Lightspeeds overholdelsesplan for Ohio SB 29: Dine spørsmål besvart

Med det nye Ohio Senate Bill 29 (SB 29) samsvarskrav som snart trer i kraft, har mange av våre kunder spørsmål om hvordan Lightspeed Systems-produkter som Lightspeed Classroom Management og Lightspeed Alert vil møte de nye standardene. Vi er her for å hjelpe skoler med å navigere i disse endringene og samtidig opprettholde tilliten til våre overvåkingsløsninger. Vi har jobbet tett med våre juridiske rådgivere og Ohio-distrikter for å gjøre de endringene som kreves for å holde deg i samsvar. Nedenfor tar vi for oss de mest presserende spørsmålene dine om å overholde kravene og sikre elevenes sikkerhet.

Merk at SB 29 er en ny og uprøvd lov, gjenstand for tolkning og som sannsynligvis vil bli revidert. Informasjonen nedenfor er ikke juridisk rådgivning, men den gjenspeiler Lightspeeds generelle tilnærming til SB 29-overholdelse, som ble utviklet basert på juridisk konsultasjon, samtaler med distrikter og vurderer den virkelige anvendelsen av loven. Hvis du trenger juridisk rådgivning om disse sakene, anbefaler vi at du konsulterer distriktets juridiske rådgivere.

Spørsmål: Kan vi fortsatt bruke Lightspeed Classroom og Lightspeed Alert med SB 29 på plass?

EN: Ja, du kan absolutttely. Ohio SB 29 tillater skoledistrikter å overvåke skoleutstedte enheter, forutsatt at overvåkingen faller inn under spesifikke unntak. Både Lightspeed Classroom og Lyshastighetsvarsling oppfylle disse unntakene, for eksempel å bruke verktøyene til undervisningsformål og sikre elevenes sikkerhet. Med riktige foreldrevarsler på plass, kan skolene fortsette å utnytte produktene våre uten avbrudd.

Lightspeed Classroom faller inn under unntaket for ikke-kommersielle undervisningsformål, mens Lightspeed Alert kvalifiserer for flere unntak - spesielt når det brukes til å forhindre trusler som mobbing, vold eller selvskading.

Spørsmål: Hva er unntakene som tillater overvåking?

EN: Forbudet mot overvåking er underlagt flere unntak som er relevante for Lightspeed Classroom Management og Lightspeed Alert, inkludert:

• Unntak 1: Aktiviteten er begrenset til et ikke-kommersielt pedagogisk formål for instruksjon, teknisk støtte eller eksamensproctoring og varsel gis på forhånd;
• Unntak 2: Aktiviteten med tilgang/overvåking er nødvendig for å forhindre eller reagere på en trussel mot liv eller sikkerhet, og tilgangen er begrenset til dette formålet;
• Unntak 3: Aktiviteten er nødvendig for å overholde føderale eller statlige lover; eller
• Unntak 4: Aktiviteten er nødvendig for å delta i føderale eller statlige finansieringsprogrammer.

Spørsmål: Må jeg varsle foreldre hvis overvåkingen er en del av et av disse unntakene?

EN: Ja. Når et distrikt deltar i overvåkingsaktiviteter under noen av disse unntakene, må foreldre varsles. Det finnes to typer varsling:

• Generell melding. Denne typen varsel er påkrevd før et distrikt overvåker enheter for ikke-kommersielle undervisningsformål som instruksjon, teknisk støtte eller eksamenskontroll. Dessuten, for ethvert år som et distrikt velger å overvåke generelt under et annet unntak, må distriktet gi skriftlig melding til foreldrene.
• Triggerbasert varsling. Når et distrikt får tilgang til en skoleutstedt enhet for overvåkingsformål, må distriktet generelt gi beskjed til forelderen innen 72 timer etter tilgangen (med mindre varselet i seg selv vil utgjøre en trussel mot liv eller sikkerhet, i så fall innen 72 timer etter at trusselen har opphørt).

Spørsmål: Hva må vi gjøre for å oppfylle kravene til foreldrevarsel?

EN: Et av hovedkravene til SB 29 er å varsle foreldre hver gang en enhet overvåkes. Fortunately, Lightspeed er her for å hjelpe.

Lyshastighetsfilter kvalifiserer for unntak #3 og #4 ovenfor fordi det er føderalt påkrevd under CIPA. Fordi Filter er en type «generell overvåking» som alltid er på, anbefaler vi at du varsler foreldre årlig om din bruk av Filter for å oppfylle kravet om varsling fra foreldre.

• Vi anbefaler å inkludere din bruk av Lightspeed Filter i din årlige foreldrekommunikasjon og AUP.
• Hvis du bruker lokaliseringsagenten, få råd fra din juridiske rådgiver om bruk av denne funksjonen. (I motsetning til Location Agent, sporer Device Detective tapte eller stjålne enheter, ikke studenter, så restriksjoner bør ikke gjelde.)
• Vurder å aktivere innstillingen til «Deaktiver Lightspeed Filter-agent for Chrome-nettleserutvidelsen på ikke-Chromebook-enheter»
• Vurder bruk av SFO-regler.

