La Diócesis Católica de Broken Bay consta de 44 escuelas que se extienden desde Willoughby, en la costa norte de Sídney, hasta el lago Munmorah, en la Costa Central. Durante más de diez años, la diócesis ha utilizado una combinación de dispositivos BYOD y dispositivos propios de la escuela para mejorar el aprendizaje, y cada escuela ha decidido qué tecnología se adapta mejor a sus necesidades.
Colin Phelps es el Responsable de Proyectos ICLT en la diócesis y es responsable de gestionar los dispositivos en cada escuela, asegurándose de que cuenten con las aplicaciones, la configuración y las políticas correctas para el aprendizaje. Tras asumir el cargo, descubrió que los planes para aumentar el número de dispositivos en la diócesis serían prácticamente imposibles con el sistema que heredó.
“Antes de mi llegada, lo que ocurría era que un miembro del personal local, como un bibliotecario o un profesor, usaba Apple Configurator para instalar aplicaciones, etc., en los dispositivos”, recuerda Colin. Esto implicaba que los dispositivos debían recogerse físicamente y actualizarse para poder realizar cualquier cambio.
Los iPads fueron los principales dispositivos introducidos en la diócesis, y la mayoría de las escuelas continuaron implementando dispositivos iOS recién adquiridos. Sin embargo, algunas escuelas probaron diferentes enfoques para su implementación.
«Funciona según cada escuela», explica Colin. «Cada escuela decide su modo de funcionamiento en relación con la tecnología. Algunas escuelas también cuentan con dispositivos Windows y Chromebooks».
Lightspeed Mobile Device Management™ al rescate
Colin sabía que para aumentar con éxito el número de dispositivos, necesitarían una solución de gestión de dispositivos móviles escalable y personalizable que funcionara con diferentes dispositivos y sistemas operativos. Analizó varias opciones, pero sabía que su predecesor ya había instalado Lightspeed Mobile Device Management™ (MDM) para los dispositivos BYOD en las escuelas. Tras probar las demás funciones de Lightspeed MDM, se dio cuenta de que era justo la solución que necesitaban y comenzó a colaborar con las escuelas en el proceso de matriculación.
“Tuvimos una reunión previa al proyecto con las escuelas”, nos cuenta Colin. “Nos enteramos de qué aplicaciones tenían instaladas, cómo estaban configurados sus dispositivos, si estaban configurados específicamente para una clase, año o etapa, y si todos necesitaban las mismas aplicaciones. Recopilamos toda esa información, borramos los dispositivos y los inscribimos en Lightspeed MDM”.
Uno de los principales beneficios de elegir Lightspeed MDM fue la naturaleza basada en la nube de la solución, así como la integración con el Programa de inscripción de dispositivos de Apple, que permite inscribir grandes cantidades de dispositivos de forma remota desde cualquier ubicación.
“Estar en la nube es fundamental para nosotros. Significa que no tenemos que mantener ninguna infraestructura ni nada”, explica Colin. “Les daré un ejemplo: en 2018, alquilamos 3022 iPads. Sin el servicio en la nube y sin mi éxito al convencer al director de informática para que me permitiera configurar el sistema DEP de Apple, no habríamos podido implementarlos en las escuelas en 13 días”.
Estar en la nube es fundamental para nosotros. Significa que no hay infraestructura ni ningún otro servicio que debamos mantener.
Ahorra tiempo con una biblioteca de aplicaciones personalizable
Otro factor clave de Lightspeed MDM que Colin valoró fue la naturaleza jerárquica del sistema, que le permite tener control total de las aplicaciones y permisos de diferentes usuarios y le da a cada escuela de la diócesis tanto control como necesite sobre sus propios dispositivos.
“Gestionamos los dispositivos escuela por escuela”, nos dice Colin. “En algunas escuelas, todos sus dispositivos tienen las mismas aplicaciones y políticas, y se tratan como un solo grupo. En cambio, en otras, los dispositivos se dividen por curso y tienen diferentes aplicaciones instaladas para cada grupo de edad”.
Este control personalizable significa que las escuelas no están limitadas por políticas y aplicaciones generales que podrían restringir el aprendizaje de estudiantes de diferentes edades y capacidades que podrían necesitar recursos y acceso específicos. Los administradores escolares ahora tienen mayor influencia sobre qué aplicaciones son beneficiosas para sus escuelas, y solicitar aplicaciones a los docentes ya no implica un aumento de su carga de trabajo.
