Lightspeed Systems ansøger og ansattes fortrolighedspolitik

Denne ansøger og medarbejderes privatlivspolitik (“Politik”) Beskriver, hvordan Lightspeed Systems (“Lightspeed, ”“Selskab, ”“vi, ”“os, ”“vores”) Indsamler, bruger og videregiver personlige oplysninger som defineret i gældende lovgivning fra og omkring (1) jobansøgere og (2) vores medarbejdere og entreprenører (og deres modtagere og nødkontakter) i forbindelse med vores rekruttering og arbejdsforhold med relevante personer. Vi kan til enhver tid opdatere denne politik. Vi kan også give dig yderligere fortrolighedsmeddelelser vedrørende vores indsamling, brug eller videregivelse af oplysninger. Hvis du er bosiddende i Det Forenede Kongerige eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, henvises også til den supplerende meddelelse i bunden af denne politik ("EU / UK Notice").

Denne politik er ikke en del af nogen ansættelseskontrakt eller kontrakt om levering af tjenester. Hvis du leverer tjenester til os gennem eller i forbindelse med en anden virksomhed, er vi ikke ansvarlige for den virksomheds fortrolighedspraksis.

Denne politik gælder ikke for vores håndtering af data, der er indsamlet om dig i din rolle som bruger af vores tjenester, der vender mod forbrugerne. Når du interagerer med os som i den rolle, er Lightspeed fortrolighedspolitik gælder.

1. Typer af personlige oplysninger, vi håndterer, og hvordan vi bruger disse oplysninger

Vi indsamler, gemmer og bruger forskellige typer personlige oplysninger gennem ansøgnings- og rekrutteringsprocessen eller under det relevante engagement eller ansættelse hos os. Vi indsamler sådanne oplysninger enten direkte fra dig eller (hvor det er relevant) fra en anden person eller enhed, såsom et arbejdsformidlingskontor eller konsulentfirma, baggrundskontroludbyder eller andre henvisningskilder.

A. Ansøgere

jegninformation vi indsamle. Den type information, vi indsamler om dig, kan omfatte:

  • Identifikation og kontaktoplysninger såsom fuldt navn, fysisk adresse, telefonnummer og e-mail-adresse.
  • Professionel eller beskæftigelsesrelateret information inklusive:
    • Information om rekruttering, ansættelse eller engagement såsom ansøgningsskemaer og information inkluderet i et CV, følgebrev eller på anden måde leveret gennem enhver ansøgning eller engagementsproces.
    • Karriereoplysninger såsom jobtitler; arbejdshistorie; arbejdsdatoer og arbejdssteder information om færdigheder, kvalifikationer, erfaring, publikationer, taleopgaver og præferencer; og professionelle medlemskaber.
  • Uddannelsesoplysninger såsom deltagede institutioner, grader, certificeringer, uddannelseskurser, publikationer og transkriptionsinformation.
  • Oplysninger om vurdering såsom præstation på ansøgerens personlighed og kognitive vurderinger.
  • Audio- eller visuel information såsom CCTV-optagelser såvel som andre oplysninger vedrørende sikkerheden i vores lokaler; og fotografier indsendt.
  • Andre oplysninger at du frivilligt vælger at dele med os i forbindelse med din ansøgning.

Hvordan vi bruger disse personlige oplysninger. Vi indsamler, bruger, deler og gemmer personlige oplysninger fra jobansøgere til vores og vores tjenesteudbyders forretningsmæssige og operationelle formål i vores rekrutterings- og ansættelsesproces, såsom: behandling af din ansøgning; vurdering af dine færdigheder, kvalifikationer og interesser sporing af din ansøgning gennem rekrutteringsprocessen kontakt henvisninger; udføre baggrundskontrol, du godkender; evaluere dig for nuværende og fremtidige jobmuligheder, herunder at matche dine færdigheder og interesse til gældende jobkrav kommunikere med dig gennem hele ansættelsesprocessen træffe ansættelsesbeslutninger og opfylde dine anmodninger. Vi vil også bruge jobansøgeroplysninger til interne analyseformål for at forstå de ansøgere, der ansøger, og forbedre vores rekrutteringsproces, herunder forbedre vores mangfoldighed og inkluderingsindsats. Vi kan undertiden være nødt til at bruge ansøgeroplysninger til juridiske formål, f.eks. I forbindelse med eventuelle udfordringer i vores ansættelsesbeslutninger.

