Politique de confidentialité des candidats et employés Lightspeed Systems

Cette politique de confidentialité des candidats et des employés («Politique”) décrit comment Lightspeed Systems (“Lightspeed, "Compagnie, "nous, "nous, "notre”) recueille, utilise et divulgue des informations personnelles telles que définies par la loi applicable de et concernant (1) les candidats à un emploi et (2) nos employés et sous-traitants (et leurs bénéficiaires et contacts d'urgence) dans le cadre de notre recrutement et de notre relation de travail avec le personnes concernées. Nous pouvons mettre à jour cette politique à tout moment. Nous pouvons également vous fournir des avis de confidentialité supplémentaires concernant notre collecte, utilisation ou divulgation d'informations. Si vous résidez au Royaume-Uni ou dans l'Espace économique européen, veuillez également vous référer à l'avis supplémentaire au bas de la présente Politique (l'« Avis UE/Royaume-Uni »).

Cette politique ne fait pas partie d'un contrat de travail ou d'un contrat de prestation de services. Si vous nous fournissez des services via ou en relation avec une autre société, nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de cette société.

Cette politique ne s'applique pas à notre traitement des données recueillies à votre sujet dans votre rôle d'utilisateur de nos services destinés aux consommateurs. Lorsque vous interagissez avec nous dans le cadre de ce rôle, le Lightspeed Politique de confidentialité s'applique.

1. Types d'informations personnelles que nous traitons et comment nous utilisons ces informations

Nous collectons, stockons et utilisons divers types d'informations personnelles tout au long du processus de candidature et de recrutement ou pendant l'engagement ou l'emploi pertinent avec nous. Nous collectons ces informations soit directement auprès de vous, soit (le cas échéant) auprès d'une autre personne ou entité, telle qu'une agence de placement ou un cabinet de conseil, un fournisseur de vérification des antécédents ou d'autres sources de référence.

A. Candidats

jeinformations que nous collecter. Le type d'informations que nous recueillons à votre sujet peut inclure :

  • Identification et coordonnées tels que le nom complet, l'adresse physique, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail.
  • Informations professionnelles ou liées à l'emploi, comprenant:
    • Informations sur le recrutement, l'emploi ou l'engagement tels que les formulaires de candidature et les informations incluses dans un curriculum vitae, une lettre de motivation ou autrement fournies par le biais de tout processus de candidature ou d'engagement.
    • Informations sur les carrières tels que les titres de poste ; antécédents de travail; dates de travail et lieux de travail; des informations sur les compétences, les qualifications, l'expérience, les publications, les allocutions et les préférences ; et les adhésions professionnelles.
  • Informations sur l'éducation tels que les établissements fréquentés, les diplômes, les certifications, les cours de formation, les publications et les informations sur les relevés de notes.
  • Informations sur l'évaluation telles que la performance sur la personnalité du candidat et les évaluations cognitives.
  • Informations audio ou visuelles telles que des images de vidéosurveillance ainsi que d'autres informations relatives à la sécurité de nos locaux ; et photographies soumises.
  • Les autres informations que vous choisissez volontairement de partager avec nous dans le cadre de votre candidature.

Comment nous utilisons ces informations personnelles. Nous collectons, utilisons, partageons et stockons les informations personnelles des candidats à l'emploi pour nos objectifs commerciaux et opérationnels ainsi que ceux de nos prestataires de services dans le cadre de notre processus de recrutement et d'embauche, tels que : le traitement de votre candidature ; évaluer vos compétences, vos qualifications et vos intérêts ; le suivi de votre candidature tout au long du processus de recrutement ; contacter des références; effectuer des vérifications des antécédents que vous autorisez ; vous évaluer pour les opportunités d'emploi actuelles et futures, y compris la mise en correspondance de vos compétences et de vos intérêts avec les exigences du poste applicables ; communiquer avec vous tout au long du processus d'embauche ; prendre des décisions d'embauche; et répondre à vos demandes. Nous utiliserons également les informations des candidats à des fins d'analyse interne pour comprendre les candidats qui postulent et pour améliorer notre processus de recrutement, notamment en améliorant nos efforts de diversité et d'inclusion. Nous pouvons parfois avoir besoin d'utiliser les informations du candidat à des fins légales, par exemple dans le cadre de toute contestation de nos décisions d'embauche.

