Lightspeeds efterlevnadsplan för Ohio SB 29: Dina frågor besvarade

Med den nya Ohio Senate Bill 29 (SB 29) efterlevnadskrav som snart träder i kraft, har många av våra kunder frågor om hur Lightspeed Systems produkter som Lightspeed Classroom Management och Lightspeed Alert kommer att uppfylla de nya standarderna. Vi är här för att hjälpa skolor att navigera i dessa förändringar samtidigt som vi behåller förtroendet för våra övervakningslösningar. Vi har arbetat nära med våra juridiska rådgivare och Ohio-distrikt för att göra de ändringar som krävs för att du ska kunna följa reglerna. Nedan kommer vi att ta upp dina mest angelägna frågor om att följa efterlevnaden och säkerställa elevernas säkerhet.

Observera att SB 29 är en ny och oprövad lag, föremål för tolkning och sannolikt kommer att revideras. Informationen nedan är inte juridisk rådgivning men den återspeglar Lightspeeds allmänna tillvägagångssätt för SB 29-efterlevnad, som utvecklades baserat på juridisk konsultation, samtal med distrikt och med hänsyn till den verkliga tillämpningen av lagen. Om du behöver juridisk rådgivning om dessa frågor rekommenderar vi att du konsulterar dina distriktsjurister.

F: Kan vi fortfarande använda Lightspeed Classroom och Lightspeed Alert med SB 29 på plats?

A: Ja, det kan du absoluttely. Ohio SB 29 tillåter skoldistrikt att övervaka skolutgivna enheter, förutsatt att övervakningen faller under specifika undantag. Både Lightspeed Classroom och Ljushastighetsvarning uppfylla dessa undantag, som att använda verktygen i utbildningssyfte och säkerställa elevernas säkerhet. Med korrekta föräldrameddelanden på plats kan skolor fortsätta att utnyttja våra produkter utan avbrott.

Lightspeed Classroom faller under undantaget för icke-kommersiella utbildningsändamål, medan Lightspeed Alert kvalificerar sig för flera undantag - särskilt när det används för att förhindra hot som mobbning, våld eller självskada.

F: Vilka är undantagen som tillåter övervakning?

A: Förbudet mot övervakning är föremål för flera undantag som är relevanta för Lightspeed Classroom Management och Lightspeed Alert, inklusive:

• Undantag 1: Verksamheten är begränsad till ett icke-kommersiellt utbildningsändamål för undervisning, tekniskt stöd eller examensproctoring och meddelande ges i förväg;
• Undantag 2: Aktiviteten med åtkomst/övervakning är nödvändig för att förhindra eller reagera på ett hot mot liv eller säkerhet, och åtkomsten är begränsad till detta syfte;
• Undantag 3: Aktiviteten är nödvändig för att följa federala eller statliga lagar; eller
• Undantag 4: Aktiviteten är nödvändig för att delta i federala eller statliga finansieringsprogram.

F: Behöver jag meddela föräldrar om övervakningen är en del av ett av dessa undantag?

A: Ja. När ett distrikt deltar i övervakningsaktiviteter enligt något av dessa undantag måste föräldrarna underrättas. Det finns två typer av meddelanden:

• Allmänt meddelande. Den här typen av meddelande krävs innan ett distrikt övervakar enheter för icke-kommersiellt utbildningssyfte som instruktion, teknisk support eller examenskontroll. Dessutom, för varje år som ett distrikt väljer att allmänt övervaka enligt ett annat undantag, måste distriktet lämna skriftligt meddelande till föräldrarna.
• Triggerbaserad avisering. Närhelst ett distrikt får åtkomst till en skolutfärdad enhet i övervakningssyfte måste distriktet i allmänhet meddela föräldern inom 72 timmar efter åtkomsten (såvida inte meddelandet i sig skulle utgöra ett hot mot liv eller säkerhet, i vilket fall inom 72 timmar efter att hotet har upphört).

F: Vad behöver vi göra för att uppfylla kraven på föräldrameddelanden?

A: Ett av nyckelkraven för SB 29 är att meddela föräldrar varje gång en enhet övervakas. Fortunately, Lightspeed är här för att hjälpa dig.

Ljushastighetsfilter kvalificerar sig för undantag #3 och #4 ovan eftersom det krävs federalt enligt CIPA. Eftersom Filter är en typ av "allmän övervakning" som alltid är på, rekommenderar vi att du varje år meddela föräldrar om din användning av Filter för att uppfylla kravet på förälderavisering.

• Vi rekommenderar att du inkluderar din användning av Lightspeed Filter i din årliga föräldrakommunikation och AUP.
• Om du använder lokaliseringsagenten, få råd från din juridiska ombud om hur du använder den här funktionen. (Till skillnad från platsagenten spårar Device Detective förlorade eller stulna enheter, inte studenter, så begränsningar bör inte gälla.)
• Överväg att aktivera inställningen till "Inaktivera Lightspeed Filter-agent för Chrome-webbläsartillägg på icke-Chromebook-enheter"
• Utvärdera användningen av efterskolans regler.