Lightspeed Insight kvalifiserer for unntak #1 fordi det brukes til pedagogiske, ikke-kommersielle formål. (I noen tilfeller kan unntak #3 og #4 også gjelde.) Fordi Digital Insight alltid er på, anbefaler vi en generell varsling via en engangsforeldrekommunikasjon for å oppfylle kravet om foreldrevarsel.

• Vi anbefaler å inkludere din bruk av Lightspeed Digital Insight i din årlige foreldrekommunikasjon og AUP.

Lightspeed Classroom brukes kun i undervisningstiden og kun til pedagogiske formål. Følgelig vil et distrikts bruk av Classroom-produktet kvalifisere for unntak #1 ovenfor så lenge foreldre er varslet på forhånd om at Classroom-appen skal brukes og innen 72 timer hver gang Classroom-appen faktisk brukes.

• Vi anbefaler å inkludere din bruk av Lightspeed Classroom i din årlige foreldrekommunikasjon og AUP.
• For å oppfylle varslingskravet vil vi inkludere et varsel i foreldreportalen innen 72 timer hver gang Classroom Management faktisk brukes.
• Gå gjennom innstillingene for «Tillatte klasseromstimer» og «Kun på campus», og samarbeid med din juridiske rådgiver for å sikre de riktige innstillingene for dine behov.

Lyshastighetsvarsling brukes til å identifisere (og derfor forhindre) trusler om vold, selvskading eller mobbing og kvalifiserer derfor for unntak #2, unntaket «trussel mot liv eller sikkerhet», samt unntak #3 og #4 (mer om det nedenfor).

• Vi anbefaler å inkludere din bruk av Lightspeed Alert i din årlige foreldrekommunikasjon og AUP.
• For å oppfylle kravet til foreldrevarsling, i Lightspeed Parent Portal, vil vi inkludere et varsel innen 72 timer hver gang Lightspeed Alert er aktivert.

Lyshastighet MDM overvåker ikke elever og er ikke underlagt SB 29 varslingskrav.

NOTE: Det er ikke helt klart hvordan lovgiver har tenkt at 72-timersvarslene skulle gjelde i situasjoner med generelt, alltid på overvåking (som foreldre vil ha mottatt forhåndsvarsel om). Mange distrikter mener at det kun kreves forhåndsvarsling når skoler utfører generell overvåking i henhold til kravene i føderale og statlige lover/finansieringskrav (unntak #3 og #4 ovenfor). Av den grunn er Lightspeeds tilnærming i foreldreportalen å varsle kun om overvåking som er gjort via Lightspeed Alert og Lightspeed Classroom Management. Men hvis distriktet ditt tolker vedtektene slik at 72-timers varsler må gis uavhengig av hvilke forhold som utløser overvåkingen, har Lightspeed en data-API-tjeneste som gir deg tilgang til rådata knyttet til overvåking fra Lightspeed Filter og Lightspeed Digital Insight som du deretter kan bruke til å gi denne typen varsling til foreldrene.

Spørsmål: Hvordan hjelper Lightspeed Parent Portal?

EN: Et av hovedmålene til SB 29 er å øke åpenheten og kommunikasjonen med foreldrene. Det er nettopp derfor vi bygde Lightspeed Parent Portal.

Vi utvider overordnet portal for å tillate enkle og automatiserte oppdateringer innen 72 timer etter hver forekomst av overvåking. Gjennom portalen vil foreldre motta en oppsummering av hvilke funksjoner på den skoleutstedte enheten som ble åpnet, noe som sikrer overholdelse uten å overvelde teamet ditt med manuell rapportering.

Lightspeed Parent Portal vil være tilgjengelig for Lightspeed-kunder selv om du ikke bruker Lightspeed Filter.

Spørsmål: Hvordan hjelper Lightspeed Alert med å oppfylle samsvar under Ohio-loven?

EN: Lightspeed Alert hjelper skoler med å oppfylle ikke bare SB 29-kravene, men også bredere føderale forpliktelser. For eksempel er Lightspeed Alert på linje med statlige og føderale lover som Ohios krav mot mobbing og Children's Internet Protection Act (CIPA).

Loven i Ohio krever at skoler tar visse skritt for å forhindre nettmobbing og beskytte elever mot trusler, mens CIPA pålegger overvåking å blokkere skadelig innhold. Lightspeed Alert er utviklet for å identifisere og svare på trusler som mobbing, vold og selvskading, og hjelpe skoler med å oppfylle sin juridiske plikt til å sikre elevenes sikkerhet.

Spørsmål: Hva vil varselet i foreldreportalen si?

EN: Foreldreportalvarsler om Lightspeed Classroom Management eller Lightspeed Alert-overvåking vil være et generisk varsel som informerer forelderen om at overvåking har funnet sted. Vi vil fortsette å overvåke loven og samarbeide med våre advokater for å finne ut om denne tilnærmingen må utvides.