B. Employés et entrepreneurs

Informations que nous collectons. Le type d'informations que nous avons sur vous (et potentiellement sur vos bénéficiaires et contacts d'urgence) dépend de votre rôle chez nous et peut inclure, le cas échéant :

  • Informations d'identification et de contact et identifiants associés tels que le nom complet, la date et le lieu de naissance, la citoyenneté et la résidence permanente, les adresses personnelles et professionnelles, les numéros de téléphone, les adresses e-mail et ces informations sur vos bénéficiaires ou contacts d'urgence.
  • Informations professionnelles ou liées à l'emploi, comprenant:
    • Informations sur le recrutement, l'emploi ou l'engagement tels que les formulaires de candidature et les informations incluses dans un curriculum vitae, une lettre de motivation, des références ou autrement fournies par le biais de tout processus de candidature ou d'engagement ; et des copies de documents d'identification, tels que permis de conduire, passeports, visas et autres documents délivrés par le gouvernement ; et les résultats et références de la vérification des antécédents.
    • Informations sur les carrières tels que les titres de poste ; antécédents de travail; dates de travail et lieux de travail; contrats d'emploi, de service ou d'engagement ; informations sur l'évaluation et le rendement ; des informations sur les compétences, les qualifications, l'expérience, les allocutions et les préférences (par exemple, la mobilité) ; les registres des absences et des congés ; adhésions professionnelles; informations disciplinaires et de griefs; et les informations de résiliation.
    • L'information financière telles que les informations sur le salaire, la masse salariale, la pension ou les cotisations de retraite ; et les informations sur le compte bancaire et les impôts.
    • Informations sur les voyages d'affaires et les dépenses telles que les informations sur l'itinéraire de voyage, les dépenses d'entreprise et l'utilisation de la carte de crédit de l'entreprise.
  • Informations sur l'éducation tels que les établissements fréquentés, les diplômes, les certifications, les cours de formation, les publications et les informations sur les relevés de notes.
  • Internet, réseau électronique et activité de l'appareil et informations sur l'appareil et identifiants associés telles que des informations sur votre utilisation du réseau de la Société, des informations et des systèmes de communication, y compris les identifiants d'utilisateur, les mots de passe, les adresses IP, les identifiants d'appareil, les journaux Web et les pistes d'audit de l'accès au système.
  • Informations de géolocalisation pour la récupération de l'appareil si vous utilisez un appareil émis par l'entreprise et lorsque vous gérez les biens de l'entreprise.
  • Informations audio ou visuelles telles que des images de vidéosurveillance, ainsi que d'autres informations relatives à la sécurité de nos locaux ; réunions ou présentations enregistrées auxquelles vous participez ; enregistrements d'appels du système de l'entreprise ; photographies soumises et photographies prises lors de réceptions de l'entreprise.
  • Informations de classification potentiellement protégées telles que la race, le sexe/le genre, l'identité/l'expression de genre, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial, le service militaire, la nationalité, l'origine ethnique, la demande de congé pour soins familiaux, les opinions politiques, les antécédents criminels et d'autres informations pour nous aider à contrôler le respect de la législation sur l'égalité des chances .
  • Information sur la santé vous concernant et, le cas échéant, vos bénéficiaires, tels que les conditions médicales et autres informations fournies dans les formulaires de déclaration de santé, le statut d'invalidité, les incidents ou accidents de santé et de sécurité, les dossiers de maladie et les problèmes de santé nécessitant des adaptations à votre environnement de travail ou à vos pratiques de travail .