Lightspeed Insight kvalificerar sig för undantag #1 eftersom det används för pedagogiska, icke-kommersiella ändamål. (I vissa fall kan undantag #3 och #4 också gälla.) Eftersom Digital Insight alltid är på rekommenderar vi ett allmänt meddelande via en engångsförälderkommunikation för att uppfylla kravet på förälderavisering.

• Vi rekommenderar att du inkluderar din användning av Lightspeed Digital Insight i din årliga föräldrakommunikation och AUP.

Lightspeed Classroom används endast under lektionstid och endast i utbildningssyfte. Följaktligen kommer ett distrikts användning av Classroom-produkten att kvalificera sig för undantag #1 ovan så länge föräldrarna i förväg informeras om att Classroom-appen kommer att användas och inom 72 timmar varje gång Classroom-appen faktiskt används.

• Vi rekommenderar att du inkluderar din användning av Lightspeed Classroom i din årliga föräldrakommunikation och AUP.
• För att uppfylla anmälningskravet kommer vi att inkludera ett meddelande i föräldraportalen inom 72 timmar varje gång Classroom Management faktiskt används.
• Granska inställningarna för "Tillåtna klassrumstimmar" och "Endast på campus" och samarbeta med din juridiska ombud för att säkerställa lämpliga inställningar för dina behov.

Ljushastighetsvarning används för att identifiera (och därför förhindra) hot om våld, självskada eller mobbning och kvalificerar därför för undantag #2, undantaget "hot mot liv eller säkerhet", samt undantag #3 och #4 (mer om det nedan).

• Vi rekommenderar att du inkluderar din användning av Lightspeed Alert i din årliga föräldrakommunikation och AUP.
• För att uppfylla kravet på förälderavisering, inom Lightspeed Parent Portal, kommer vi att inkludera ett meddelande inom 72 timmar varje gång Lightspeed Alert är aktiverat.

Ljushastighet MDM bevakar inte elever och omfattas inte av SB 29 anmälningskrav.

NOTERA: Det är inte helt klart hur lagstiftaren tänkt sig att 72-timmarsaviseringarna ska gälla i situationer av allmänt, alltid på övervakning (om vilka föräldrar kommer att ha fått förhandsbesked). Många distrikt tror att endast förhandsanmälan krävs när skolor utför allmän övervakning enligt kraven i federala och statliga lagar/finansieringskrav (undantag #3 och #4 ovan). Av den anledningen är Lightspeeds tillvägagångssätt i föräldraportalen att endast meddela om övervakning som har gjorts via Lightspeed Alert och Lightspeed Classroom Management. Men om ditt distrikt tolkar stadgan som att 72-timmarsaviseringar måste ges oavsett vilken omständighet som utlöser övervakningen, har Lightspeed en data-API-tjänst som ger dig tillgång till rådata som är associerade med övervakning från Lightspeed Filter och Lightspeed Digital Insight som du sedan kan använda för att ge denna typ av meddelande till föräldrarna.

F: Hur hjälper Lightspeed Parent Portal?

A: Ett av huvudmålen med SB 29 är att öka transparensen och kommunikationen med föräldrarna. Det är precis därför vi byggde Lightspeed Parent Portal.

Vi utökar vår överordnade portal för att möjliggöra enkla och automatiserade uppdateringar inom 72 timmar efter varje tillfälle av övervakning. Genom portalen kommer föräldrar att få en sammanfattning av vilka funktioner i den skolutfärdade enheten som användes, vilket säkerställer efterlevnad utan att överväldiga ditt team med manuell rapportering.

Lightspeed Parent Portal kommer att vara tillgänglig för Lightspeed-kunder även om du inte använder Lightspeed Filter.

F: Hur hjälper Lightspeed Alert att uppfylla efterlevnad enligt Ohio-lagar?

A: Lightspeed Alert hjälper skolor att uppfylla inte bara SB 29-kraven utan även bredare federala skyldigheter. Till exempel överensstämmer Lightspeed Alert med statliga och federala lagar som Ohios krav mot mobbning och Children's Internet Protection Act (CIPA).

Ohio lag kräver att skolor vidtar vissa åtgärder för att förhindra nätmobbning och skydda elever från hot, medan CIPA kräver övervakning för att blockera skadligt innehåll. Lightspeed Alert är designat för att identifiera och reagera på hot som mobbning, våld och självskada, vilket hjälper skolor att uppfylla sin lagliga skyldighet att säkerställa elevernas säkerhet.

F: Vad kommer meddelandet i föräldraportalen att säga?

A: Aviseringar från föräldraportalen om Lightspeed Classroom Management eller Lightspeed Alert-övervakning kommer att vara ett allmänt meddelande som informerar föräldern om att övervakning har skett. Vi kommer att fortsätta att övervaka lagen och arbeta med våra advokater för att avgöra om detta tillvägagångssätt behöver utökas.

