A Diocese Católica de Broken Bay consiste em 44 escolas que se estendem de Willoughby, na costa norte inferior de Sydney, até Lake Munmorah, na Costa Central. Por mais de dez anos, a diocese usou uma mistura de BYOD e dispositivos de propriedade da escola para aprimorar o aprendizado, e cada escola decidiu qual tecnologia se encaixava melhor para elas.
Colin Phelps é o Oficial de Projetos do ICLT na diocese e tem a responsabilidade de gerenciar os dispositivos em todas as escolas e garantir que eles tenham os aplicativos, configurações e políticas corretos para serem adequados ao aprendizado. Depois de assumir a função, ele descobriu que os planos para aumentar o número de dispositivos na diocese seriam quase impossíveis com o sistema que ele herdou.
“Antes da minha chegada, o que acontecia era que um membro local da equipe, como um bibliotecário ou um professor de sala de aula, usava o Apple Configurator para instalar aplicativos, etc., nos dispositivos”, lembra Colin. Isso significaria que os dispositivos teriam que ser coletados fisicamente e atualizados para que quaisquer alterações fossem feitas.
iPad foram os principais dispositivos introduzidos na diocese, e a maioria das escolas continuou a lançar dispositivos iOS recém-adquiridos. Algumas escolas, no entanto, tentaram abordagens diferentes para suas implantações.
“Funciona em uma base de escola por escola”, explica Colin. “A escola individual decide seu modo de operação em relação à tecnologia. Algumas escolas também terão dispositivos Windows, bem como Chromebooks.”
Lightspeed Mobile Device Management™ para o resgate
Colin sabia que para aumentar com sucesso o número de dispositivos, eles precisariam de uma solução de gerenciamento de dispositivos móveis escalável e personalizável que funcionasse em diferentes dispositivos e sistemas operacionais. Ele analisou várias opções, mas sabia que seu antecessor já havia instalado o Lightspeed Mobile Device Management™ (MDM) para os dispositivos BYOD nas escolas. Depois de testar os outros recursos do Lightspeed MDM, ele percebeu que era exatamente a solução de que precisavam e começou a trabalhar com as escolas no processo de inscrição.
“Realizamos uma reunião pré-projeto com as escolas”, Colin tells nos conta. “Aprendemos quais aplicativos eles tinham instalado, como seus dispositivos estavam configurados, se eles estavam configurados exclusivamente para uma classe, ano ou estágio e se todos precisavam dos mesmos aplicativos. Reunimos todas essas informações, limpamos os dispositivos e os registramos no Lightspeed MDM.”
Um dos principais benefícios de escolher o Lightspeed MDM foi a natureza baseada em nuvem da solução, bem como a integração com o Programa de Registro de Dispositivos da Apple, que permite que grandes quantidades de dispositivos sejam registrados remotamente de qualquer local.
“Ser baseado em nuvem é essencial para nós. Isso significa que não há infraestrutura ou qualquer coisa que tenhamos que manter”, explica Colin. “Vou dar um exemplo: em 2018, alugamos 3.022 iPads. Sem o serviço ser baseado em nuvem e sem meu sucesso em convencer o CIO a me permitir configurar o sistema DEP da Apple, não teríamos conseguido implantá-los nas escolas em 13 dias.”
Ser baseado em nuvem é essencial para nós. Isso significa que não há infraestrutura ou qualquer coisa que tenhamos que manter.
Economize tempo com uma biblioteca de aplicativos personalizável
Outro fator importante que Colin, MDM do Lightspeed, apreciou foi a natureza hierárquica do sistema, que lhe permite ter controle total sobre os aplicativos e permissões de diferentes usuários e dá a cada escola da diocese todo o controle necessário sobre seus próprios dispositivos.
“Gerenciamos os dispositivos escola por escola”, Colin tells nos conta. “Temos algumas escolas onde todos os seus dispositivos têm os mesmos aplicativos e políticas e são tratados como um grupo. Enquanto temos outras escolas que vão dividir em um nível de ano e têm diferentes aplicativos instalados para diferentes faixas etárias.”
Esse controle personalizável significa que as escolas não ficam presas a políticas e aplicativos genéricos que podem restringir o aprendizado para alunos de diferentes idades e habilidades que podem precisar de recursos e acesso específicos. Os administradores escolares agora têm mais poder de decisão sobre quais aplicativos são benéficos para suas escolas e os professores que solicitam aplicativos não significam mais um aumento na carga de trabalho para eles mesmos.
