Plan de cumplimiento de Lightspeed para la ley SB 29 de Ohio: respuestas a sus preguntas

Con la próxima entrada en vigor de los nuevos requisitos de cumplimiento del Proyecto de Ley 29 del Senado de Ohio (SB 29), muchos de nuestros clientes tienen preguntas sobre cómo los productos de Lightspeed Systems, como Lightspeed Classroom Management y Lightspeed Alert, cumplirán con las nuevas normas. Estamos aquí para ayudar a las escuelas a adaptarse a estos cambios, manteniendo la confianza en nuestras soluciones de monitoreo. Hemos estado trabajando estrechamente con nuestros asesores legales y los distritos escolares de Ohio para implementar los cambios necesarios para que cumplan con las normas. A continuación, responderemos a sus preguntas más urgentes sobre cómo mantener el cumplimiento y garantizar la seguridad de los estudiantes.

Tenga en cuenta que la SB 29 es una ley nueva y no probada, sujeta a interpretación y probablemente revisada. La información a continuación no constituye asesoramiento legal, sino que refleja el enfoque general de Lightspeed para el cumplimiento de la SB 29, desarrollado a partir de consultas legales, conversaciones con los distritos y considerando su aplicación práctica. Si necesita asesoramiento legal sobre estos asuntos, le recomendamos que consulte con los asesores legales de su distrito.

P: ¿Podemos seguir utilizando Lightspeed Classroom y Lightspeed Alert con la SB 29 en vigor?

A: Sí, por supuesto que puedes. La ley SB 29 de Ohio permite a los distritos escolares monitorear los dispositivos proporcionados por la escuela, siempre que el monitoreo se encuentre dentro de las excepciones específicas. Ambos Aula Lightspeed y Alerta de velocidad de la luz Cumplir con estas excepciones, como el uso de las herramientas con fines educativos y la seguridad de los estudiantes. Con las notificaciones parentales adecuadas, las escuelas pueden seguir utilizando nuestros productos sin interrupciones.

Lightspeed Classroom está sujeto a la excepción para fines educativos no comerciales, mientras que Lightspeed Alert califica para múltiples excepciones, especialmente cuando se usa para prevenir amenazas como el acoso, la violencia o la autolesión.

P: ¿Cuáles son las excepciones que permiten el monitoreo?

A: La prohibición de monitoreo está sujeta a varias excepciones que son relevantes para Lightspeed Classroom Management y Lightspeed Alert, entre las que se incluyen:

• Excepción 1: La actividad está limitada a un propósito educativo no comercial para instrucción, soporte técnico o supervisión de exámenes y se proporciona aviso con anticipación;
• Excepción 2: La actividad de acceso/monitoreo es necesaria para prevenir o responder a una amenaza a la vida o la seguridad, y el acceso está limitado a ese propósito;
• Excepción 3: La actividad es necesaria para cumplir con las leyes federales o estatales; o
• Excepción 4: La actividad es necesaria para participar en programas de financiación federales o estatales.

P: ¿Debo notificar a los padres si el monitoreo es parte de una de esas excepciones?

A: Sí. Cuando un distrito realiza actividades de monitoreo bajo cualquiera de estas excepciones, se debe notificar a los padres. Hay dos tipos de notificación:

• Notificación general. Este tipo de aviso es necesario antes de que un distrito monitoree dispositivos con fines educativos no comerciales de instrucción, soporte técnico o supervisión de exámenes. Además, en cualquier año en que un distrito opte por la monitorización general bajo otra excepción, debe notificar por escrito a los padres.
• Notificación basada en activadores. Siempre que un distrito accede a un dispositivo proporcionado por la escuela con fines de monitoreo, el distrito generalmente debe notificar a los padres dentro de las 72 horas posteriores al acceso (a menos que la notificación en sí misma represente una amenaza para la vida o la seguridad, en cuyo caso dentro de las 72 horas posteriores a que la amenaza haya cesado).

P: ¿Qué debemos hacer para cumplir con los requisitos de notificación a los padres?

A: Uno de los requisitos clave de la SB 29 es notificar a los padres cada vez que se monitoree un dispositivo. Fortunately, Lightspeed está aquí para ayudar.

Filtro de velocidad de la luz Cumple con los requisitos de las excepciones #3 y #4 mencionadas anteriormente, ya que es un requisito federal de la CIPA. Dado que Filter es un tipo de "monitoreo general" siempre activo, recomendamos notificar anualmente a los padres sobre su uso de Filter para cumplir con el requisito de notificación.

• Le recomendamos que incluya el uso de Lightspeed Filter en su comunicación anual con los padres y en su AUP.
• Si usa el Agente de Ubicación, consulte con su asesor legal sobre el uso de esta función. (A diferencia del Agente de Ubicación, Device Detective rastrea dispositivos perdidos o robados, no estudiantes, por lo que no deberían aplicarse restricciones).
• Considere habilitar la configuración "Deshabilitar el agente de filtro Lightspeed para la extensión del navegador Chrome en dispositivos que no sean Chromebook".
• Evaluar el uso de las reglas extraescolares.