Comment nous utilisons ces informations personnelles. Nous collectons, utilisons, partageons et stockons des informations personnelles pour les besoins commerciaux de la Société et de nos prestataires de services, qui incluent, le cas échéant :

  • Gestion et administration RH y compris la formation, la rémunération et les avantages, les factures, les congés, les horaires, le développement de carrière, les évaluations et la reconnaissance du rendement, l'enquête et la résolution des demandes de renseignements et des plaintes, la fourniture de références, la planification de la relève, les changements organisationnels, la prévention de la fraude et les enquêtes, la préparation d'analyses et de rapports et la communication notre personnel sur les mises à jour ou les informations pertinentes sur les avantages, les avantages et les remises, et les modifications apportées aux produits et services de la Société.
  • Performance des opérations commerciales, y compris la fourniture et la surveillance des systèmes informatiques à des fins licites, la tenue des comptes et des répertoires internes, la gestion des crises, la protection de la santé et de la sécurité au travail, la participation aux activités de diligence raisonnable liées à l'entreprise, la planification de la relève commerciale et la réalisation d'analyses et d'audits internes.
  • Recrutement, y compris les entretiens, la sélection et l'embauche de nouveaux employés.
  • Opérations de sécurité, y compris la détection des incidents de sécurité, le débogage et la réparation des erreurs, la prévention de l'accès non autorisé à nos systèmes informatiques et de communications électroniques et à nos véhicules et la prévention de la distribution de logiciels malveillants, ainsi que la surveillance et le contrôle de l'accès aux locaux et emplacements de l'entreprise (y compris via l'utilisation de la vidéosurveillance).
  • La sauvegarde du Lightspeed et du service, y compris la protection de la Société, de notre personnel, des utilisateurs, des partenaires et autres.
  • Conformité légale, telles que le respect des obligations anti-corruption, fiscales, de sécurité sociale et d'immigration, et répondre et coopérer avec les demandes et enquêtes légales ou réglementaires.
  • A votre demande, afin de répondre à vos demandes.

2. Avec qui partageons-nous les informations personnelles

Nous divulguerons les informations personnelles des candidats, des employés et des sous-traitants aux types d'entités suivants ou dans les circonstances suivantes (le cas échéant) :

  • Intérieurement: aux personnes au sein de la société et de ses sociétés affiliées pour réaliser les objectifs décrits dans la présente politique, y compris aux ressources humaines et au personnel impliqués dans le processus de recrutement et d'embauche, et (si vous êtes embauché) votre responsable, ainsi que le personnel de la société, tels que la paie, l'informatique, le juridique et la finance.
  • Les fournisseurs de services: fournisseurs de services technologiques, fournisseurs de gestion de voyages, fournisseurs de ressources humaines, prestataires de régimes d'avantages sociaux collectifs, sociétés de vérification des antécédents et agences d'emploi ou recruteurs, le cas échéant, ainsi que fournisseurs de services tels que les fournisseurs de rémunération et d'avantages sociaux, les conseillers fiscaux et autres conseillers professionnels, les fournisseurs de services technologiques , les émetteurs de cartes d'entreprise, les prestataires de gestion de voyages, les prestataires de voyages, les prestataires de ressources humaines, les prestataires de régimes d'avantages sociaux collectifs, les sociétés de vérification des antécédents et les entreprises d'emploi (en relation avec les sous-traitants ou les travailleurs intérimaires).
  • Pour les opérations commerciales : pour fournir à une autre entité (telle qu'une contrepartie commerciale ou un client potentiel ou existant) un moyen de vous contacter dans le cours normal des affaires, par exemple, en fournissant vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
  • Conseils juridiques et conformité : pour demander des conseils juridiques à nos avocats externes, ou lorsque la loi, un règlement ou une ordonnance du tribunal l'exige ou en réponse à une demande d'assistance de la police ou d'un autre organisme chargé de l'application de la loi.
  • Finalités de la transaction commerciale : dans le cadre de la vente, de l'achat ou de la fusion d'une entreprise.
  • A votre demande : afin de répondre à vos demandes.