“Quando comecei, me foi indicado que a equipe durante as férias escolares geralmente gastava entre dois a quatro dias de seu próprio tempo instalando aplicativos fisicamente”, lembra Colin. “Se uma escola quer um aplicativo agora, eles fazem uma solicitação para nós em TI, e geralmente eles terão esse aplicativo implantado dentro de 48 a 72 horas.”
Dispositivos totalmente gerenciados com esforço mínimo
Para garantir que os dispositivos sejam usados apenas para fins educacionais e estejam protegidos, a diocese também queria garantir que quaisquer recursos de distração fossem desativados e que os alunos não pudessem baixar nenhum aplicativo inapropriado.
“Todos os dispositivos de alunos no Lightspeed MDM são o que eu chamo de totalmente gerenciados”, explica Colin. “Eles estão bloqueados. Eles não podem instalar aplicativos. Eles não podem excluir aplicativos. Essa é uma configuração padrão para um dispositivo totalmente gerenciado em nosso ambiente.”
Se os dispositivos fossem levados para casa ou uma escola quisesse alterar as políticas para um intervalo de almoço ou fora do horário comercial, além de poder personalizar políticas para alunos individuais ou grupos, eles também poderiam habilitar políticas cronometradas com o MDM.
“Lembro que tivemos uma circunstância em que tivemos que relaxar uma restrição depois da escola por algumas horas e apenas seguimos uma política de tempo”, diz Colin.
Uma das desvantagens de permitir que dispositivos de propriedade da escola sejam levados para fora do local é a infeliz probabilidade de eles serem perdidos ou roubados. Fortunately, o Lightspeed MDM oferece a capacidade de usar geolocalização para rastrear quaisquer dispositivos perdidos e obter os controles remotos necessários para garantir que eles estejam inacessíveis.
“Se um dispositivo desaparece, eu configurei um grupo onde tenho restrições muito fortemente bloqueadas. O que eu faria é mover o iPad para esse grupo. Na maioria das vezes, isso torna o dispositivo inutilizável”, diz Colin. “A câmera, o FaceTime, as mensagens são desativadas. Eles não podem instalar ou excluir aplicativos e não podem fazer login. Eles não podem fazer muita coisa com isso. Eu apenas o deixo lá até que a escola relate um problema ou o localize.”
Colin sabia que ter uma variedade tão grande de dispositivos em várias escolas significaria uma carga de trabalho maior para sua equipe, então encontrar o MDM certo que economizaria tempo e esforço preciosos era essencial. Se algum problema técnico surgisse durante qualquer uma das implantações, ou se eles precisassem de conselhos sobre as melhores configurações para escolas individuais, o suporte 24/7 da Lightspeed Systems estaria sempre disponível. "Recebemos o suporte mais extraordinário da Lightspeed que eu teria que colocá-lo entre meus dois ou três principais serviços de suporte de toda a minha carreira em TI, que tem mais de 30 anos." Colin proclama.
Alcançando a visibilidade necessária para o sucesso
Desde a instalação do Lightspeed MDM em toda a diocese, cada escola teve uma contribuição maior em seus aplicativos e configurações. A equipe de tecnologia e os professores têm mais tempo para se concentrar em outros aspectos importantes de sua função e a diocese está totalmente confiante na escalabilidade da solução avançando, independentemente de quais sistemas operacionais são usados.
“Estaríamos perdidos sem um MDM em vez de gerenciá-los separadamente. O tempo dos professores é precioso. Eles precisam se concentrar no ensino”, diz Colin. “O Lightspeed MDM nos permite gerenciar e relatar centralmente os dispositivos e estar cientes do que está instalado neles, seja a versão do software ou os aplicativos. Ele nos permite atendê-lo como um cliente, para dar a você o que você precisa na sala de aula. Você não pode gerenciar algo a menos que o meça e tenha visibilidade sobre ele. Isso para mim é primordial.”
O Lightspeed MDM nos permite gerenciar e relatar centralmente os dispositivos e estar cientes do que está instalado neles, seja a versão do software ou aplicativos. Ele nos permite atendê-lo como cliente, para dar a você o que você precisa na sala de aula.