Perspectiva de la velocidad de la luz Cumple con los requisitos de la excepción #1 porque se utiliza con fines educativos y no comerciales. (En algunos casos, también pueden aplicarse las excepciones #3 y #4). Dado que Digital Insight está siempre activo, recomendamos una notificación general mediante una comunicación única a los padres para cumplir con el requisito de notificación.

• Le recomendamos que incluya el uso de Lightspeed Digital Insight en su comunicación anual con los padres y en su AUP.

Aula Lightspeed Se utiliza únicamente durante el horario de clase y con fines educativos. Por lo tanto, el uso de la aplicación Classroom por parte de un distrito se acogerá a la Excepción #1 mencionada anteriormente, siempre que se notifique a los padres con antelación sobre el uso de la aplicación Classroom y dentro de las 72 horas posteriores a cada uso.

• Le recomendamos que incluya el uso de Lightspeed Classroom en su comunicación anual con los padres y en su AUP.
• Para cumplir con el requisito de notificación, incluiremos, dentro del Portal para padres, un aviso dentro de las 72 horas cada vez que se utilice efectivamente Classroom Management.
• Revise sus configuraciones de “Horas de clase permitidas” y “Solo en el campus” y trabaje con su asesor legal para garantizar las configuraciones adecuadas para sus necesidades.

Alerta de velocidad de la luz se utiliza para identificar (y, por lo tanto, prevenir) amenazas de violencia, autolesión o acoso y, por lo tanto, califica para la excepción #2, la excepción de “amenaza a la vida o la seguridad”, así como las excepciones #3 y #4 (más sobre esto a continuación).

• Le recomendamos que incluya el uso de Lightspeed Alert en su comunicación anual con los padres y en su AUP.
• Para cumplir con el requisito de notificación a los padres, dentro del Portal para padres de Lightspeed, incluiremos un aviso dentro de las 72 horas cada vez que se habilite Lightspeed Alert.

MDM de velocidad de la luz no supervisa a los estudiantes y no está sujeto a los requisitos de notificación de la SB 29.

NOTA: No está del todo claro cómo pretendía el legislador que se aplicaran las notificaciones de 72 horas en situaciones de general, siempre activo Monitoreo (sobre el cual los padres habrán recibido notificación previa). Muchos distritos consideran que solo se requiere notificación previa cuando las escuelas realizan monitoreo general según los requisitos de las leyes federales y estatales y los requisitos de financiamiento (excepciones #3 y #4 mencionadas anteriormente). Por ello, el enfoque de Lightspeed en el Portal para Padres es notificar únicamente el monitoreo realizado a través de Lightspeed Alert y Lightspeed Classroom Management. Sin embargo, si su distrito interpreta que la ley exige notificaciones con 72 horas de anticipación, independientemente de la circunstancia que active el monitoreo, Lightspeed cuenta con un servicio de API de datos que le permitirá acceder a los datos sin procesar asociados al monitoreo de Lightspeed Filter y Lightspeed Digital Insight, para que pueda enviar este tipo de notificación a los padres.

P: ¿Cómo ayuda el Portal para padres Lightspeed?

A: Uno de los objetivos clave de la SB 29 es aumentar la transparencia y la comunicación con los padres. Precisamente por eso creamos el Portal para Padres Lightspeed.

Estamos ampliando nuestro portal para padres para permitir actualizaciones fáciles y automatizadas dentro de las 72 horas posteriores a cada monitoreo. A través del portal, los padres recibirán un resumen de las funciones del dispositivo proporcionado por la escuela a las que se accedió, lo que garantiza el cumplimiento sin sobrecargar a su equipo con informes manuales.

El portal para padres de Lightspeed estará disponible para los clientes de Lightspeed incluso si no utilizan el filtro Lightspeed.

P: ¿Cómo ayuda Lightspeed Alert a cumplir con la legislación de Ohio?

A: Lightspeed Alert ayuda a las escuelas a cumplir no solo con los requisitos de la SB 29, sino también con obligaciones federales más amplias. Por ejemplo, Lightspeed Alert se alinea con leyes estatales y federales, como los requisitos antiacoso de Ohio y la Ley de Protección Infantil en Internet (CIPA).

La ley de Ohio exige que las escuelas tomen ciertas medidas para prevenir el ciberacoso y proteger a los estudiantes de las amenazas, mientras que la CIPA exige la supervisión para bloquear contenido dañino. Lightspeed Alert está diseñado para identificar y responder a amenazas como el acoso, la violencia y la autolesión, lo que ayuda a las escuelas a cumplir con su obligación legal de garantizar la seguridad de los estudiantes.

P: ¿Qué dirá la notificación en el portal para padres?

A: Las notificaciones del portal para padres sobre la gestión de aulas Lightspeed o la supervisión de alertas Lightspeed serán genéricas, informando a los padres de que se ha realizado la supervisión. Seguiremos de cerca la legislación y colaboraremos con nuestros abogados para determinar si es necesario ampliar este enfoque.

