Plan de conformité de Lightspeed pour la loi SB 29 de l'Ohio : réponses à vos questions

Avec l'entrée en vigueur prochaine des nouvelles exigences de conformité du projet de loi 29 du Sénat de l'Ohio (SB 29), nombre de nos clients se demandent comment les produits Lightspeed Systems, comme Lightspeed Classroom Management et Lightspeed Alert, répondront aux nouvelles normes. Nous sommes là pour aider les écoles à s'adapter à ces changements tout en préservant la confiance dans nos solutions de surveillance. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec nos conseillers juridiques et les districts de l'Ohio pour apporter les modifications nécessaires à votre conformité. Nous répondons ci-dessous à vos questions les plus urgentes concernant le maintien de la conformité et la sécurité des élèves.

Veuillez noter que la SB 29 est une loi nouvelle et non testée, sujette à interprétation et susceptible d'être révisée. Les informations ci-dessous ne constituent pas un avis juridique, mais reflètent l'approche générale de Lightspeed en matière de conformité à la SB 29, élaborée à partir de consultations juridiques, d'échanges avec les districts et de l'application concrète de la loi. Pour tout conseil juridique sur ces questions, nous vous recommandons de consulter les conseillers juridiques de votre district.

Q : Pouvons-nous toujours utiliser Lightspeed Classroom et Lightspeed Alert avec le projet de loi SB 29 en vigueur ?

UN: Oui, c'est tout à fait possible. La loi SB 29 de l'Ohio autorise les districts scolaires à surveiller les appareils fournis par les écoles, à condition que cette surveillance relève d'exceptions spécifiques. Salle de classe Lightspeed et Alerte Lightspeed Respecter ces exceptions, notamment l'utilisation des outils à des fins pédagogiques et la sécurité des élèves. Grâce à des notifications parentales appropriées, les écoles peuvent continuer à utiliser nos produits sans interruption.

Lightspeed Classroom relève de l'exception à des fins éducatives non commerciales, tandis que Lightspeed Alert est éligible à de multiples exceptions, notamment lorsqu'il est utilisé pour prévenir des menaces telles que l'intimidation, la violence ou l'automutilation.

Q : Quelles sont les exceptions qui permettent la surveillance ?

UN: L'interdiction de surveillance est soumise à plusieurs exceptions qui concernent Lightspeed Classroom Management et Lightspeed Alert, notamment :

• Exception 1 : L'activité est limitée à un but éducatif non commercial pour l'enseignement, le soutien technique ou la surveillance d'examen et un préavis est fourni ;
• Exception 2 : L’activité d’accès/de surveillance est nécessaire pour prévenir ou répondre à une menace pour la vie ou la sécurité, et l’accès est limité à cette fin ;
• Exception 3 : L'activité est nécessaire pour se conformer aux lois fédérales ou étatiques ; ou
• Exception 4 : L’activité est nécessaire pour participer à des programmes de financement fédéraux ou étatiques.

Q : Dois-je informer les parents si la surveillance fait partie de l’une de ces exceptions ?

UN: Oui. Lorsqu'un district scolaire exerce des activités de surveillance en vertu de l'une de ces exceptions, les parents doivent en être informés. Il existe deux types de notification :

• Avis général. Ce type d'avis est requis avant qu'un district puisse surveiller des appareils à des fins éducatives non commerciales, comme l'enseignement, le support technique ou la surveillance d'examens. De plus, pour toute année où un district choisit de procéder à une surveillance générale en vertu d'une autre exception, il doit en informer les parents par écrit.
• Notification basée sur un déclencheur. Chaque fois qu'un district accède à un appareil fourni par l'école à des fins de surveillance, le district doit généralement en informer le parent dans les 72 heures suivant l'accès (à moins que l'avis ne constitue lui-même une menace pour la vie ou la sécurité, auquel cas dans les 72 heures suivant la fin de la menace).

Q : Que devons-nous faire pour répondre aux exigences de notification parentale ?

UN: L'une des principales exigences de la loi SB 29 est d'avertir les parents dès qu'un appareil est surveillé. Fortunately, Lightspeed est là pour vous aider.

Filtre Lightspeed est admissible aux exceptions #3 et #4 ci-dessus, car il est exigé par le gouvernement fédéral en vertu de la CIPA. Le filtre étant un dispositif de « surveillance générale » toujours activé, nous vous recommandons d'informer les parents chaque année de son utilisation afin de respecter l'obligation de notification.

• Nous vous recommandons d'inclure votre utilisation du filtre Lightspeed dans votre communication annuelle avec les parents et dans votre AUP.
• Si vous utilisez l'Agent de localisation, demandez conseil à votre conseiller juridique sur l'utilisation de cette fonctionnalité. (Contrairement à l'Agent de localisation, Device Detective suit les appareils perdus ou volés, et non les étudiants ; aucune restriction ne devrait donc s'appliquer.)
• Envisagez d'activer le paramètre « Désactiver l'agent de filtrage Lightspeed pour l'extension de navigateur Chrome sur les appareils autres que Chromebook ».
• Évaluer l’utilisation des règles après l’école.