SB 29 krever at meldingen:

• Beskriv gjeldende utløsende omstendighet. For Lightspeed Classroom Management vil dette alltid være unntak #1; for Lightspeed Alert vil det alltid være alle tre unntakene #2, 3 og 4); og
• Oppgi hvilke funksjoner på den skoleutstedte enheten som ble brukt. Varselet vil inkludere den informasjonen basert på produktet som brukes.

Spørsmål: Vent, jeg trodde kommunikasjonen trengte for å beskrive den spesifikke hendelsen?

EN: Språket sier at foreldrekommunikasjonen skal inneholde "en beskrivelse av trusselen, hvis noen." Men "trusler" utløser ikke vanlig bruk av Lightspeed Alert, så kravet om "beskrivelse av trusselen" vil generelt ikke gjelde i varslingssammenheng.

Lightspeed Alert overvåker alltid; den utløses ikke av en allerede eksisterende trussel. Det er et generelt overvåkingsverktøy som brukes til å identifisere og forhindre trusler. Kanskje i noen situasjoner kan en eksisterende "trussel" føre til at et distrikt bruker en eller annen type verktøy for å fjerne tilgang til en enhet og undersøke trusselen, men det er ikke slik Lightspeed Alert vanligvis brukes.

I den ordinære konteksten av Lightspeed Alert er omstendighetene som "utløser" tilgangen det faktum at et distrikt har valgt å generelt overvåke enheter for å overholde føderale eller statlige lover eller finansieringskrav og/eller fordi det er nødvendig for å forhindre en trussel mot liv eller sikkerhet.

Men hvis du får tilgang til en enhet som følge av en trussel (og utenfor de normale prosessene for Lightspeed Alert eller Lightspeed Classroom Management), bør informasjon om trusselen kommuniseres til forelderen.

Spørsmål: Vil disse endringene påvirke hvordan vi bruker Lightspeed Alert utenfor campus?

EN: Overvåking av studentaktivitet utenfor campus er en sentral bekymring under SB 29, og Lightspeed forstår at personvern er viktig både på og utenfor skolens område. Fortunately, de oppregnede unntakene i Ohios SB 29 tillater skoler å regulere og overvåke aktivitet uten hensyn til tidspunktet på dagen eller om studenten er på eller utenfor campus. Det som betyr noe er om eleven bruker en "skoleutstedt enhet", for eksempel en skoleutstedt bærbar datamaskin eller en skoleutstedt Google-konto.

For å være kompatible anbefaler vi at skoler tydelig kommuniserer til elever og foreldre om at skoleutstedte enheter overvåkes – enten de brukes på eller utenfor campus. På denne måten beskytter du både studentene og institusjonen din mot juridiske risikoer.

Spørsmål: Hvordan hjelper Lightspeed Digital Insight med SB 29s krav om å offentliggjøre alle kontrakter med edtech-leverandører?

EN: Åpenhet er en avgjørende del av Ohio SB 29, og skoler må avsløre alle tredjeparts edtech-kontrakter. Lightspeed Digital Insight kan forenkle denne prosessen ved å gi en omfattende oversikt over alle apper og verktøy som brukes i distriktet ditt. Lightspeed Digital Insights offentlige applistefunksjon hjelper deg med å opprettholde en oppdatert liste over kontrakter med leverandører, og sikrer at du alltid er klar til å møte offentliggjøringskravene.

Ved å bruke Lightspeed Digital Insight holder du deg ikke bare kompatibel med Ohios krav til åpenhet, men styrker også det generelle rammeverket for personvern og sikkerhet for data.

Spørsmål: Hva bør skolene gjøre for å overholde kravene etter hvert som kravene utvikler seg?

EN: Lightspeed Systems er forpliktet til å utvikle seg sammen med det regulatoriske landskapet. Ettersom lover som SB 29 fortsetter å endres, vil våre juridiske team og produktteam oppdatere verktøyene våre for å sikre at du forblir kompatibel. Du kan stole på at vi holder deg oppdatert på den siste utviklingen, slik at du kan fokusere på det som betyr mest – elevenes sikkerhet og suksess.

Vi er her for å samarbeide med deg på hvert trinn av din etterlevelsesreise. Hvis du har flere spørsmål, ta gjerne kontakt med din Lightspeed-kontoadministrator eller besøk vårt støttesenter.

Spørsmål: Hva bør jeg gjøre i dag for å gjøre meg klar?

EN: Hvis du bruker Lightspeed-overvåkingsløsninger, begynn å forberede deg på å implementere Lightspeed Parent Portal slik at du er klar for foreldrevarsler (les mer her).

Når den er utgitt, har du dette nye alternativet å aktivere i innstillingene (kommer snart!):

Hvis du ikke har Lightspeed Digital Insight, få en demo i dag for å se hvordan det kan hjelpe med en offentlig appliste.

Konklusjon

Ved å holde deg informert og bruke Lightspeeds serie med produkter, kan du sikre at skoledistriktet ditt er fullt kompatibelt med SB 29 og andre regulatoriske krav, samtidig som du opprettholder et trygt og effektivt læringsmiljø for elevene.