Points clés à retenir

• Les applications inutilisées ne sont pas inoffensives : elles sont coûteuses.
• L’encombrement numérique crée des risques de sécurité et de conformité.
• Une meilleure visibilité conduit à de meilleures décisions.

Alors que les écoles britanniques se préparent pour la nouvelle année scolaire, les équipes informatiques s'activent en coulisses : elles équipent les salles de classe, testent les logiciels edtech et veillent au bon fonctionnement de l'établissement dès le premier jour. Mais pendant que vous préparez tout pour les élèves et le personnel, il est utile de prendre un moment pour réfléchir : Quelles applications et quels logiciels sont utilisés et qu'est-ce qui occupe simplement un espace précieux ?

Même avec les meilleures intentions pour fournir aux enseignants et aux élèves les logiciels et outils les plus récents pour la classe, les applications inutilisées peuvent s'accumuler discrètement dans les écosystèmes technologiques scolaires. Les outils edtech inutilisés ou rarement utilisés ne restent pas inactifs : ils coûtent du temps et de l'argent aux écoles. Chaque petit désordre numérique peut s'accumuler.

Nous avons dressé une liste des problèmes potentiels que peuvent rencontrer les équipes informatiques des écoles – et comment Lightspeed Systems peut vous aider à gérer vos écosystèmes technologiques pour un nouveau départ ce trimestre.

Comment les écoles peuvent-elles garder une longueur d’avance sur les cyberattaques ?

Il est plus difficile de voir ce qui fonctionne réellement

Lorsque le parc d'applications de votre établissement scolaire ou de votre organisation est surchargé, saturé et encombré, il peut être extrêmement difficile de déterminer ce qui a réellement un impact sur l'enseignement et l'apprentissage. Ce manque de clarté peut engendrer une incertitude quant au renouvellement des applications et des logiciels : quelles applications sont-elles justifiées et lesquelles constituent un bon investissement pour votre environnement d'apprentissage ?

Les coûts de licence gaspillés s'accumulent rapidement

Divers logiciels et outils EdTech facturent par utilisateur ou par appareil, ce qui signifie que les établissements paient souvent pour des licences et des applications inutilisées. Ces licences non utilisées peuvent, discrètement et invisiblement, grever des budgets qui pourraient autrement être consacrés à des outils plus utiles et plus performants pour votre établissement et votre organisation. Lightspeed Insight peut identifier des informations financières cruciales pour chaque application installée sur les appareils de votre établissement/organisation, notamment le coût des licences et le retour sur investissement actuel de chaque application. Ces informations cruciales permettent aux équipes informatiques et financières de prendre des décisions éclairées quant aux applications à conserver et à renouveler, à celles pour lesquelles renégocier les contrats et à celles qu'elles peuvent supprimer facilement des appareils de l'établissement/organisation.

Risque accru en matière de sécurité et de conformité

Ce n'est pas parce qu'une application n'est pas utilisée qu'elle ne présente aucun risque. Les logiciels dormants et inactifs peuvent néanmoins accéder aux données, rester connectés aux réseaux, voire servir de porte dérobée aux cybermenaces en rendant accessibles des ports potentiellement non sécurisés, surtout s'ils ne sont pas régulièrement mis à jour ou surveillés. Les applications et outils inutilisés sont plus susceptibles d'être omis lors des mises à jour et des audits, créant ainsi des angles morts pouvant compromettre le respect des politiques de protection des données. Pour les établissements scolaires traitant de grands volumes d'informations sensibles, même un léger oubli peut avoir de graves conséquences. Lightspeed Insight permet aux utilisateurs de voir quelles applications sont utilisées efficacement, lesquelles sont mises à jour et conformes aux politiques et procédures, et lesquelles sont risquées, non sécurisées et non conformes.

Plus d'outils = Plus de gestion

Il est facile de sous-estimer l'ampleur du travail en coulisses nécessaire à la maintenance de chaque application ou plateforme de la pile technologique de votre établissement. Même les outils inutilisés doivent être surveillés pour les mises à jour, respectés par les lois et politiques de protection des données, et leur compatibilité avec les appareils et les réseaux doit être vérifiée. Si un utilisateur tente d'accéder à l'une de ces applications inutilisées, c'est l'équipe informatique qui reçoit une contravention. Multipliez cela par des dizaines, voire des centaines d'applications : vous vous exposez à une perte de temps considérable. Plus il y a de logiciels en jeu, plus l'environnement devient complexe, plus vos équipes informatiques ont du mal à se concentrer sur les systèmes essentiels. Lightspeed MDM permet une gestion centralisée à distance des applications et des logiciels sur tous les appareils de l'établissement, réduisant ainsi la charge de travail des équipes informatiques et garantissant que toutes les applications installées et utilisées sont à jour et conformes.

Systèmes plus lents et appareils encombrés

Les applications inutilisées sur les appareils des élèves et du personnel, en particulier celles qui sont automatiquement déployées, peuvent rapidement affecter les performances. Des temps de démarrage lents, un espace de stockage réduit et des logiciels lents transforment les tâches quotidiennes en retards frustrants. Pour les élèves, c'est du temps d'apprentissage perdu. Pour les enseignants, c'est un obstacle supplémentaire dans une journée déjà bien remplie. Et pour les équipes informatiques ? Cela signifie une augmentation des demandes d'assistance pour des problèmes qui auraient pu être évités. Garder les appareils simples et fonctionnels ne se résume pas à une question d'ordre : il s'agit de garantir que votre technologie fonctionne comme prévu au moment opportun.

Est-il temps de procéder à une réinitialisation numérique ?

Avec la rentrée scolaire, c'est le moment idéal pour faire le point sur la boîte à outils numérique de votre établissement. Les applications inutilisées peuvent sembler inoffensives, mais comme nous l'avons vu, elles peuvent discrètement grever les budgets, ralentir les systèmes et introduire des risques inutiles, tout en alourdissant la charge de travail d'équipes informatiques déjà surchargées.

Une approche plus rationalisée et ciblée de la gestion des logiciels libère non seulement du temps et des ressources, mais contribue également à garantir que votre technologie soutient l’enseignement et l’apprentissage, sans les gêner.

Vous ne savez pas par où commencer ?

Avec les bons logiciels et outils de gestion des appareils, vous pouvez facilement suivre l'utilisation des applications, identifier celles qui fonctionnent et prendre des décisions éclairées sur ce qu'il faut conserver (et ce qu'il faut supprimer). Un petit geste peut faire toute la différence ce trimestre. Si vous souhaitez savoir comment Lightspeed Systems peut vous aider à gérer et à maintenir les équipements technologiques de votre établissement et à vous moderniser pour la nouvelle année, prenez rendez-vous pour une discussion et une démonstration avec un membre de notre équipe. ici.