La diocesi cattolica di Broken Bay è composta da 44 scuole che si estendono da Willoughby, sulla sponda settentrionale inferiore di Sydney, fino al lago Munmorah sulla costa centrale. Per oltre dieci anni, la diocesi ha utilizzato un mix di dispositivi BYOD e di proprietà della scuola per migliorare l'apprendimento, e ogni scuola ha scelto la tecnologia più adatta alle proprie esigenze.
Colin Phelps è il responsabile dei progetti ICLT presso la diocesi e ha la responsabilità di gestire i dispositivi in ogni scuola e di garantire che dispongano delle app, delle impostazioni e delle policy appropriate per l'apprendimento. Dopo aver assunto l'incarico, ha scoperto che i piani per aumentare il numero di dispositivi in tutta la diocesi sarebbero stati pressoché impossibili con il sistema che aveva ereditato.
"Prima del mio arrivo, un membro del personale locale, come un bibliotecario o un insegnante, usava Apple Configurator per installare app, eccetera, sui dispositivi", ricorda Colin. Questo significava che i dispositivi dovevano essere ritirati fisicamente e aggiornati per apportare eventuali modifiche.
Gli iPad sono stati i principali dispositivi introdotti nella diocesi e la maggior parte delle scuole ha continuato a implementare i nuovi dispositivi iOS acquistati. Alcune scuole, tuttavia, hanno sperimentato approcci diversi per la loro distribuzione.
"Funziona scuola per scuola", spiega Colin. "Ogni singola scuola decide la propria modalità operativa in base alla tecnologia. Alcune scuole dispongono anche di dispositivi Windows e Chromebook."
Lightspeed Mobile Device Management™ in soccorso
Colin sapeva che per aumentare con successo il numero di dispositivi sarebbe stata necessaria una soluzione di gestione dei dispositivi mobili scalabile e personalizzabile, compatibile con diversi dispositivi e sistemi operativi. Valutò diverse opzioni, ma sapeva che il suo predecessore aveva già installato Lightspeed Mobile Device Management™ (MDM) per i dispositivi BYOD in tutte le scuole. Dopo aver testato le altre funzionalità di Lightspeed MDM, si rese conto che era esattamente la soluzione di cui avevano bisogno e iniziò a collaborare con le scuole per la procedura di iscrizione.
"Abbiamo tenuto un incontro pre-progetto con le scuole", ci racconta Colin. "Abbiamo scoperto quali app avevano installato, come erano configurati i loro dispositivi, se erano configurati in modo univoco per una classe, un anno o un livello, e se tutti necessitavano delle stesse app. Abbiamo raccolto tutte queste informazioni, cancellato i dispositivi e li abbiamo registrati in Lightspeed MDM."
Uno dei principali vantaggi della scelta di Lightspeed MDM è stata la natura basata sul cloud della soluzione e l'integrazione con il Device Enrollment Program di Apple, che consente di registrare grandi quantità di dispositivi remotely da qualsiasi posizione.
"Essere basati sul cloud è fondamentale per noi. Significa che non abbiamo infrastrutture o altro da gestire", spiega Colin. "Vi faccio un esempio: nel 2018 abbiamo noleggiato 3.022 iPad. Senza il servizio basato sul cloud e senza il mio successo nel convincere il CIO a permettermi di configurare il sistema DEP di Apple, non saremmo stati in grado di distribuirli alle scuole in 13 giorni".
Essere basati sul cloud è fondamentale per noi. Significa che non abbiamo infrastrutture o altro da gestire.
Risparmia tempo con una libreria di app personalizzabile
Un altro fattore chiave di Lightspeed MDM che Colin ha apprezzato è stata la natura gerarchica del sistema, che gli consente di avere il pieno controllo sulle app e sulle autorizzazioni dei diversi utenti e conferisce a ogni scuola della diocesi tutto il controllo di cui ha bisogno sui propri dispositivi.
"Gestiamo i dispositivi scuola per scuola", ci spiega Colin tells. "In alcune scuole tutti i dispositivi hanno le stesse app e le stesse policy e vengono trattati come un unico gruppo. Mentre in altre scuole la suddivisione avviene a livello di anno scolastico e sono installate app diverse per le diverse fasce d'età".