Aperçu de Lightspeed est admissible à l'exception #1 car il est utilisé à des fins éducatives et non commerciales. (Dans certains cas, les exceptions #3 et #4 peuvent également s'appliquer.) Digital Insight étant toujours actif, nous recommandons une notification générale par le biais d'une communication unique aux parents afin de respecter l'obligation de notification.

• Nous vous recommandons d'inclure votre utilisation de Lightspeed Digital Insight dans votre communication annuelle avec les parents et dans votre AUP.

Salle de classe Lightspeed est utilisé uniquement pendant les heures de cours et à des fins pédagogiques. Par conséquent, l'utilisation de l'application Classroom par un district scolaire est éligible à l'exception #1 ci-dessus, à condition que les parents soient informés à l'avance de l'utilisation de l'application Classroom et dans les 72 heures suivant son utilisation.

• Nous vous recommandons d'inclure votre utilisation de Lightspeed Classroom dans votre communication annuelle avec les parents et dans votre AUP.
• Afin de répondre à l'exigence de notification, nous inclurons, dans le portail des parents, un avis dans les 72 heures chaque fois que la gestion de classe est effectivement utilisée.
• Vérifiez vos paramètres « Heures de cours autorisées » et « Sur le campus uniquement » et travaillez avec votre conseiller juridique pour garantir les paramètres appropriés à vos besoins.

Alerte Lightspeed est utilisé pour identifier (et donc prévenir) les menaces de violence, d’automutilation ou d’intimidation et est donc admissible à l’exception #2, l’exception « menace pour la vie ou la sécurité », ainsi qu’aux exceptions #3 et #4 (plus d’informations à ce sujet ci-dessous).

• Nous vous recommandons d'inclure votre utilisation de Lightspeed Alert dans votre communication annuelle avec les parents et dans votre AUP.
• Pour répondre à l'exigence de notification des parents, dans le portail parent Lightspeed, nous inclurons un avis dans les 72 heures chaque fois que l'alerte Lightspeed est activée.

Lightspeed MDM ne surveille pas les étudiants et n'est pas soumis aux exigences de notification du SB 29.

NOTE: Il n’est pas tout à fait clair comment le législateur a voulu que les notifications de 72 heures s’appliquent dans les situations de général, toujours actif Surveillance (pour laquelle les parents auront été prévenus à l'avance). De nombreux districts estiment que seule une notification préalable est requise lorsque les écoles effectuent une surveillance générale, conformément aux lois fédérales et étatiques et aux exigences de financement (exceptions #3 et #4 ci-dessus). C'est pourquoi Lightspeed, dans le portail des parents, n'informe que des surveillances effectuées via Lightspeed Alert et Lightspeed Classroom Management. Cependant, si votre district interprète la loi comme exigeant une notification 72 heures à l'avance, quelle que soit la circonstance déclenchant la surveillance, Lightspeed propose un service API de données qui vous permettra d'accéder aux données brutes associées à la surveillance depuis Lightspeed Filter et Lightspeed Digital Insight, et de les utiliser pour transmettre ce type de notification aux parents.

Q : Comment le portail parent Lightspeed est-il utile ?

UN: L'un des objectifs clés du projet de loi SB 29 est d'améliorer la transparence et la communication avec les parents. C'est précisément la raison pour laquelle nous avons créé le portail parent Lightspeed.

Nous étendons notre portail parents pour permettre des mises à jour simples et automatisées dans les 72 heures suivant chaque surveillance. Grâce à ce portail, les parents recevront un résumé des fonctionnalités de l'appareil fourni par l'école qui ont été utilisées, garantissant ainsi la conformité sans surcharger votre équipe de rapports manuels.

Le portail parent Lightspeed sera disponible pour les clients Lightspeed même si vous n'utilisez pas le filtre Lightspeed.

Q : Comment Lightspeed Alert contribue-t-il à respecter la conformité à la loi de l'Ohio ?

UN: Lightspeed Alert aide les écoles à respecter non seulement les exigences de la loi SB 29, mais aussi les obligations fédérales plus larges. Par exemple, Lightspeed Alert est conforme aux lois étatiques et fédérales, telles que les exigences de l'Ohio en matière de lutte contre le harcèlement et la loi sur la protection des enfants sur Internet (CIPA).

La loi de l'Ohio exige des écoles qu'elles prennent certaines mesures pour prévenir le cyberharcèlement et protéger les élèves des menaces, tandis que la CIPA impose une surveillance pour bloquer les contenus préjudiciables. Lightspeed Alert est conçu pour identifier et répondre aux menaces telles que le harcèlement, la violence et l'automutilation, aidant ainsi les écoles à remplir leur obligation légale de garantir la sécurité des élèves.

Q : Que dira la notification dans le portail parent ?

UN: Les notifications du portail parents concernant la surveillance Lightspeed Classroom Management ou Lightspeed Alert seront des notifications génériques informant les parents de la mise en place de la surveillance. Nous continuerons de suivre l'évolution de la loi et de collaborer avec nos avocats pour déterminer si cette approche doit être étendue.