B. Medarbejdere og entreprenører

Oplysninger, vi indsamler. Den type information, vi har om dig (og potentielt dine modtagere og nødkontakter) afhænger af din rolle hos os og kan omfatte, hvor det er relevant:

  • Identifikation og kontaktoplysninger og relaterede identifikatorer såsom fuldt navn, fødselsdato og fødested, statsborgerskab og permanent opholdssted, hjem- og forretningsadresser, telefonnumre, e-mail-adresser og sådanne oplysninger om dine modtagere eller nødkontakter.
  • Professionel eller beskæftigelsesrelateret information, herunder:
    • Information om rekruttering, ansættelse eller engagement såsom ansøgningsskemaer og information inkluderet i et CV, følgebrev, referencer eller på anden måde leveret gennem enhver ansøgning eller engagementsproces; og kopier af identifikationsdokumenter, såsom kørekort, pas, visa og andre dokumenter, der er udstedt af regeringen; og baggrundsscreeningsresultater og referencer.
    • Karriereoplysninger såsom jobtitler; arbejdshistorie; arbejdsdatoer og arbejdssteder ansættelses-, service- eller ansættelsesaftaler; vurdering og ydeevneinformation; information om færdigheder, kvalifikationer, erfaring, taleopgaver og præferencer (f.eks. mobilitet) fravær og orlov poster professionelle medlemskaber; disciplinær og klageoplysninger og opsigelsesoplysninger.
    • Økonomisk information såsom oplysninger om løn, løn, pension eller pension; og bankkonto og skatteoplysninger.
    • Oplysninger om forretningsrejser og udgifter såsom rejseplanoplysninger, virksomhedsudgifter og virksomhedens kreditkortbrug.
  • Uddannelsesoplysninger såsom deltagede institutioner, grader, certificeringer, uddannelseskurser, publikationer og transkriptionsinformation.
  • Internet, elektronisk netværk og enhedsaktivitet og enhedsinformation og relaterede identifikatorer såsom oplysninger om din brug af firmaets netværk, informations- og kommunikationssystemer, herunder bruger-id'er, adgangskoder, IP-adresser, enheds-id'er, weblogfiler og revisionsspor for systemadgang.
  • Oplysninger om geografisk placering til enhedsgendannelse, hvis du bruger en enhed, der er udstedt af virksomheden, og når du håndterer virksomhedsejendom.
  • Audio- eller visuel information såsom CCTV-optagelser samt andre oplysninger vedrørende sikkerheden i vores lokaler; optagede møder eller præsentationer, hvor du deltager; opkaldsoptagelser fra virksomhedens system; fotografier indsendt fra og fotografier taget ved firmaets funktioner.
  • Potentielt beskyttede klassificeringsoplysninger såsom race, køn / køn, kønsidentitet / udtryk, seksuel orientering, ægteskabelig status, militærtjeneste, nationalitet, etnicitet, anmodning om familiepleje, politiske meninger, kriminel historie og andre oplysninger, der hjælper os med at overvåge overholdelse af lovgivningen om lige muligheder .
  • Sundhedsoplysninger om dig og, hvis det er relevant, dine begunstigede, såsom medicinske tilstande og andre oplysninger, der er angivet i sundhedsformularer, handicapstatus, sundheds- og sikkerhedshændelser eller ulykker, sygdomsregistre og sundhedsspørgsmål, der kræver tilpasning til dit arbejdsmiljø eller din arbejdsform .

