Catholic Diocese of Broken Bay består av 44 skoler som strekker seg fra Willoughby på Sydneys nedre nordkyst til Lake Munmorah på Central Coast. I over ti år har bispedømmet brukt en blanding av BYOD og skoleeide enheter for å forbedre læringen, og hver skole bestemte hvilken teknologi som passer best for dem.
Colin Phelps er ICLT-prosjektansvarlig ved bispedømmet og har ansvaret for å administrere enhetene på tvers av hver skole og sikre at de har de riktige appene, innstillingene og retningslinjene for å være egnet for læring. Etter å ha gått inn i rollen, oppdaget han at planer om å øke antall enheter på tvers av bispedømmet kom til å være nesten umulige med systemet han arvet.
"Før jeg kom, var det som skjedde at en lokal medarbeider som en bibliotekar eller en klasseromslærer ville bruke Apple Configurator til å installere apper osv. på enhetene," minnes Colin. Dette vil bety at enhetene må samles inn og oppdateres fysisk for at eventuelle endringer kan gjøres.
iPad var de viktigste enhetene som ble introdusert for bispedømmet, og flertallet av skolene fortsatte å lansere nyinnkjøpte iOS-enheter. Noen skoler prøvde imidlertid forskjellige tilnærminger til deres utplassering.
"Det fungerer fra skole til skole," forklarer Colin. "Den enkelte skole bestemmer sin virkemåte i forhold til teknologien. Noen skoler vil også ha Windows-enheter i tillegg til Chromebook."
Lightspeed Mobile Device Management™ til unnsetning
Colin visste at for å lykkes med å øke antall enheter, ville de trenge en skalerbar og tilpassbar administrasjonsløsning for mobile enheter som ville fungere på tvers av forskjellige enheter og operativsystemer. Han så på forskjellige alternativer, men var klar over at forgjengeren hans allerede hadde installert Lightspeed Mobile Device Management™ (MDM) for BYOD-enhetene på tvers av skolene. Etter å ha testet de andre egenskapene til Lightspeed MDM innså han at det var akkurat løsningen de trengte, og begynte å jobbe med skolene om registreringsprosessen.
"Vi holdt et forprosjektmøte med skolene," sier Colin 1TP3 til oss. "Vi lærte hvilke apper de hadde installert, hvordan enhetene deres ble satt opp, om de var satt opp unikt for en klasse, et år eller et trinn, og om de alle trengte de samme appene. Vi samlet all den informasjonen, tørket enhetene og registrerte dem i Lightspeed MDM."
En av hovedfordelene ved å velge Lightspeed MDM var løsningens skybaserte natur samt integrasjonen med Apples Device Enrollment Program, som gjør at store mengder enheter kan registreres remotely fra et hvilket som helst sted.
"Å være skybasert er avgjørende for oss. Det betyr at det ikke er noen infrastruktur eller noe vi må vedlikeholde," forklarer Colin. "Jeg skal gi deg et eksempel: I 2018 leide vi 3022 iPader. Uten at tjenesten var skybasert og uten at jeg lykkes med å overbevise CIO om å la meg sette opp Apples DEP-system, ville vi ikke ha vært i stand til å distribuere dem til skolene på 13 dager."
Å være skybasert er avgjørende for oss. Det betyr at det ikke er noen infrastruktur eller noe vi må vedlikeholde.
Spar tid med et tilpassbart appbibliotek
En annen nøkkelfaktor som Lightspeed MDM Colin satte pris på var den hierarkiske karakteren til systemet som lar ham ha full kontroll over forskjellige brukers apper og tillatelser og gir hver skole i bispedømmet så mye kontroll som de trenger over sine egne enheter.
"Vi administrerer enhetene skole for skole," sier Colin 1TP3 til oss. "Vi har noen skoler der alle enhetene deres har de samme appene og retningslinjene og blir behandlet som én gruppe. Mens vi har andre skoler som deler det ned til et årsnivå og har forskjellige apper installert for forskjellige aldersgrupper."
Denne tilpassbare kontrollen betyr at skoler ikke sitter fast med generelle retningslinjer og apper som kan begrense læring for elever i ulike aldre og ferdigheter som kanskje trenger spesifikke ressurser og tilgang. Skoleadministratorer har nå mer å si over hvilke apper som er fordelaktige for skolene deres, og lærere som ber om apper betyr ikke lenger en økning i arbeidsmengden for dem selv.
