continuó: "Sin embargo, el próximo año creo que podré contratar a cinco nuevos miembros adicionales al equipo para corregir este problema gracias a los conocimientos que hemos obtenido de los datos sobre la necesidad de apoyo profesional adicional".

Seguimiento de la participación estudiantil

En enero de 2021, Baldwin implementó la modalidad completamente remota durante una semana. Durante ese tiempo, el equipo directivo de Baldwin utilizó Lightspeed Systems para supervisar la participación de los estudiantes y evaluar la eficacia de su iniciativa individual. "Por primera vez, pude ver cómo funcionaba nuestra iniciativa individual tal como está diseñada", afirmó Coffman. "En lugar de usar los dispositivos únicamente para evaluaciones y exámenes, los estudiantes y el personal utilizaban sus herramientas y dispositivos de tecnología educativa con fines educativos y curriculares". Teníamos 27.000 niños en línea y pude ver cuán activos y comprometidos estaban a través de Lightspeed Digital Insight."

Eficiencias operativas

Además de monitorear el retorno de la inversión (ROI) en herramientas educativas, Baldwin ha adoptado una estrategia integral de ROI que incluye el seguimiento de los datos de uso de aplicaciones para empresas y herramientas de software. "Hemos creado paneles de control para casi todos los miembros de nuestro equipo administrativo, incluyendo RR. HH., negocios y finanzas", afirmó Coffman. "Ahí es donde se realizan algunas de nuestras mayores compras de software, por lo que uno de mis principales objetivos es comprender mejor los patrones de uso en el área administrativa".

Perspectivas clave y próximos pasos

La experiencia de Baldwin con los datos y los avances logrados en un período relativamente corto son ciertamente impresionantes. De cara al futuro, el distrito pretende profundizar en su uso e identificar qué herramientas se están utilizando y cuáles no. "Creo que apenas estamos comenzando a comprender y apoyar las aplicaciones en la educación", afirmó Coffman. "Me gustaría eliminar muchas duplicaciones e ineficiencias. También queremos identificar los posibles riesgos del software y crear un proceso de evaluación para nuestros docentes que les brinde la flexibilidad necesaria para ser innovadores, sin comprometer los datos de los estudiantes".

Hemos creado paneles de control para casi todos los miembros de nuestro equipo administrativo, incluyendo RR. HH., área comercial y finanzas. Es ahí donde se realizan algunas de nuestras compras de software más importantes, por lo que uno de mis principales objetivos es comprender mejor los patrones de uso del área administrativa.

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