Hvordan vi bruger disse personlige oplysninger. Vi indsamler, bruger, deler og opbevarer personlige oplysninger til virksomhedens og vores tjenesteudbyders forretningsformål, som inkluderer, hvor det er relevant:

  • HR ledelse og administration herunder træning, kompensation og fordele, fakturaer, orlov, planlægning, karriereudvikling, præstationsvurderinger og anerkendelse, undersøgelse og løsning af forespørgsler og klager, referencer, successionsplanlægning, organisatoriske ændringer, svigforebyggelse og efterforskning, forberedelse af analyser og rapporter og kommunikation med vores medarbejdere om opdateringer eller relevant information om frynsegoder, fordele og rabatter og ændringer af virksomhedens produkter og tjenester.
  • Udførelse af forretningsdrift, herunder levering og overvågning af IT-systemer til ethvert lovligt formål, vedligeholdelse af konti og interne telefonbøger, krisestyring, beskyttelse af arbejdsmiljø og sikkerhed, deltagelse i due diligence-aktiviteter i forbindelse med virksomheden, planlægning af forretningsfølgning og gennemførelse af interne analyser og revisioner.
  • Rekruttering, herunder samtaler, udvælgelse og ansættelse af nyt personale.
  • Sikkerhedsoperationer, herunder detektering af sikkerhedshændelser, fejlretning og reparation af fejl, forhindring af uautoriseret adgang til vores computer- og elektroniske kommunikationssystemer og køretøjer og forhindring af ondsindet softwaredistribution og overvågning og styring af adgang til virksomhedens lokaler og lokationer (inklusive ved brug af CCTV).
  • Beskyttelse af Lightspeed og tjenesten, herunder beskyttelse af virksomheden, vores arbejdsstyrke, brugere, partnere og andre.
  • Overholdelse af lovgivningen, såsom at overholde forpligtelser mod bestikkelse, skat, social sikring og indvandring og reagere på og samarbejde med juridiske eller lovgivningsmæssige anmodninger og efterforskninger.
  • På din anmodning for at opfylde dine anmodninger.

2. Med hvem vi deler personlige oplysninger

Vi videregiver jobansøger, medarbejder og entreprenør personlige oplysninger til følgende typer enheder eller under følgende omstændigheder (hvor det er relevant):

  • Internt: til personer inden for virksomheden og dets tilknyttede virksomheder til at udføre de formål, der er beskrevet i denne politik, herunder til menneskelige ressourcer og personale, der er involveret i rekrutterings- og ansættelsesprocessen, og (hvis du er ansat) din leder såvel som personale inden for virksomheden, såsom lønningsliste, it, juridisk og finansielt.
  • Service-udøvere: udbydere af teknologitjenester, udbydere af rejsestyring, leverandører af menneskelige ressourcer, transportører til gruppefordelingsplaner, baggrundskontrolfirmaer og arbejdsformidlinger eller rekrutterere, hvor det er relevant, samt tjenesteudbydere såsom kompensations- og fordeleudbydere, skatte- og andre professionelle rådgivere, teknologitjenesteudbydere , udstedere af virksomhedskort, udbydere af rejsestyring, rejseleverandører, leverandører af menneskelige ressourcer, transportører til gruppefordelingsplaner, baggrundskontrolfirmaer og beskæftigelsesvirksomheder (i forhold til entreprenører eller agenturer).
  • Til forretningsdrift: at give en anden enhed (såsom en potentiel eller eksisterende forretningsmodpart eller kunde) et middel til at kontakte dig i den normale forretning, f.eks. ved at give dine kontaktoplysninger, såsom dit telefonnummer og e-mail-adresse.
  • Juridisk rådgivning og overholdelse: at søge juridisk rådgivning fra vores eksterne advokater eller når det kræves i henhold til lov, regulering eller retskendelse eller som svar på en anmodning om hjælp fra politiet eller et andet retshåndhævende organ.
  • Formål med forretningstransaktioner: i forbindelse med salg, køb eller fusion af en virksomhed.
  • På din anmodning: for at opfylde dine anmodninger.

