Die jährlichen Bildungsbudgets sind knapper. Die Teams werden schlanker. Und der Druck, jedes Edtech-Tool, jede Lizenz und jedes Gerät zu rechtfertigen, war noch nie so hoch. Schulbezirke gehen jedoch cleverer an die Sache heran, wenn es um die Budgetplanung im Bildungsbereich geht – sie senken die Kosten, ohne Kompromisse bei Sicherheit, Unterricht oder Zugang einzugehen.
Wir haben 7 bewährte Spartipps zusammengestellt, unterstützt durch große Bezirksleiter und aktuelle Daten aus der CoSN EdTech-Führungskräfteumfrage 2025, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Strategie zu fokussieren und Ihr Edtech-Budget auszuschöpfen.
📊 CoSN-Statistik: 24% der Distrikte rechnen in diesem Jahr mit einer Reduzierung der Ausgaben für Softwarelizenzen.
1. Rückgewinnung des Bildungsbudgets durch Anpassung der Lizenzen an die tatsächliche Einschreibungszahl
Viele Schulbezirke der Klassen K-12 verzeichnen einen Rückgang der Einschreibungen, verlängern aber dennoch Lizenzen für Edtech-Apps auf Basis veralteter Einschreibungszahlen. Das ist Geldverschwendung. Überprüfen Sie jede Verlängerung, um die Anzahl der Plätze auf den aktuellen Stand zu reduzieren.
„Wenn wir für Lizenzen für Studierende zahlen, die wir nicht mehr haben, bleiben wir auf dem neuesten Stand, um sicherzustellen, dass wir das Beste für unser Geld bekommen.“
2. Umstellung von der bezirksweiten auf die schulbasierte App-Finanzierung
Nicht jedes Edtech-Tool benötigt eine landesweite Lizenz. Wenn ein Tool nur an wenigen Schulen genutzt wird, sollten diese es finanzieren. Die Analyse der App-Nutzung nach Schulen zeigt, welche Apps eine landesweite Lizenz benötigen und welche nicht.
„Was wird der Bezirk anschaffen und was werden wir auf ein schulbasiertes Budget umstellen? Insight ermöglicht genau das, was es verspricht – Einblicke in diese Gespräche.“
🎯 Profi-Tipp: Nutzen Sie Daten, um Schulen in die Lage zu versetzen, fundierte Kaufentscheidungen zu treffen und dabei das zentrale Budget freizugeben.
3. Eliminieren Sie redundante Tools, die dasselbe tun
Tool-Überschneidungen kommen schnell vor – insbesondere abteilungsübergreifend. Mit der Zeit zahlt man für mehrere Apps, die dasselbe Problem lösen. Dies geschah, als Schulen schnell reagierten, um den Unterricht während der COVID-Pandemie aufrechtzuerhalten. Jetzt ist es Zeit, aufzuräumen.
4. Verwenden Sie Gerätedaten, um unnötige Aktualisierungen zu verzögern oder zu vermeiden
Die Geräte sind teuer und die Budgets dafür schrumpfen.
📊 CoSN-Statistik: 39% der Distrikte rechnen in diesem Jahr mit einer Kürzung der Gerätefinanzierung.
Verwenden Sie Tools wie Lichtgeschwindigkeitssignal™ um den Zustand, die Speicherung und die Nutzung des Geräts zu überwachen – und um es vor dem Austausch neu zuzuweisen oder umzufunktionieren.
„Wir begannen, Einblick zusammen mit Geräten, um wirklich zu verstehen: Was ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?“
5. Streichen Sie die EdTech-Apps, die niemand nutzt
Die App-Überflutung nach der Pandemie ist real. In Eile eingeführte Tools liegen nun brach – und es fallen weiterhin Gebühren für die Verlängerung an.
„Wir analysieren all diese Tools ziemlich häufig … was muss bleiben und was muss weg.“
🎯 Profi-Tipp: Beseitigen Sie die Geisterlizenzen. Behalten Sie die, die ihren Platz verdienen.
6. Entfernen Sie EdTech-Apps, die die Datenschutz- oder Sicherheitsanforderungen nicht erfüllen
Wenn ein Tool Ihre Datenschutz- oder Cybersicherheitsstandards nicht erfüllt, ist das nicht nur riskant, sondern auch teuer. Ein Verstoß, eine Beschwerde von Seiten der Eltern oder des Vorstands – und Sie haben mit Kosten zu kämpfen, die weit über die Lizenzkosten hinausgehen.
Wir haben tatsächlich ein sehr hohes Engagement bei der Prüfung von Anwendungen … das umfasst alles bis hin zur Datenschutzrichtlinie. Die Datenschutzrichtlinie einer App wurde seit zwei Jahren nicht aktualisiert? Abgelehnt. Sie werden diese App in unserem Bezirk nie nutzen.“
🧠 Profi-Tipp: Verwenden Sie Tools wie Lightspeed Insight, um Apps mit unklaren Datenschutzrichtlinien, übermäßiger Datenerfassung oder veralteter Compliance zu kennzeichnen. Entfernen Sie diese anschließend.
BONUS: Sparen Sie, indem Sie die Kosten der Untätigkeit berücksichtigen
Manchmal besteht das größte Budgetrisiko nicht darin, was Sie ausgeben, sondern darin, was Sie ignorieren.
Wenn Schulbezirke die Nutzung von Edtech-Tools nicht überwachen, werden Lizenzen für nicht ausreichend genutzte Geräte stillschweigend verlängert. Wird der Gerätezustand nicht überprüft, erfolgen Aktualisierungen zu früh. Werden Apps nicht geprüft, schleichen sich Datenschutzverletzungen ein. Und wenn Anzeichen von Problemen bei Schülern übersehen werden, können die Folgen tragisch – und teuer – sein.
Von Bußgeldern und Anwaltskosten für Verstöße gegen die Vorschriften bis hin zu Versicherungserhöhungen und PR-Katastrophen können die Kosten des Nichtstuns die Kosten des richtigen Handelns in den Schatten stellen.
Sichtbarkeit ist nicht nur eine Möglichkeit, Geld zu sparen – sie ist auch eine Möglichkeit, es zu schützen.
💡 Schlusswort
Intelligente Einsparungen beginnen in diesem Jahr mit Transparenz. Nutzen Sie die Daten, die Sie bereits haben, um:
- Schneiden Sie, was nicht verwendet wird
- Die richtige Größe für das, was
- Neu zuweisen statt ersetzen
- Erfüllen Sie Anforderungen, bevor sie zu kostspieligen Problemen werden
💥 Der Budgetdruck lässt nicht nach. Aber Verschwendung? Das ist optional.