SB 29 kräver att anmälan:

• Beskriv den tillämpliga utlösande omständigheten. För Lightspeed Classroom Management kommer detta alltid att vara undantag #1; för Lightspeed Alert kommer det alltid att vara alla tre undantagen #2, 3 och 4); och
• Ange vilka funktioner i den skolutfärdade enheten som användes. Meddelandet kommer att innehålla den informationen baserat på den använda produkten.

F: Vänta, jag trodde att kommunikationen behövdes för att beskriva den specifika händelsen?

A: Språket säger att föräldrakommunikationen bör innehålla "en beskrivning av hotet, om något." Men "hot" utlöser inte den vanliga användningen av Lightspeed Alert, så kravet på "beskrivning av hotet" kommer i allmänhet inte att gälla i varningssammanhang.

Lightspeed Alert övervakar alltid; det utlöses inte av ett redan existerande hot. Det är ett allmänt övervakningsverktyg som används för att identifiera och förebygga hot. Kanske i vissa situationer kan ett befintligt "hot" få ett distrikt att använda någon typ av verktyg för att ta bort åtkomst till en enhet och undersöka hotet, men det är inte så Lightspeed Alert vanligtvis används.

I det vanliga sammanhanget med Lightspeed Alert är den omständighet som "utlöser" åtkomsten det faktum att ett distrikt har valt att generellt övervaka enheter för att följa federala eller statliga lagar eller finansieringskrav och/eller för att det är nödvändigt för att förhindra ett hot mot liv eller säkerhet.

Men om du kommer åt en enhet till följd av ett hot (och utanför de normala processerna för Lightspeed Alert eller Lightspeed Classroom Management), bör information om hotet kommuniceras till föräldern.

F: Kommer dessa ändringar att påverka hur vi använder Lightspeed Alert utanför campus?

A: Att övervaka studentaktivitet utanför campus är en viktig fråga enligt SB 29, och Lightspeed förstår att integritet är viktigt både på och utanför skolområdet. Fortunately, de uppräknade undantagen i Ohios SB 29 tillåter skolor att reglera och övervaka aktivitet utan hänsyn till tid på dygnet eller om studenten är på eller utanför campus. Det som spelar roll är om eleven använder en "enhet från skolan", till exempel en bärbar dator från skolan eller ett Google-konto från skolan.

För att förbli kompatibla rekommenderar vi att skolor tydligt kommunicerar till elever och föräldrar att skolutgivna enheter övervakas – oavsett om de används på eller utanför campus. På så sätt skyddar du både dina studenter och din institution från juridiska risker.

F: Hur hjälper Lightspeed Digital Insight med SB 29:s krav att avslöja alla kontrakt med edtech-leverantörer?

A: Transparens är en avgörande del av Ohio SB 29, och skolor måste avslöja alla tredjeparts edtech-kontrakt. Lightspeed Digital Insight kan förenkla denna process genom att ge en heltäckande bild av alla appar och verktyg som används i ditt distrikt. Lightspeed Digital Insights offentliga applista-funktion hjälper dig att upprätthålla en uppdaterad lista över kontrakt med leverantörer, vilket säkerställer att du alltid är redo att uppfylla kraven på offentliggörande.

Genom att använda Lightspeed Digital Insight förblir du inte bara kompatibel med Ohios transparenskrav utan stärker också din övergripande datasekretess och säkerhetsram.

F: Vad bör skolor göra för att hålla sig kompatibla när kraven utvecklas?

A: Lightspeed Systems har åtagit sig att utvecklas tillsammans med det regulatoriska landskapet. Eftersom lagar som SB 29 fortsätter att förändras kommer våra juridiska och produktteam att uppdatera våra verktyg för att säkerställa att du förblir kompatibel. Du kan lita på att vi håller koll på den senaste utvecklingen, så att du kan fokusera på det som är viktigast – dina elevers säkerhet och framgång.

Vi är här för att samarbeta med dig i varje steg av din efterlevnadsresa. Om du har ytterligare frågor är du välkommen att kontakta din Lightspeed-kontoansvarig eller besök vårt supportcenter.

F: Vad ska jag göra idag för att göra mig redo?

A: Om du använder Lightspeed-övervakningslösningar, börja förbereda för att implementera Lightspeed Parent Portal så att du är redo för föräldrameddelanden (läs mer här).

När den släpps har du det här nya alternativet att aktivera i inställningarna (kommer snart!):

Om du inte har Lightspeed Digital Insight, få en demo idag för att se hur det kan hjälpa med en offentlig applista.

Slutsats

Genom att hålla dig informerad och använda Lightspeeds produktsvit kan du säkerställa att ditt skoldistrikt är helt kompatibelt med SB 29 och andra regulatoriska krav, samtidigt som du upprätthåller en säker och effektiv inlärningsmiljö för eleverna.