Come gestire e pagare un impegno tecnologico esteso

Un recente sondaggio condotto su 200 dirigenti scolastici distrettuali dalla scuola materna alle superiori ha rivelato quanto segue:

• Oltre l'821% degli intervistati ha dichiarato che la riduzione delle inefficienze di spesa e la massimizzazione della portata del proprio budget erano le loro massime priorità
• Quasi 79% stanno dando priorità alla necessità di una migliore comprensione dell'utilizzo di app e programmi
• E più di 77% hanno affermato che la visibilità sull'utilizzo delle app era la loro metrica di dati tecnologici più importante, seguita da vicino dall'attività di accesso degli studenti

Se a queste priorità distrettuali si aggiungono i risultati di ulteriori ricerche:

• Nell'ultimo anno, il numero medio di strumenti tecnologici educativi per distretto è quasi raddoppiato
• 2/3 delle licenze tecnologiche acquistate dal distretto sono rimaste inutilizzate
• Sono state scaricate sui dispositivi del distretto il doppio delle app non autorizzate previste
• I distretti intervistati hanno speso complessivamente più di $37 milioni in licenze non utilizzate

Molte scuole e distretti si sono rivolti a fonti di finanziamento governative di emergenza per contribuire a finanziare l'acquisto di dispositivi e i miglioramenti tecnologici richiesti dal passaggio alla didattica a distanza durante la pandemia di COVID. Ora che gli studenti iniziano a tornare a scuola, come possono i distretti scolastici finanziare il loro impegno tecnologico, ampliato e continuo?

Determina i tuoi budget

Dati concreti, tra cui i tassi di utilizzo da parte degli insegnanti, il tasso di coinvolgimento degli studenti, i costi per studente e i livelli di conformità alla privacy dei dati, indicano tutti dove i responsabili dell'istruzione e della finanza possono trovare miglioramenti in termini di efficienza e opportunità di riduzione dei costi nella definizione del budget. Inoltre, alcune risorse potrebbero essere state adottate individualmente dagli insegnanti, venuti a conoscenza di una serie di offerte di abbonamento gratuite. Nuovi strumenti analitici può aiutare i dirigenti distrettuali e i responsabili delle decisioni IT ad analizzare in dettaglio dati specifici a cui in precedenza non avevano facile accesso, dati che possono aiutarli a prendere decisioni informate su quali acquisizioni tecnologiche mantenere o eliminare e a determinare come dovrebbero essere strutturati i loro budget tecnologici in futuro.

Valuta il tuo stack tecnologico

Potrebbero esserci ottime ragioni per mantenere l'intera suite di dispositivi appena acquisiti e un numero considerevole di abbonamenti software attivati durante la pandemia. Ad esempio, sebbene l'enfasi possa essere posta principalmente sulle esigenze degli studenti che tornano fisicamente in classe, è possibile e persino probabile che alcuni distretti scelgano di mantenere una capacità di apprendimento a distanza potenziata o ampliata e per qualsiasi motivo non possano riprendere la regolare frequenza in presenza. Determinare quali app e abbonamenti possono essere utilizzati in tutti gli ambienti di apprendimento, siano essi in presenza, ibridi o a distanza, sembra un punto di partenza ragionevole per l'analisi e può guidare la definizione delle priorità.

Inoltre, alcune applicazioni potrebbero essere fondamentali per le attività del distretto o necessarie per analizzare aspetti del rendimento degli studenti, anche se non sono apprezzate da docenti e personale. Dati concreti sul possibile sottoutilizzo di tali applicazioni potrebbero indicare opportunità di sviluppo professionale cruciali.

Ottieni il massimo dal tuo finanziamento

È inoltre importante tenere presente che a seguito della pandemia sono emersi diversi flussi di finanziamento governativi supplementari. Il CARES Act, approvato dal Congresso nel 2020, offre fondi con poche restrizioni a stati e scuole riguardo alle modalità di spesa a sostegno di scuole, distretti e studenti colpiti dalla pandemia di COVID-19. Attraverso il CARES e i suoi fondi sussidiari, come le sovvenzioni ESSER e il Coronavirus Relief Fund (CRF), scuole e distretti possono utilizzare tali finanziamenti per un'ampia gamma di esigenze volte a far fronte alla risposta educativa alla pandemia, inclusi gli acquisti di tecnologia. E a dicembre 2020, il Congresso ha esteso i finanziamenti fino all'anno solare 2021. Insieme ai possibili risparmi sui costi derivanti dall'eliminazione di acquisti tecnologici ridondanti o non necessari, queste fonti possono aiutare i distretti a supportare e sostenere l'utilizzo di dispositivi e applicazioni in futuro.

Oltre a reperire fondi, approfitta delle offerte scontate messe a disposizione dai fornitori di software e hardware. Valuta l'acquisto di più prodotti; questi potrebbero presentarsi sotto forma di prodotti completi o sconti su pacchetti di prodotti. E valutate attentamente gli abbonamenti pluriennali. Se le adozioni sono normalmente pluriennali, gli abbonamenti estesi possono comportare significativi risparmi annuali.

Visualizzazione dei dati per garantire l'economicità

In che modo i dirigenti scolastici possono acquisire dati chiave per individuare gli elementi più efficaci della loro spesa tecnologica e garantire decisioni basate sui dati che massimizzino il ROI? Software analitici sofisticati, specifici ma accessibili, come Lightspeed Digital Insight™, consentono ai dirigenti scolastici dalla scuola materna alle superiori di monitorare e analizzare gli acquisti di software esattamente come descritto sopra e di valutare l'efficacia del loro investimento. Tali sistemi possono fornire ai distretti scolastici dati affidabili sull'efficacia di qualsiasi strumento tecnologico implementato, consentendo loro di prendere decisioni strategiche in merito ai propri stack tecnologici e semplificare la rendicontazione di bilancio.

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