Les écoles catholiques de Broken Bay bénéficient d'une gestion personnalisable des appareils mobiles dans tout le diocèse

Le diocèse catholique de Broken Bay compte 44 écoles, s'étendant de Willoughby, sur la rive nord de Sydney, jusqu'au lac Munmorah, sur la côte centrale. Depuis plus de dix ans, le diocèse utilise un mélange d'appareils personnels et d'appareils personnels pour améliorer l'apprentissage, chaque école choisissant la technologie la plus adaptée à ses besoins.

Colin Phelps est responsable des projets ICLT au diocèse. Il est chargé de gérer les appareils de chaque école et de s'assurer qu'ils disposent des applications, des paramètres et des politiques appropriés pour l'apprentissage. Après avoir pris ses fonctions, il a découvert que l'augmentation du nombre d'appareils dans le diocèse était quasiment impossible avec le système dont il avait hérité.

« Avant mon arrivée, un membre du personnel local, comme un bibliothécaire ou un enseignant, utilisait Apple Configurator pour installer des applications, etc., sur les appareils », se souvient Colin. Cela impliquait que les appareils devaient être récupérés physiquement et mis à jour pour que des modifications puissent être apportées.

Les iPad ont été les principaux appareils introduits dans le diocèse, et la majorité des écoles ont continué à déployer les nouveaux appareils iOS. Certaines écoles ont toutefois essayé différentes approches de déploiement.

« Cela fonctionne école par école », explique Colin. « Chaque école décide de son mode de fonctionnement en fonction de la technologie. Certaines écoles proposent également des appareils Windows et des Chromebooks. »

Lightspeed Mobile Device Management™ à la rescousse

Colin savait que pour augmenter le nombre d'appareils, il leur faudrait une solution de gestion des appareils mobiles évolutive et personnalisable, compatible avec différents appareils et systèmes d'exploitation. Il a étudié différentes options, mais savait que son prédécesseur avait déjà installé Lightspeed Mobile Device Management™ (MDM) pour les appareils BYOD des écoles. Après avoir testé les autres fonctionnalités de Lightspeed MDM, il a réalisé que c'était exactement la solution dont ils avaient besoin et a commencé à collaborer avec les écoles sur le processus d'inscription.

« Nous avons organisé une réunion préliminaire avec les écoles », nous explique Colin tells. « Nous avons découvert quelles applications elles avaient installées, comment leurs appareils étaient configurés, s'ils étaient configurés spécifiquement pour une classe, une année ou un niveau, et si elles avaient toutes besoin des mêmes applications. Nous avons rassemblé toutes ces informations, effacé les données des appareils et les avons enregistrés dans Lightspeed MDM. »

L’un des principaux avantages du choix de Lightspeed MDM était la nature basée sur le cloud de la solution ainsi que l’intégration avec le programme d’inscription des appareils d’Apple, qui permet d’inscrire de grandes quantités d’appareils à distance depuis n’importe quel endroit.

« Le cloud est essentiel pour nous. Cela signifie que nous n'avons aucune infrastructure ni aucun service à maintenir », explique Colin. « Prenons un exemple : en 2018, nous avons loué 3 022 iPad. Sans le cloud et sans avoir réussi à convaincre le DSI de me laisser mettre en place le système DEP d'Apple, nous n'aurions pas pu les déployer dans les écoles en 13 jours. »

Être basé sur le cloud est essentiel pour nous. Cela signifie que nous n'avons aucune infrastructure ni aucun service à maintenir.

Gagnez du temps avec une bibliothèque d'applications personnalisable

Un autre facteur clé de Lightspeed MDM que Colin a apprécié était la nature hiérarchique du système qui lui permet d'avoir un contrôle total sur les applications et les autorisations des différents utilisateurs et donne à chaque école du diocèse autant de contrôle dont elle a besoin sur ses propres appareils.

« Nous gérons les appareils école par école », explique Colin tells. « Dans certaines écoles, tous les appareils sont équipés des mêmes applications et règles et sont traités comme un seul groupe. D'autres, au contraire, les répartissent par niveau scolaire et installent des applications différentes pour chaque tranche d'âge. »

Grâce à ce contrôle personnalisable, les établissements scolaires ne sont plus limités par des politiques et des applications générales qui pourraient restreindre l'apprentissage des élèves d'âges et de capacités différents, susceptibles de nécessiter des ressources et un accès spécifiques. Les directions d'établissement ont désormais davantage leur mot à dire sur les applications utiles à leur établissement, et les enseignants qui en demandent ne se voient plus imposer une charge de travail supplémentaire.