Questo controllo personalizzabile significa che le scuole non sono vincolate da politiche e app generiche che potrebbero limitare l'apprendimento per studenti di età e abilità diverse, che potrebbero aver bisogno di risorse e accesso specifici. Gli amministratori scolastici ora hanno più voce in capitolo su quali app siano utili per le loro scuole e la richiesta di app da parte degli insegnanti non comporta più un aumento del carico di lavoro per loro stessi.
"Quando ho iniziato, mi è stato segnalato che durante le vacanze scolastiche il personale dedicava generalmente dai due ai quattro giorni del proprio tempo all'installazione fisica delle app", ricorda Colin. "Se una scuola desidera un'applicazione subito, ne fa richiesta al nostro reparto IT e in genere l'app viene distribuita entro 48-72 ore".
Dispositivi completamente gestiti con il minimo sforzo
Per garantire che i dispositivi vengano utilizzati solo per scopi educativi e siano protetti, la diocesi ha voluto anche accertarsi che tutte le funzioni che distraggono fossero disattivate e che gli studenti non potessero scaricare app inappropriate.
"Tutti i dispositivi degli studenti in Lightspeed MDM sono quelli che definirò completamente gestiti", spiega Colin. "Sono bloccati. Non possono installare app. Non possono eliminare app. Questa è un'impostazione standard per un dispositivo completamente gestito nel nostro ambiente."
Se i dispositivi dovessero essere portati a casa o se una scuola volesse modificare le policy per la pausa pranzo o fuori orario, oltre a poter personalizzare le policy per singoli studenti o gruppi, è anche possibile abilitare policy temporizzate con MDM.
"Ricordo che ci fu una situazione in cui dovemmo allentare una restrizione dopo la scuola per un paio d'ore e applicammo semplicemente una politica a tempo", racconta Colin.
Uno degli svantaggi di consentire che i dispositivi di proprietà della scuola vengano portati fuori sede è la rischiosa probabilità che vengano smarriti o rubati. Fortunately, Lightspeed MDM offre la possibilità di utilizzare la geolocalizzazione per rintracciare eventuali dispositivi smarriti e ottenere i telecomandi necessari per garantirne l'inaccessibilità.
"Se un dispositivo viene smarrito, ho creato un gruppo in cui ho impostato restrizioni molto rigide. Quello che farei è spostare l'iPad in quel gruppo. Nella maggior parte dei casi, questo rende il dispositivo inutilizzabile", dice Colin. "La fotocamera, FaceTime e la messaggistica sono disattivati. Non possono installare o eliminare app e non possono accedere. Non possono farci molto. Lo lascio lì finché la scuola non segnala un problema o non lo individua."
Colin sapeva che avere una così ampia varietà di dispositivi in diverse scuole avrebbe comportato un carico di lavoro maggiore per il suo team, quindi trovare il giusto MDM che facesse risparmiare tempo e fatica era essenziale. In caso di problemi tecnici durante una delle implementazioni, o se fosse necessario un consiglio sulle configurazioni migliori per le singole scuole, l'assistenza di Lightspeed Systems è sempre disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. "Abbiamo ricevuto da Lightspeed un supporto così eccezionale che lo inserirei tra i miei due o tre migliori servizi di supporto in tutta la mia carriera IT, che dura da ben oltre 30 anni", afferma Colin.
Raggiungere la visibilità necessaria per il successo
Da quando Lightspeed MDM è stato installato in tutta la diocesi, ogni scuola ha avuto un maggiore controllo sulle proprie app e impostazioni. Il team tecnico e gli insegnanti hanno più tempo per concentrarsi su altri aspetti importanti del loro ruolo e la diocesi ha piena fiducia nella scalabilità della soluzione, indipendentemente dal sistema operativo utilizzato.
"Saremmo persi senza un MDM, piuttosto che gestirli separatamente. Il tempo degli insegnanti è prezioso. Devono concentrarsi sull'insegnamento", afferma Colin. "Lightspeed MDM ci permette di gestire e creare report centralizzati sui dispositivi e di essere a conoscenza di ciò che è installato su di essi, che si tratti della versione software o delle applicazioni. Ci permette di servirvi come clienti, di fornirvi ciò di cui avete bisogno in classe. Non si può gestire qualcosa se non la si misura e non se ne ha visibilità. Questo per me è fondamentale."
Lightspeed MDM ci consente di gestire e generare report centralizzati sui dispositivi e di essere a conoscenza di ciò che è installato su di essi, che si tratti della versione software o delle applicazioni. Ci permette di servire al meglio i nostri clienti, offrendo loro ciò di cui hanno bisogno in classe.