"Da jeg begynte, ble det indikert for meg at ansatte i skoleferier vanligvis brukte et sted mellom to til fire dager av sin egen tid på å fysisk installere apper," minnes Colin. "Hvis en skole vil ha en applikasjon nå, sender de inn en forespørsel til oss innen IT, og vanligvis vil de ha den appen utplassert innen 48 til 72 timer."
Fullt administrerte enheter med minimal innsats
For å sikre at enheter bare brukes til pedagogiske formål og er ivaretatt, ønsket bispedømmet også å sikre at eventuelle distraherende funksjoner ble deaktivert, og at studenter ikke ville kunne laste ned upassende apper.
"Alle studentenhetene i Lightspeed MDM er det jeg vil referere til som fullstendig administrerte," forklarer Colin. "De er låst. De kan ikke installere apper. De kan ikke slette apper. Det er en standardinnstilling for en fullstendig administrert enhet i miljøet vårt."
Hvis enhetene skulle tas med hjem eller en skole ønsker å endre retningslinjene for en lunsjpause eller utenom åpningstidene, i tillegg til å kunne tilpasse retningslinjer for individuelle elever eller grupper, kan de også aktivere tidsbestemte policyer med MDM.
"Jeg husker at vi hadde en situasjon der vi måtte lempe på en restriksjon etter skoletid i et par timer, og vi kjørte bare en tidsbestemt policy," sier Colin.
En av ulempene ved å tillate at skoleeide enheter tas med utenfor stedet er den uheldige sannsynligheten for at de blir forlagt eller stjålet. Fortunately, Lightspeed MDM gir muligheten til å bruke geolokalisering for å spore opp eventuelle tapte enheter og få de nødvendige fjernkontrollene for å sikre at de er utilgjengelige.
"Hvis en enhet forsvinner, har jeg satt opp en gruppe der jeg har begrensninger svært tungt låst. Det jeg ville gjort er at jeg flytter iPad-en inn i den gruppen. For det meste gjør det enheten ubrukelig," sier Colin. "Kameraet, FaceTime, meldinger er slått av. De kan ikke installere eller slette apper og de kan ikke logge på. De kan ikke gjøre så mye med det. Jeg lar det bare sitte der til skolen rapporterer et problem eller finner det."
Colin visste at å ha et så bredt utvalg av enheter på flere skoler ville bety en større arbeidsbelastning for teamet hans, så det var viktig å finne den rette MDM som ville spare verdifull tid og krefter. Hvis det skulle oppstå tekniske problemer under noen av distribusjonene, eller de trengte råd om de beste oppsettene for individuelle skoler, er Lightspeed Systems 24/7-støtte alltid tilgjengelig. "Vi fikk den mest fremragende støtten fra Lightspeed som jeg ville ha for å sette den i mine topp to eller tre støttetjenester fra hele min IT-karriere, som er godt over 30 år." Colin proklamerer.
Oppnå synligheten som trengs for å lykkes
Siden installasjonen av Lightspeed MDM på tvers av hele bispedømmet, har hver skole hatt større innspill til appene og innstillingene sine. Teknologiteamet og lærerne har mer tid til å fokusere på andre viktige aspekter av rollen deres, og bispedømmet har full tillit til skalerbarheten til løsningen fremover uavhengig av hvilke operativsystemer som brukes.
"Vi ville gått tapt uten en MDM i stedet for å administrere dem separat. Lærernes tid er dyrebar. De må fokusere på undervisning," sier Colin. "Lightspeed MDM lar oss administrere og rapportere enhetene sentralt og være klar over hva som er installert på dem, enten det er programvareversjon eller applikasjoner. Det lar oss betjene deg som kunde, gi deg det du trenger i klasserommet. Du kan ikke administrere noe med mindre du måler det, og du har synlighet på det. Det er førsteklasses for meg."
Lightspeed MDM lar oss administrere og rapportere enhetene sentralt og være klar over hva som er installert på dem, enten det er programvareversjonen eller applikasjonene. Det lar oss betjene deg som kunde, for å gi deg det du trenger i klasserommet.