3. Sådan kontaktes os om denne politik

Hvis du har spørgsmål om denne politik, bedes du kontakte e-mail-databeskyttelsesafdelingen på privacy@lightspeedsystems.com

4. Yderligere meddelelse til indbyggere i Det Forenede Kongerige og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde

Denne EU / UK-meddelelse til beboere i Det Forenede Kongerige og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde gives for at opfylde visse forpligtelser, som Lightspeed har i henhold til EU's generelle databeskyttelsesforordning (forordning (EU) 2016/679) ("GDPR") og UK-data Protection Act 2018 (som ændret fra tid til anden) og enhver relevant gennemførelse af, eller efterfølger eller erstatning for, denne forordning (sammen "databeskyttelseslovgivningen").

I henhold til gældende lov betragtes Lightspeed som "dataansvarlig" for de personlige oplysninger, vi håndterer i henhold til denne politik. Med andre ord er vi ansvarlige for at beslutte, hvordan vi indsamler, bruger og videregiver disse oplysninger underlagt gældende lovgivning. Vores kontaktoplysninger vises i denne politik.

Juridiske baser

Databeskyttelseslovgivning kan kræve, at vi forklarer dig de juridiske baser for vores indsamling, behandling og brug af dine personlige oplysninger. Vores juridiske grundlag inkluderer:

  • at tage skridt på din anmodning inden du indgår en ansættelseskontrakt eller en anden kontrakt med dig eller udfører en ansættelseskontrakt (f.eks. at administrere løn og fordele);
  • vores legitime interesser (f.eks. forvaltning af menneskelige ressourcer; i styring af vores forretningsdrift og informationsteknologiske ressourcer, såsom styring af interne kataloger og forbedring af cybersikkerhed; beskyttelse af Lightspeed, dets medarbejdere, kunder og andre; konfliktløsning; fysisk sikkerhed, IT og netværkssikkerhed, sikkerhed på arbejdspladsen og styring af ansættelsesforholdet med dig, såsom performance reviews, træning og forfremmelser, interne undersøgelser);
  • adressering og overholdelse af juridiske krav og forpligtelser (især inden for arbejds- og ansættelsesret, social sikrings- og socialbeskyttelseslovgivning, databeskyttelseslovgivning, skatteret og lovgivning om virksomhedsoverholdelse)
  • beskyttelsen af din eller en anden persons vitale interesse (f.eks. i en akut medicinsk situation)
  • dit samtykke (udtrykkeligt samtykke, hvor det kræves), i overensstemmelse med lokal databeskyttelseslov.

Hvor indsamling af personlige oplysninger kræves for at overholde juridiske eller kontraktmæssige forpligtelser eller for at styre ansættelsesforholdet, er det generelt obligatorisk at levere personlige oplysninger. I alle andre tilfælde er levering af anmodede personlige oplysninger valgfri; undladelse af at give oplysningerne kan dog resultere i din manglende evne til fuldt ud at deltage i den aktivitet eller fordel, som de personlige oplysninger anmodes om, såsom et valgfrit fordelsprogram. Hvis du har spørgsmål vedrørende, hvorvidt levering af personlige oplysninger er obligatorisk og konsekvenserne for tilbageholdelse af sådanne data, bedes du kontakte os ved hjælp af kontaktoplysningerne i denne politik.

De personlige oplysninger, som vi indsamler og behandler, kan også indeholde følsomme data, der vedrører din race eller etniske oprindelse, fysiske eller mentale sundhed eller tilstand, fagforeningsmedlemskab, kommission eller påstået begå kriminelle handlinger og eventuelle relaterede juridiske handlinger. For eksempel kan Lightspeed behandle sundhedsoplysninger i overensstemmelse med gældende love, såsom oplysninger om handicap med henblik på indkvartering på arbejdspladsen og med det formål at arrangere medarbejdernes medicinske fordele. Vi indsamler og behandler kun følsomme data, hvor og i det omfang det er tilladt i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove.

Overførsel af personlige oplysninger

Dine personlige oplysninger overføres muligvis til lande, der muligvis ikke har den samme eller tilsvarende databeskyttelseslovgivning som Den Europæiske Union. Hvor det er nødvendigt, foretager vi sådanne overførsler i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen, f.eks. Ved hjælp af modelkontraktbestemmelser (som offentliggjort af Europa-Kommissionen).