3. Comment nous contacter à propos de cette politique

Si vous avez des questions sur cette politique, veuillez envoyer un e-mail au Département de la confidentialité à l'adresse privacy@lightspeedsystems.com

4. Avis supplémentaire pour les résidents du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen

Cet avis UE/Royaume-Uni pour les résidents du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen est fourni afin de satisfaire à certaines obligations de Lightspeed en vertu du règlement général de l'UE sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679) (le « RGPD ») et des données du Royaume-Uni. Protection Act 2018 (tel que modifié de temps à autre) et toute transposition pertinente, ou successeur ou remplacement de ce règlement (collectivement, la « législation sur la protection des données »).

En vertu de la loi applicable, Lightspeed est considéré comme le « contrôleur de données » des informations personnelles que nous traitons en vertu de la présente politique. En d'autres termes, nous sommes responsables de décider comment collecter, utiliser et divulguer ces informations, sous réserve de la loi applicable. Nos coordonnées apparaissent dans cette politique.

Bases légales

La législation sur la protection des données peut nous obliger à vous expliquer les bases juridiques de notre collecte, traitement et utilisation de vos informations personnelles. Nos bases juridiques comprennent :

  • prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat de travail ou un autre contrat avec vous ou d'exécuter un contrat de travail (par exemple, pour administrer la paie et les avantages sociaux) ;
  • nos intérêts légitimes (par exemple, la gestion des ressources humaines ; dans la gestion de nos opérations commerciales et des ressources informatiques, telles que la gestion des répertoires internes et l'amélioration de la cybersécurité ; dans la protection de Lightspeed, de ses employés, clients et autres ; résolution des différends ; sécurité physique, informatique et la sécurité du réseau ; la sécurité au travail ; et dans la gestion de la relation de travail avec vous, comme les évaluations de performance, la formation et les promotions ; les enquêtes internes );
  • traiter et respecter les exigences et obligations légales (en particulier dans le domaine du droit du travail et de l'emploi, du droit de la sécurité sociale et de la protection sociale, du droit de la protection des données, du droit fiscal et des lois sur la conformité des entreprises) ;
  • la protection de vos intérêts vitaux ou d'une autre personne (par exemple, dans une situation médicale d'urgence) ;
  • votre consentement (consentement explicite si nécessaire), conformément à la loi locale sur la protection des données.

Lorsque la collecte d'informations personnelles est nécessaire pour se conformer à des obligations légales ou contractuelles, ou pour gérer la relation de travail, la fourniture d'informations personnelles est généralement obligatoire. Dans tous les autres cas, la fourniture des informations personnelles demandées est facultative ; cependant, le défaut de fournir les informations peut entraîner votre incapacité à participer pleinement à l'activité ou à l'avantage pour lequel les informations personnelles sont demandées, comme un programme d'avantages facultatifs. Si vous avez des questions concernant l'obligation de fournir des informations personnelles et les conséquences de la rétention de ces données, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la présente politique.

Les informations personnelles que nous collectons et traitons peuvent également contenir des données sensibles relatives à votre race ou origine ethnique, votre santé ou condition physique ou mentale, votre appartenance à un syndicat, la commission ou la commission présumée d'infractions pénales et toute action en justice connexe. Par exemple, Lightspeed peut traiter les informations de santé conformément aux lois applicables, telles que les informations sur les handicaps à des fins d'aménagement sur le lieu de travail et dans le but d'organiser les prestations médicales des employés. Nous collectons et traitons des données sensibles uniquement là où et dans la mesure permise conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Transfert de renseignements personnels

Vos informations personnelles peuvent être transférées vers des pays qui peuvent ne pas avoir des lois de protection des données identiques ou équivalentes à celles de l'Union européenne. Le cas échéant, nous effectuons ces transferts conformément à la législation sur la protection des données, par exemple en utilisant des clauses contractuelles types (telles que publiées par la Commission européenne).