La SB 29 requiere que la notificación:

• Describa la circunstancia desencadenante aplicable. Para Lightspeed Classroom Management, esta siempre será la Excepción #1; para Lightspeed Alert, siempre serán las tres Excepciones #2, 3 y 4); y
• Indique a qué funciones del dispositivo proporcionado por la escuela se accedió. La notificación incluirá esa información según el producto utilizado.

P: Espere, pensé que la comunicación debía describir el incidente específico.

A: El texto indica que la comunicación principal debe incluir una descripción de la amenaza, si la hubiera. Sin embargo, las amenazas no activan el uso habitual de Lightspeed Alert, por lo que el requisito de descripción de la amenaza no suele aplicarse en el contexto de la alerta.

Lightspeed Alert ofrece monitoreo continuo; no se activa ante una amenaza preexistente. Es una herramienta de monitoreo general que se utiliza para identificar y prevenir amenazas. En algunas situaciones, una amenaza existente podría hacer que un distrito utilice alguna herramienta para acceder remotamente a un dispositivo e investigarla, pero Lightspeed Alert no se utiliza habitualmente de esa manera.

En el contexto ordinario de Lightspeed Alert, la circunstancia que “activa” el acceso es el hecho de que un distrito ha elegido monitorear de manera general los dispositivos para cumplir con las leyes federales o estatales o los requisitos de financiación y/o porque hacerlo es necesario para prevenir una amenaza a la vida o la seguridad.

Sin embargo, si accede a un dispositivo como resultado de una amenaza (y fuera de los procesos normales de Lightspeed Alert o Lightspeed Classroom Management), entonces la información sobre la amenaza debe comunicarse a los padres.

P: ¿Estos cambios afectarán la forma en que utilizamos Lightspeed Alert fuera del campus?

A: Monitorear la actividad estudiantil fuera del campus es una preocupación clave bajo la SB 29, y Lightspeed entiende que la privacidad es importante tanto dentro como fuera del campus. Fortunately, las excepciones enumeradas en la SB 29 de Ohio permiten a las escuelas regular y monitorear la actividad sin importar la hora del día ni si el estudiante se encuentra dentro o fuera del campus. Lo que importa es si el estudiante usa un dispositivo proporcionado por la escuela, como una computadora portátil o una cuenta de Google proporcionada por la escuela.

Para cumplir con las normas, recomendamos que las escuelas comuniquen claramente a los estudiantes y padres que los dispositivos proporcionados por la escuela están monitoreados, ya sea que se usen dentro o fuera del campus. De esta manera, protegen tanto a sus estudiantes como a su institución de riesgos legales.

P: ¿Cómo ayuda Lightspeed Digital Insight con el requisito de la SB 29 de revelar todos los contratos con proveedores de tecnología educativa?

A: La transparencia es un aspecto crucial de la ley SB 29 de Ohio, y las escuelas deben divulgar todos los contratos de tecnología educativa con terceros. Lightspeed Digital Insight puede simplificar este proceso al proporcionar una vista completa de todas las aplicaciones y herramientas utilizadas en su distrito. La función de lista pública de aplicaciones de Lightspeed Digital Insight le ayuda a mantener una lista actualizada de contratos con proveedores, lo que le garantiza estar siempre preparado para cumplir con los requisitos de divulgación.

Al utilizar Lightspeed Digital Insight, no solo cumple con los requisitos de transparencia de Ohio, sino que también fortalece su marco general de seguridad y privacidad de datos.

P: ¿Qué deben hacer las escuelas para cumplir con los requisitos a medida que evolucionan?

A: Lightspeed Systems se compromete a evolucionar junto con el panorama regulatorio. A medida que leyes como la SB 29 siguen cambiando, nuestros equipos legales y de productos actualizarán nuestras herramientas para garantizar su cumplimiento. Puede confiar en que nos mantendremos al tanto de las últimas novedades, para que pueda centrarse en lo más importante: la seguridad y el éxito de sus estudiantes.

Estamos aquí para acompañarte en cada paso de tu proceso de cumplimiento. Si tienes más preguntas, no dudes en contactar con tu gestor de cuentas de Lightspeed o Visita nuestro centro de soporte.

P: ¿Qué debo hacer hoy para prepararme?

A: Si está utilizando soluciones de monitoreo Lightspeed, comience a prepararse para implementar el Portal para padres de Lightspeed para estar listo para recibir notificaciones para padres ((Aprenda más aquí).

Cuando se lance, tendrás esta nueva opción para habilitar en la configuración (¡próximamente!):

Si no tiene Lightspeed Digital Insight, Obtenga una demostración hoy para ver cómo puede ayudar con una lista de aplicaciones públicas.

Conclusión

Al mantenerse informado y utilizar el conjunto de productos de Lightspeed, puede asegurarse de que su distrito escolar cumpla totalmente con la SB 29 y otros requisitos reglamentarios, al mismo tiempo que mantiene un entorno de aprendizaje seguro y eficaz para los estudiantes.