Opbevaring af personlige oplysninger

Vi kan opbevare personlige oplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre en længere opbevaringsperiode er påkrævet eller tilladt i henhold til gældende lov. For at give sikkerhed og forretningskontinuitet for de aktiviteter, der er beskrevet i denne meddelelse, kan vi tage sikkerhedskopier af visse data, som vi muligvis opbevarer i længere tid end de originale data.

Sikkerhed af personlige oplysninger

Vi træffer tekniske, administrative, fysiske og proceduremæssige sikkerhedsforanstaltninger for at reducere risikoen for, at personlige oplysninger i vores besiddelse og kontrol vil gennemgå utilsigtet eller ulovlig destruktion, tab, ændring eller uautoriseret videregivelse eller adgang. Besøg vores Sikkerhed og overholdelse side for mere detaljerede oplysninger om vores databeskyttelses- og sikkerhedspraksis.

Rettigheder og valg

Hvor databeskyttelseslovgivningen finder anvendelse, har du visse juridiske rettigheder til at anmode om adgang til og berigtigelse eller sletning af personlige oplysninger, som vi har om dig.

I nogle tilfælde har du ret til i bærbar form at modtage en kopi af de personlige oplysninger, du har givet os, eller til at anmode om, at vi sender dem til en tredjepart. Du kan også gøre indsigelse mod vores behandling af dine personlige oplysninger eller anmode om visse begrænsninger i behandlingen. Du kan trække ethvert samtykke, du har givet til behandling af personlige oplysninger, tilbage (som ikke påvirker lovligheden af enhver behandling, der er sket inden anmodningen træder i kraft). Alle sådanne rettigheder kan udøves ved at kontakte den relevante enhed, der er anført nedenfor, eller ved at kontakte Lightspeed som beskrevet ovenfor, som vil håndtere eller dirigere anmodningen efter behov. Disse rettigheder er underlagt juridiske undtagelser og begrænsninger, som vi skal overveje, når vi behandler anmodningen.

Hvis du har spørgsmål, bekymringer eller klager i forbindelse med vores håndtering af personlige oplysninger, bedes du kontakte os som beskrevet i denne politik. Du kan også kontakte den relevante statslige myndighed (f.eks. Det britiske informationskommissærs kontor for enkeltpersoner i Storbritannien) med en klage relateret til vores håndtering af dine personlige oplysninger. Vi inviterer dig dog til at give os en chance for at løse situationen direkte. Dit privatliv er vigtigt for os, og vi vil gøre vores bedste for at imødegå dine bekymringer.

Kontakt Lightspeed

For at udøve dine rettigheder i denne EU / UK-meddelelse eller under databeskyttelseslovgivningen (herunder for at anmode om yderligere information om de mekanismer, vi har indført i forbindelse med overførsel af personlige oplysninger uden for EU), for at underrette os om dine præferencer eller for at give os klager, bekymringer eller spørgsmål, bedes du kontakte os som følger:

Databeskyttelsesofficer: John Genter
Lightspeed Systems privatlivsafdeling
2500 Bee Cave Road, Suite 350
Austin, TX 78746

E-mail: privacy@lightspeedsystems.com

Generel databeskyttelsesforordning (GDPR) - europæisk repræsentant

I henhold til artikel 27 i den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) har Lightspeed Systems udpeget Det Europæiske Databeskyttelseskontor (EDPO) som sin GDPR-repræsentant i EU. Du kan kontakte EDPO angående spørgsmål vedrørende GDPR:

UK General Data Protection Regulation (GDPR) - UK Representative

I henhold til artikel 27 i UK GDPR har Lightspeed Systems udpeget EDPO UK Ltd som sin UK GDPR-repræsentant i Storbritannien. Du kan kontakte EDPO UK angående sager, der vedrører UK GDPR:

 

Denne politik blev sidst opdateret 06/02/2021. Ikrafttrædelsesdato: 06/02/2021