Conservation des renseignements personnels

Nous pouvons conserver les informations personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites ci-dessus, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi applicable. Pour assurer la sécurité et la continuité des activités des activités décrites dans cet avis, nous pouvons effectuer des sauvegardes de certaines données, que nous pouvons conserver plus longtemps que les données d'origine.

Sécurité des informations personnelles

Nous prenons des mesures de sécurité techniques, administratives, physiques et procédurales pour réduire le risque que les informations personnelles en notre possession et sous notre contrôle subissent une destruction, une perte, une altération ou une divulgation ou un accès non autorisés accidentels ou illicites. Veuillez visiter notre Sécurité et conformité page pour des informations plus détaillées sur nos pratiques de confidentialité et de sécurité des données.

Droits et choix

Lorsque la législation sur la protection des données s'applique, vous disposez de certains droits légaux pour demander l'accès, la rectification ou l'effacement des informations personnelles que nous détenons à votre sujet.

Dans certains cas, vous avez le droit de recevoir, sous forme portable, une copie des informations personnelles que vous nous avez fournies ou de demander que nous les transmettions à un tiers. Vous pouvez également vous opposer à notre traitement de vos informations personnelles ou demander certaines restrictions sur le traitement. Vous pouvez retirer tout consentement que vous avez fourni pour le traitement des informations personnelles (ce qui n'affectera pas la légalité de tout traitement qui a eu lieu avant que la demande ne prenne effet). Tous ces droits peuvent être exercés en contactant l'entité applicable énumérée ci-dessous ou en contactant Lightspeed comme décrit ci-dessus, qui traitera ou acheminera la demande selon le cas. Ces droits sont soumis à des exceptions et limitations légales, que nous devons prendre en compte lors du traitement de la demande.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant notre traitement des informations personnelles, veuillez nous contacter comme décrit dans la présente politique. Vous pouvez également contacter l'autorité gouvernementale compétente (par exemple, le Bureau du Commissaire à l'information du Royaume-Uni pour les particuliers britanniques) avec une plainte liée à notre traitement de vos informations personnelles. Cependant, nous vous invitons à nous donner une chance de résoudre la situation directement. Votre vie privée est importante pour nous, et nous ferons de notre mieux pour répondre à vos préoccupations.

Contacter Lightspeed

Pour exercer vos droits dans le présent avis UE/Royaume-Uni ou en vertu de la législation sur la protection des données (y compris pour demander des informations supplémentaires sur les mécanismes que nous avons mis en place en ce qui concerne les transferts d'informations personnelles en dehors de l'UE), pour nous informer de vos préférences ou pour nous faire part de vos plaintes, préoccupations ou questions, veuillez nous contacter comme suit :

Délégué à la protection des données: John Genter
Département de la confidentialité de Lightspeed Systems
2500, chemin Bee Cave, bureau 350
Austin, TX 78746

E-mail: privacy@lightspeedsystems.com

Règlement général sur la protection des données (RGPD) – Représentant européen

Conformément à l'article 27 du règlement général sur la protection des données (RGPD), Lightspeed Systems a nommé l'Office européen de la protection des données (EDPO) comme son représentant GDPR dans l'UE. Vous pouvez contacter l'EDPO concernant les questions relatives au RGPD :

Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (RGPD) - Représentant au Royaume-Uni

Conformément à l'article 27 du RGPD britannique, Lightspeed Systems a nommé EDPO UK Ltd en tant que représentant britannique du RGPD au Royaume-Uni. Vous pouvez contacter EDPO UK concernant les questions relatives au RGPD britannique :

 

Cette politique a été mise à jour pour la dernière fois le 06/02/2021. Date d'entrée en vigueur : 06/02/2021

Homme assis au bureau sur un ordinateur portable regardant le tableau de bord du filtre Lightspeed

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