« À mon arrivée, on m'a indiqué que, pendant les vacances scolaires, le personnel consacrait généralement entre deux et quatre jours de son temps libre à l'installation physique des applications », se souvient Colin. « Si une école souhaite une application immédiatement, elle en fait la demande au service informatique, et l'application est généralement déployée sous 48 à 72 heures. »

Appareils entièrement gérés avec un minimum d'effort

Pour garantir que les appareils sont utilisés uniquement à des fins éducatives et qu'ils sont protégés, le diocèse a également voulu s'assurer que toutes les fonctionnalités distrayantes étaient désactivées et que les étudiants ne pourraient pas télécharger d'applications inappropriées.

« Tous les appareils des élèves dans Lightspeed MDM sont ce que j'appellerais une gestion complète », explique Colin. « Ils sont verrouillés. Ils ne peuvent ni installer ni supprimer d'applications. C'est un paramètre standard pour un appareil entièrement géré dans notre environnement. »

Si les appareils doivent être emportés à la maison ou si une école souhaite modifier les politiques pour une pause déjeuner ou en dehors des heures de cours, en plus de pouvoir personnaliser les politiques pour des étudiants individuels ou des groupes, elle peut également activer des politiques chronométrées avec MDM.

« Je me souviens que nous avons eu une situation où nous avons dû assouplir une restriction après l'école pendant quelques heures et nous avons simplement appliqué une politique chronométrée », explique Colin.

L'un des inconvénients de l'autorisation d'emporter les appareils appartenant à l'école hors site est le risque de les perdre ou de les voler. Fortunately, la solution Lightspeed MDM, permet d'utiliser la géolocalisation pour retrouver les appareils perdus et obtenir les télécommandes nécessaires pour garantir leur inaccessibilité.

« Si un appareil disparaît, j'ai créé un groupe où j'ai imposé des restrictions très strictes. Je déplace l'iPad dans ce groupe. La plupart du temps, cela rend l'appareil inutilisable », explique Colin. « L'appareil photo, FaceTime et la messagerie sont désactivés. Ils ne peuvent ni installer ni supprimer d'applications, ni se connecter. Ils ne peuvent pas faire grand-chose avec. Je le laisse là jusqu'à ce que l'école signale un problème ou le localise. »

Colin savait qu'une telle variété d'appareils dans plusieurs écoles augmenterait la charge de travail de son équipe. Il était donc essentiel de trouver la solution MDM la plus adaptée, permettant de gagner un temps précieux et d'économiser des efforts. En cas de problème technique lors des déploiements, ou si l'équipe avait besoin de conseils sur les configurations optimales pour chaque école, le support Lightspeed Systems était toujours disponible 24h/24 et 7j/7. « Nous avons bénéficié d'un support exceptionnel de la part de Lightspeed, et je le classerais parmi mes deux ou trois meilleurs services de support de toute ma carrière informatique, soit plus de 30 ans », affirme Colin.

Obtenir la visibilité nécessaire au succès

Depuis l'installation de Lightspeed MDM dans tout le diocèse, chaque école a pu mieux contrôler ses applications et ses paramètres. L'équipe technique et les enseignants ont plus de temps pour se concentrer sur d'autres aspects importants de leur rôle, et le diocèse est pleinement confiant quant à l'évolutivité de la solution, quel que soit le système d'exploitation utilisé.

« Nous serions perdus sans une solution MDM, au lieu de les gérer séparément. Le temps des enseignants est précieux. Ils doivent se concentrer sur leur enseignement », explique Colin. « Lightspeed MDM nous permet de gérer et de générer des rapports centralisés sur les appareils, et de savoir ce qui y est installé, qu'il s'agisse de la version logicielle ou des applications. Cela nous permet de vous servir en tant que client et de vous fournir ce dont vous avez besoin en classe. On ne peut gérer quelque chose sans le mesurer et sans avoir de visibilité. C'est primordial pour moi. »

Lightspeed MDM nous permet de gérer et de générer des rapports centralisés sur les appareils, et de connaître leur installation, qu'il s'agisse de la version logicielle ou des applications. Cela nous permet de vous servir en tant que client et de vous offrir ce dont vous avez besoin en classe.