“Cuando empecé, me indicaron que, durante las vacaciones escolares, el personal solía dedicar entre dos y cuatro días de su tiempo libre a instalar aplicaciones”, recuerda Colin. “Si un colegio necesita una aplicación ahora, nos la solicita a TI y, por lo general, la implementan en un plazo de 48 a 72 horas”.
Dispositivos completamente administrados con el mínimo esfuerzo
Para garantizar que los dispositivos se utilicen únicamente con fines educativos y estén protegidos, la diócesis también quería asegurarse de que todas las funciones que distrajeran estuvieran desactivadas y que los estudiantes no pudieran descargar ninguna aplicación inapropiada.
“Todos los dispositivos de los estudiantes en Lightspeed MDM están completamente administrados”, explica Colin. “Están bloqueados. No pueden instalar ni eliminar aplicaciones. Esa es la configuración estándar para un dispositivo completamente administrado en nuestro entorno”.
Si los dispositivos se deben llevar a casa o una escuela quiere cambiar las políticas para la hora del almuerzo o fuera del horario de clases, además de poder personalizar las políticas para estudiantes individuales o grupos, también pueden habilitar políticas cronometradas con MDM.
“Recuerdo que tuvimos una situación en la que tuvimos que relajar una restricción después de la escuela durante un par de horas y simplemente aplicamos una política de tiempo limitado”, dice Colin.
Una de las desventajas de permitir que los dispositivos propiedad de la escuela se saquen de las instalaciones es la desafortunada probabilidad de que se extravíen o sean robados. Fortunately, Lightspeed MDM ofrece la posibilidad de usar la geolocalización para rastrear dispositivos perdidos y obtener los controles remotos necesarios para garantizar que sean inaccesibles.
“Si se pierde un dispositivo, he creado un grupo con restricciones muy estrictas. Lo que hago es mover el iPad a ese grupo. Generalmente, el dispositivo queda inutilizable”, dice Colin. “La cámara, FaceTime y los mensajes están desactivados. No pueden instalar ni eliminar aplicaciones, ni iniciar sesión. No pueden hacer gran cosa con él. Simplemente lo dejo ahí hasta que la escuela reporte un problema o lo localice”.
Colin sabía que tener una variedad tan amplia de dispositivos en varias escuelas implicaría una mayor carga de trabajo para su equipo, por lo que encontrar el MDM adecuado que les ahorrara tiempo y esfuerzo era esencial. Si surgía algún problema técnico durante las implementaciones o necesitaban asesoramiento sobre las mejores configuraciones para cada escuela, el soporte 24/7 de Lightspeed Systems siempre está disponible. «Recibimos un soporte excepcional de Lightspeed, tanto que lo clasificaría entre mis dos o tres mejores servicios de soporte de toda mi carrera en TI, que abarca más de 30 años», afirma Colin.
Lograr la visibilidad necesaria para el éxito
Desde la instalación de Lightspeed MDM en toda la diócesis, cada escuela ha tenido mayor participación en sus aplicaciones y configuraciones. El equipo técnico y el profesorado tienen más tiempo para centrarse en otros aspectos importantes de su función, y la diócesis confía plenamente en la escalabilidad de la solución en el futuro, independientemente del sistema operativo utilizado.
“Sin un MDM, estaríamos perdidos en lugar de gestionarlos por separado. El tiempo de los profesores es valioso. Necesitan concentrarse en la enseñanza”, dice Colin. “Lightspeed MDM nos permite gestionar y generar informes centralizados sobre los dispositivos, además de estar al tanto de lo que tienen instalado, ya sea la versión del software o las aplicaciones. Nos permite atenderte como cliente y ofrecerte lo que necesitas en el aula. No se puede gestionar algo sin medirlo y tener visibilidad. Para mí, eso es fundamental”.
Lightspeed MDM nos permite gestionar y generar informes centralizados sobre los dispositivos, así como conocer su instalación, ya sea la versión del software o las aplicaciones. Nos permite atenderle como cliente y ofrecerle lo que necesita en el aula.