Le projet de loi SB 29 exige que la notification :

• Décrivez la circonstance déclenchante applicable. Pour Lightspeed Classroom Management, il s'agira toujours de l'exception #1 ; pour Lightspeed Alert, il s'agira toujours des trois exceptions #2, 3 et 4.
• Indiquez les fonctionnalités de l'appareil fourni par l'école qui ont été utilisées. La notification inclura ces informations en fonction du produit utilisé.

Q : Attendez, je pensais que la communication devait décrire l’incident spécifique ?

UN: Le texte stipule que la communication parentale doit inclure « une description de la menace, le cas échéant ». Cependant, les « menaces » ne déclenchent pas l'utilisation habituelle de Lightspeed Alert. Par conséquent, l'exigence de « description de la menace » ne s'applique généralement pas dans le contexte d'une alerte.

Lightspeed Alert est une surveillance permanente ; elle n'est pas déclenchée par une menace préexistante. Il s'agit d'un outil de surveillance général utilisé pour identifier et prévenir les menaces. Dans certaines situations, une menace existante peut inciter un district à utiliser un outil pour accéder à un appareil et enquêter sur la menace, mais ce n'est généralement pas ainsi que Lightspeed Alert est utilisé.

Dans le contexte ordinaire de Lightspeed Alert, la circonstance qui « déclenche » l’accès est le fait qu’un district a choisi de surveiller généralement les appareils afin de se conformer aux lois fédérales ou étatiques ou aux exigences de financement et/ou parce que cela est nécessaire pour prévenir une menace pour la vie ou la sécurité.

Cependant, si vous accédez à un appareil à la suite d'une menace (et en dehors des processus normaux de Lightspeed Alert ou Lightspeed Classroom Management), les informations sur la menace doivent alors être communiquées au parent.

Q : Ces changements affecteront-ils la façon dont nous utilisons Lightspeed Alert hors campus ?

UN: La surveillance des activités des élèves hors campus est une préoccupation majeure du projet de loi SB 29, et Lightspeed comprend que la confidentialité est importante, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'établissement. Fortunately, les exceptions prévues par le projet de loi SB 29 de l'Ohio permettent aux écoles de réguler et de surveiller les activités indépendamment de l'heure de la journée ou de la présence ou non de l'élève sur le campus. Ce qui importe, c'est que l'élève utilise un appareil fourni par l'école, comme un ordinateur portable ou un compte Google fourni par l'école.

Pour rester en conformité, nous recommandons aux établissements scolaires d'informer clairement leurs élèves et leurs parents que les appareils fournis par l'établissement sont surveillés, qu'ils soient utilisés sur le campus ou hors campus. Ainsi, vous protégez vos élèves et votre établissement des risques juridiques.

Q : Comment Lightspeed Digital Insight contribue-t-il à l'exigence de la SB 29 de divulguer tous les contrats avec les fournisseurs de technologies éducatives ?

UN: La transparence est un élément essentiel de la loi SB 29 de l'Ohio, et les écoles doivent divulguer tous les contrats avec des tiers en matière de technologies éducatives. Lightspeed Digital Insight simplifie ce processus en offrant une vue complète de toutes les applications et outils utilisés dans votre district. La fonctionnalité de liste publique d'applications de Lightspeed Digital Insight vous permet de tenir à jour la liste de vos contrats avec les fournisseurs, vous assurant ainsi d'être toujours prêt à respecter les exigences de divulgation.

En utilisant Lightspeed Digital Insight, non seulement vous restez conforme aux exigences de transparence de l'Ohio, mais vous renforcez également votre cadre global de confidentialité et de sécurité des données.

Q : Que doivent faire les écoles pour rester conformes à mesure que les exigences évoluent ?

UN: Lightspeed Systems s'engage à évoluer avec le paysage réglementaire. Face à l'évolution constante des lois comme la SB 29, nos équipes juridiques et produits mettent à jour nos outils pour garantir votre conformité. Vous pouvez compter sur nous pour rester informés des dernières évolutions et vous permettre de vous concentrer sur l'essentiel : la sécurité et la réussite de vos élèves.

Nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape de votre démarche de conformité. Pour toute question, n'hésitez pas à contacter votre gestionnaire de compte Lightspeed ou visitez notre centre d'assistance.

Q : Que dois-je faire aujourd’hui pour me préparer ?

UN: Si vous utilisez des solutions de surveillance Lightspeed, commencez à préparer la mise en œuvre du portail parental Lightspeed afin d'être prêt à recevoir des notifications parentales ((en savoir plus ici).

Une fois publié, vous aurez cette nouvelle option à activer dans les paramètres (à venir !) :

Si vous n'avez pas Lightspeed Digital Insight, obtenez une démo aujourd'hui pour voir comment cela peut aider avec une liste d'applications publiques.

Conclusion

En restant informé et en utilisant la suite de produits Lightspeed, vous pouvez vous assurer que votre district scolaire est entièrement conforme à la SB 29 et aux autres exigences réglementaires, tout en maintenant un environnement d'apprentissage sûr et efficace pour les élèves.